Zehn Thesen zur KI

Welchen Beitrag kann Künstliche Intelligenz (KI) zur Digitalisierung der Immobilienwirtschaft leisten und wie ist sie im Kontext anderer Technologien einzuordnen? Zehn Thesen mit Blick auf aktuelle Markttrends, Handlungsoptionen und strategische Implikationen.

1. Flaute trotz verfügbarer Technologien

Die Digitalisierungsstudie 2025 von ZIA und EY Real Estate legt den Fokus auf das Thema Daten, eine zwingende Voraussetzung für den zielführenden Einsatz von KI. Zugleich stellt sie fest: Die Digitalisierung entwickelt sich in der Branche trotz herausfordernder Rahmenbedingungen und verfügbarer Technologien nur im Schneckentempo. Die Studien des EBZ "IT und Digitalisierung in der Haus- und WEG-Verwaltung 2025" sowie von Drees & Sommer "Transform to Succeed 2025" kommen zu ähnlichen Ergebnissen: Digitalisierungstechnologien sind vorhanden, die Umsetzung bleibt aber schleppend.

Dr. Chris Richter, Head of Strategie and Organization bei Drees & Sommer, bestätigt: "Fortschrittliche Technologien für digitale Lösungen sind bereits entwickelt, werden in der Immobilienwirtschaft aber nur mäßig eingesetzt, Potenziale bleiben ungenutzt." Die Branche stagniert im digitalen Mittelmaß, es mangelt insbesondere an der Umsetzung. Die Ursachen: fehlende Digitalisierungsstrategien, fragmentierte Geschäftsmodelle, geringe Investitionen in Automatisierung und Datenmanagement sowie unzureichende Priorisierung von Digitalisierungsbudgets.

2. Prozesse, Daten, IT-Landschaften

Prozesse, Daten, IT-Landschaften bilden wichtige Grundlagen der Digitalisierung und die Basis für die Nutzung von Künstlicher Intelligenz. Wenn sie nicht optimal ausgestaltet sind, stockt der Fortschritt: Routineprozesse sind nicht standardisiert, Transparenz fehlt, Digitalisierungsmaßnahmen werden nicht ergriffen oder laufen ins Leere. Digitalisierung erfordert qualitativ hochwertige Daten.

Generative Künstliche Intelligenz, ob für Spracherkennung, E-Mail-Filterung oder digitale Assistenz, basiert auf Modellen, die mit extrem großen Datenmengen trainiert werden. Fehlt Datenqualität, bleibt der Einsatz von KI wirkungslos. Obwohl Datenverfügbarkeit, Datenqualität und Ontologien seit vielen Jahren im Bewusstsein der Immobilienunternehmen sind, mangelt es weiterhin an Transparenz und Konsistenz – ein zentrales Umsetzungshemmnis.

Auch fragmentierte IT-Landschaften blockieren die Umsetzung der Digitalisierung: Oft weist die IT-Landschaft in Immobilienunternehmen zentrale, durch monolithische Systeme geprägte Strukturen auf. Diese sind wenig anforderungsflexibel und innovativ, externe Dienste, neue Technologien und PropTech-Lösungen lassen sich nur schwer implementieren. Aufgrund der limitierenden Strukturen fehlt es an Möglichkeiten der Orchestrierung; Ergebnisse sind isolierte Datenmodelle, lange Innovationszyklen sowie geringe Interoperabilität. Umsetzungsmaßnahmen erscheinen damit oft obsolet.

3. Kultur und Qualifikation

Neben technisch-organisatorischen Hemmnissen bestehen in den Immobilienunternehmen, trotz einer behaupteten Offenheit, erhebliche kulturelle Defizite für die Umsetzung der Digitalisierung. Zwar bewerten die Unternehmen ihre Veränderungsbereitschaft positiv, es fehlt jedoch an Digitalisierungskompetenz, Weiterbildung und digitalem Engagement auf Führungsebene. Dies spiegelt sich in Mentalität, Kultur und Veränderungsbereitschaft der jeweiligen Organisation wider. Eine tragfähige Innovationskultur baut Ängste und Überforderung ab.

