Betriebskostenabrechnung – Rechte der Mieter und Vermieter / 2.4 Formelle Mängel der Abrechnung

Enthält die Abrechnung dagegen formelle Mängel, soll sie wie eine nicht gemachte Abrechnung behandelt werden, da anderenfalls der Vermieter die Ausschlussfolgen bereits durch Übersendung irgendeiner unvollständigen oder unrichtigen Abrechnung umgehen könnte.^[1]

Formelle Mängel liegen vor, wenn auf Grundlage der Abrechnung das richtige Ergebnis nicht ermittelt werden kann, ohne dass die Struktur der Abrechnung geändert wird.

Dies ist allerdings nicht der Fall, wenn für jede Betriebskostenart nur die angefallenen Einzelbeträge (nicht aber die Gesamtsumme) angegeben sind. Unschädlich ist auch, wenn in der Abrechnung der vom Mieter insgesamt zu tragende Anteil nicht bei jeder Betriebskostenart, sondern nach den Gesamtkosten errechnet worden ist. Eine rechnerische Überprüfung der Abrechnung durch den Mieter ist in diesen Fällen durch einfache Rechenschritte ohne Weiteres möglich und zumutbar.^[2]

Für die formelle Ordnungsgemäßheit einer Betriebskostenabrechnung ist allein entscheidend, ob es die darin gemachten Angaben dem Mieter ermöglichen, die zur Verteilung anstehenden Kostenpositionen zu erkennen und den auf ihn entfallenden Anteil an diesen Kosten gedanklich und rechnerisch nachzuprüfen. Hieran sind keine strengen Anforderungen zu stellen. Notwendig, aber auch ausreichend ist es, dass der Mieter die ihm angelasteten Kosten bereits aus der Abrechnung klar ersehen und überprüfen kann, sodass die Einsichtnahme in dafür vorgesehene Belege nur noch zur Kontrolle und zur Beseitigung von Zweifeln erforderlich ist.^[3] Eine Betriebskostenabrechnung ist auch nicht deshalb formell fehlerhaft, weil der Mieter hin- und herblättern muss, um die auf mehrere Seiten verteilten Rechenschritte nachvollziehen zu können, aus denen sich die auf ihn entfallenden Kostenanteile ergeben.^[4]

Ein formeller Fehler liegt z. B. vor, wenn sich der Abrechnungszeitraum entgegen der Bestimmung des § 556 Abs. 3 BGB über einen Zeitraum von mehr als einem Jahr erstreckt. Gleiches gilt, wenn die Abrechnung für den Mieter unverständlich ist. Die Abgrenzung zwischen formeller Wirksamkeit einer Betriebskostenabrechnung gem. § 556 BGB (formelle Ordnungsgemäßheit) einerseits und deren inhaltlicher Richtigkeit (materielle Ordnungsgemäßheit) andererseits richtet sich danach, ob der durchschnittliche Mieter in der Lage ist, die Art des Verteilerschlüssels der einzelnen Kostenpositionen zu erkennen und den auf ihn entfallenden Anteil an den Gesamtkosten rechnerisch nachzuprüfen. Insofern bedarf ein allgemein verständlicher Umlageschlüssel (z. B. "Miteigentum") keiner Erläuterung; anders bei einem unverständlichen Umlageschlüssel (z. B. "HB-KOSTE", womit Kosten der Hausbetreuung gemeint sein sollen).^[5]

Achtung

Unverständlicher Umlageschlüssel

Der Mieter muss in der Lage sein, den Anspruch des Vermieters nachzuprüfen, d. h. gedanklich und rechnerisch nachzuvollziehen. Dies ist nicht möglich z. B. bei Angabe eines unverständlichen Umlageschlüssels.^[6] Daher ist es gerechtfertigt, diesen Fall anders zu beurteilen als den Fall, dass der in der Abrechnung verwendete und angegebene Verteilerschlüssel von dem vertraglich vereinbarten lediglich abweicht. Diese Abweichung ist vom Mieter unschwer zu erkennen und stellt daher keinen formellen Mangel, sondern lediglich einen inhaltlichen Fehler der Abrechnung dar.^[7]

Bei Unwirksamkeit der Abrechnung ist eine erneute Abrechnung bzw. eine Nachbesserung der Abrechnung nur dann fristwahrend und berechtigt den Vermieter zur Geltendmachung von Nachforderungen, wenn er die Mängel der Abrechnung nicht zu vertreten hatte, was z. B. bei Änderung der Rechtsprechung oder unklarer Rechtslage gegeben sein kann.^[8]

Eine etwas abweichende Auffassung vertritt das AG Köln im Urteil v. 19.9.2000^[9], das allerdings zum preisgebundenen Wohnraum ergangen ist. Danach ist eine fehlerhafte Abrechnung zwar grundsätzlich wie eine nicht gemachte zu behandeln; trotzdem soll der Vermieter mit Nachforderungen nicht ausgeschlossen sein, wenn er die vom Mieter gerügten Fehler unverzüglich behebt.

Diese Rechtsprechung führt für Verwalter und sonstige Bevollmächtigte, die Betriebskostenabrechnungen im Auftrag des Eigentümers durchführen, zu einem enormen Haftungsrisiko, da selbst kleine formelle Fehler in der Betriebskostenabrechnung den Ausschluss von Nachforderungen und damit Schadensersatzansprüche des Auftraggebers zur Folge haben können.

Achtung

Frist für Mängelbehebung einplanen

Es muss daher dringend geraten werden, Betriebskostenabrechnungen äußerst sorgfältig, unter Umständen nach rechtlicher Beratung und ferner so rechtzeitig dem Mieter mitzuteilen, dass eventuelle Mängel noch innerhalb der Jahresfrist behoben werden können.

Innerhalb der Jahresfrist ist der Vermieter zur Berichtigung der Abrechnung und Geltendmachung weiterer Forderungen berechtigt (z. B. für Betriebskosten, für die bei Abrechnung noch keine Rechnung vorgelegen hat). Dies gilt auch, wenn der Saldo aus der Abrechnung bereits ausgeglichen wurde, da für einen Verzicht des Vermieters auf d...