Digitalisierung und KI dürfen nicht als Bedrohung wahrgenommen, sondern müssen als Werkzeug für Entlastung und Effizienz im Alltag verstanden werden. Es bedarf Empathie und fachlichen Know-hows, die eine innovationsfreundliche Kultur fördern, um die Hürden zu überwinden.

4. Anreize für Leidenschaft

Trotz erheblicher Herausforderungen auf der Makroebene, wie steigende Finanzierungskosten, geopolitische Unsicherheiten und hoher Transformationsdruck Richtung Klimaneutralität, nimmt der wahrgenommene Digitalisierungsdruck ab; die Investitionen in Digitalisierung sind von 2024 auf 2025 drastisch gesunken. Offenbar können es sich viele Immobilienunternehmen leisten, die Herausforderungen auf der Mikroebene, seien es Fachkräftemangel, veraltete Softwaresysteme oder mangelnde Akzeptanz von Veränderungen, zu ignorieren.

Digitalisierung gilt oft nicht als strategische Notwendigkeit, sondern als kurzfristige Stellschraube zur Kosteneinsparung – mit dem Risiko, langfristig Wettbewerbsfähigkeit einzubüßen. Um diesen Trend umzukehren, braucht es eine nachhaltige, stabil in die jeweilige Organisation integrierte Digitalisierungsstrategie und konkrete Anreize für Immobilienunternehmen, Mitarbeitende und Führungskräfte: kurzfristige wirtschaftliche Effekte durch Pilotprojekte, stabile Partnerschaften mit Technologieträgern und PropTech-Unternehmen und neue, zukunftsträchtige Perspektiven.

Für Mitarbeitende und Führungskräfte: Entlastung von Routinetätigkeiten, attraktive Weiterbildungsangebote, flexible Arbeitszeiten und Anerkennung. Mit einer Innovationskultur, die Begeisterung erzeugt, lässt sich die Attraktivität, Zukunftsfähigkeit und Wettbewerbsfähigkeit digitalisierter Immobilienunternehmen sichern.

5. KI ist (kein) Gamechanger

Prozesse, Strukturen, Kultur, Kompetenzen – es gibt noch massive Hemmnisse. Kann Künstliche Intelligenz als gut zugängliche und zugleich disruptive Technologie den digitalen Reifegrad fundamental erhöhen oder bleibt sie ohne strategische Basis ein Strohfeuer?

Viele Immobilienunternehmen erwarten, dass KI den Wandel "von selbst" bewirkt. Chatbots verbessern die Kommunikation mit den Mietern oder den Dienstleistern automatisch? Ein KI-gestütztes ERP-System organisiert komplexe Prozesse von allein?

Dem ist mitnichten so. Wie bei jeder Technologie müssen grundlegende Voraussetzungen erfüllt sein, um die Potenziale auszuschöpfen und KI ihre Wirkung entfalten zu lassen: eine klare Digitalisierungsstrategie, welche die KI integriert, transparent und optimal ausgestaltete Prozesse, strukturierte und qualitativ hochwertige Daten, professionelles Datenmanagement, eine hochflexible IT-Landschaft mit systemübergreifendem Datenaustausch und eine innovationsfreundliche Kultur. Je besser und vollständiger diese Bedingungen erfüllt sind, desto mehr kann Künstliche Intelligenz als Gamechanger wirken.

6. Best Practices und Wettbewerbsdruck

In Branchen außerhalb der Immobilienwirtschaft gelten für die digitale Transformation ähnliche Anforderungen und Spielregeln wie die vorangehend formulierten. Zugleich waren in diesen Branchen die Dringlichkeiten für Veränderungen in der Vergangenheit – getrieben durch Markt und Wettbewerb – größer als in der Immobilienwirtschaft. Das hat dazu geführt, dass KI dort bereits Lösungen bereitstellt, die erfolgreich genutzt werden:

• Banken beziehunsgweise Kreditinstitute: KI für Betrugserkennung und Geldwäscheprüfung.
• Versicherungen: Automatisierte Antrags-, Vertrags- und Leistungsbearbeitung sowie Kundensupport durch KI; umfassender Einsatz von KI in der allgemeinen Prozessautomatisierung.
• Logistik: Prognose von Transportankunftszeiten mittels KI-Analysen von Transaktions-, Verkehrs- und Wetterdaten; Sprachsteuerung in Mensch-Maschine-Interaktionen, beispielsweise über Alexa, Siri oder Cortana.
• Handel: E-Commerce mit zielgruppenspezifischen Anzeigen, automatisch generierten Produktbeschreibungen, Cross-Selling.

Wettbewerbsdruck und klare Business Cases treiben den KI-Einsatz.

Für die Immobilienwirtschaft heißt das: Nur wer konkrete Anwendungsfälle wie Zahlungsausfallprognosen, digitale Schadensabwicklung oder Bot-basierte Kommunikation konsequent aufgreift, wird langfristig wettbewerbsfähig bleiben.

7. Rolle etablierter Softwareanbieter

Auch für die Immobilienwirtschaft stellt der Markt KI-Lösungen bereit: Anbieter sind erstens die Big-Tech-Unternehmen, wie Alphabet, Amazon, Apple, Meta und Microsoft, und zweitens die in der Branche etablierten Softwareunternehmen, wie Domus, Aareon oder Casavi. Die KI-Produkte der großen Tech-Unternehmen, Gemini, Meta AI oder Copilot, lassen sich eng mit branchenspezifischen IT-Lösungen koppeln, wie etwa das Aareon-Produkt RELion mit Microsoft Copilot.

Die in der Immobilienwirtschaft etablierten ERP- und Verwaltungssystem-Anbieter integrieren zunehmend KI: Casavi Assist, Domus novio oder die virtuelle Assistenz AAVA Yuneo von Aareon, die direkt in das ERP-System Wodis Yuneo integriert ist.

Diese Entwicklung zeigt, dass die etablierten Anbieter die Potenziale der Künstlichen Intelligenz für die Branche erkannt haben und ihre Lösungen entsprechend erweitern. Einschlägige KI-gestützte Systeme ermöglichen beispielsweise automatische Rechnungskontierung, Dokumentenbearbeitung, Datenanalyse und Mustererkennung. Dank Cloud-Strukturen und Schnittstellen gelingt die technische Integration der KI-Lösungen vergleichsweise einfach.

Die in der Branche etablierten Anbieter nehmen damit die Rolle der Befähiger für die Digitalisierung und KI-Nutzung in der Immobilienwirtschaft ein. Sie können sicherstellen, dass die Branche technologisch nicht den Anschluss verliert, und verhindern, dass die Big-Tech-Unternehmen künftig das Kerngeschäft der Branche dominieren.

8. PropTechs als Innovationsmotor

Während die etablierten Softwareanbieter auf Integration setzen, treiben PropTech-Unternehmen Innovationen gerade für kleine und mittlere Immobilienunternehmen voran. Insbesondere Vorreiterunternehmen machen sich die Innovationskraft von PropTechs zunutze und arbeiten partnerschaftlich mit diesen zusammen.

Dennoch hemmen fehlender Innovations- und Digitalisierungsdruck auf die Branche, geringe Priorisierung der Digitalisierung und mangelndes Vertrauen die Kooperationsbereitschaft auf breiter Front. PropTech-Unternehmen stellen ausgereifte technische Lösungen für die Wertschöpfung im gesamten Immobilienlebenszyklus bereit, die Wirtschaftlichkeit, Kundenorientierung und Wettbewerbsfähigkeit von Immobilienunternehmen deutlich steigern können.

Laut der "PropTech Germany 2025 Studie" des Innovations-Hubs Blackprint liegen die Schwerpunkte auf Plattformen und Künstlicher Intelligenz. Die Erfolgsfaktoren für Akzeptanz und Wachstum sehen die PropTech-Unternehmen in starkem Marketing und Vertrieb, um Zugang zu Entscheidern zu erlangen und positive Sichtbarkeit in der Branche zu erzeugen.

Sarah Schlesinger, CEO von Blackprint: "PropTechs verfügen über überzeugende technische Lösungen und Geschäftsmodelle und stehen für leidenschaftliches Gründer- und Unternehmertum. Dennoch setzen die etablierten Corporates der Branche die Lösungen noch zu zurückhaltend ein." Es ist an diesen Unternehmen, die mit den PropTech-Lösungen verbundenen Potenziale zum Erzielen von Wettbewerbsvorteilen zu nutzen.

9. Digitales Ökosystem 

Neue, moderne Digitalisierungs- und KI-Lösungen – gleich ob sie durch etablierte Softwareanbieter oder PropTech-Unternehmen bereitgestellt werden – müssen mit minimalem Aufwand in bestehende IT-Landschaft integrierbar sein, damit Unternehmen, Mitarbeitende und Kunden unmittelbar profitieren.

Neben einer implementierten Digitalisierungsstrategie sowie einem innovativen Mindset der Organisation und der Mitarbeitenden wird diese Integration durch eine Offenheit des IT-Ökosystems deutlich vereinfacht.

Ein digitales Ökosystem umfasst ein Kernsystem mit angebundenen Anwendungen, ein standardisiertes Datenmodell und eine Cloud-basierte Systemstruktur für die Skalierbarkeit der IT-Leistungen. Die implementierten Lösungen können auf den gesamten Datenbestand der Organisation zugreifen und damit ihre Wirkung entfalten. So rückt die Nutzbarmachung von Digitalisierungs- und KI-Lösungen für alle Beteiligten in den Mittelpunkt der Leistungserbringung.

10. Digitale Transformation

Eine erfolgreiche und dauerhafte Implementierung von Digitalisierung und KI verlangt erstens die Erfüllung der genannten Grundanforderungen: Digitalisierungsstrategie, Innovationskultur, digitale Qualifikation, ein innovatives Mindset. Das Schaffen dieser Voraussetzungen kostet Zeit und ist ein Kraftakt, aber unverzichtbar für eine erfolgreiche digitale Transformation. Zweitens ist der Fokus auf die Prozesse und das Change Management bzw. die Entwicklung der Organisation zu legen:

Hier geht es darum, die Prozesse in den Immobilienunternehmen Ende-zu-Ende zu denken, zu optimieren, also von "Altlasten" zu befreien, und sie schlank und fit für die Digitalisierung zu gestalten. Dies geht einher mit dem Management der Veränderung in der Organisation. Die Mitarbeitenden müssen die Ende-zu-Ende-Prozesse (mit-) gestalten, diese in die Organisation tragen und sie leben.

Aufbau eines offenen IT-Ökosystems schließlich vollzogen: Dazu werden zunächst die Handlungsfelder für die Transformation identifiziert und priorisiert. Nachfolgend werden Pilotprojekte aufgesetzt, mit denen die Erfolge der vorgenommenen Digitalisierungsmaßnahmen schnell sichtbar werden. Zudem beginnt mit dem Start der Transformationsphase die interne Kommunikation der Veränderungsmaßnahmen. Im Weiteren werden Konzepte und Umsetzungsmaßnahmen für eine Skalierung entwickelt und die digitalen und KI-Lösungen Schritt für Schritt im Immobilienunternehmen eingeführt. Mit jeder Einführung wird das digitale Ökosystem erweitert, es entsteht ein ganzheitliches System, das die Digitalisierung der Organisation trägt.

Die digitale Transformation und mit ihr die Integration von KI ist ein umfassender, vielschichtiger Prozess, der insbesondere für kleine und mittelständische Unternehmen der Immobilienwirtschaft kaum allein zu bewältigen ist. Daher empfiehlt sich für diese Unternehmen, professionelle Unterstützung von Strategie-, Innovations- und Digitalisierungsberatern zu nutzen.

Der Beitrag stammt aus der Ausgabe 05/2025 der "Immobilienwirtschaft".