Immobilienbewirtschaftung: So wird sie effizient

Die Strukturen im Immobilienmanagement haben sich in den vergangenen Jahren verändert: Sie sind komplexer geworden und überschneiden sich. Wo im operativen Geschäft nicht klar abgegrenzt wird, kann es zu doppelter, fehlerhafter oder gar keiner Bearbeitung kommen – und zu Konflikten mit Kunden, weil Mehrkosten anfallen. Sollten die gewachsenen Strukturen überdacht und neu geordnet werden?

Darüber haben die Experten Dominik Barton, CEO der Barton Group, Carolin Brandt, Managing Director of Asset Management bei HIH Real Estate, Jürgen Hau, Geschäftsführer der Industria Immobilien, Thomas Junkersfeld, Geschäftsführer von B&L Property Management, und Marc Mockwitz, Geschäftsführender Gesellschafter von Cloudbrixx, auf einem von Rueckerconsult organisierten Online-Panel diskutiert.

Fachkräftemangel erlaubt keine Überschneidungen

"In den vergangenen drei Jahrzehnten hat sich die Welt mit ihren Vehikeln, Regularien und technologischen Entwicklungen jedoch so rasant verändert, dass auch die Immobilienbewirtschaftung ganz anders funktioniert", erklärte Panel-Teilnehmer Junkersfeld.

Und Brandt sagte: "Trotz Fachkräftemangels erlauben wir uns eine Vielzahl von Kontroll- und Überlappungsthemen, sodass es auf der Wertschöpfungskettenebene zu wenig Menschen gibt, die sich tatsächlich verantwortlich fühlen." Auf der Kostenseite müsse überlegt werden, ob und an welcher Stelle eine Abschichtung und Konsolidierung sinnvoll sei. Es werde zum Problem, werde etwa ein Vollservice-Facility-Dienstleister von einem technischen Property Manager kontrolliert, den wiederum ein Asset Manager überwache.

Barton zeigte sich überzeugt, dass institutionelle Asset Manager mit dem Schwerpunkt Wohnen den Zugriff auf sämtliche relevanten Daten brauchen. Sein Unternehmen hat eigene IT aufgebaut, die sämtliche Bereiche abdeckt, um effizienter an der Qualität der Immobilien arbeiten zu können.

Warum Standards und Automatismen scheitern

Bereits vorhandene Standards, die Rechte und Rollenkonzepte definieren, sind aus Sicht der Expertenrunde nicht zielführend bei der Abgrenzung: Dass sie individuell interpretiert würden, führe zu Überschneidungen oder Unterlassungen.

Wie sich die mangelnde Standardisierung der Rollenverteilung auf Digitalisierung und Softwarelösungen auswirkt, schilderte Mockwitz von Cloudbrixx: "Faktisch machen zwar alle das Gleiche: Sie entwickeln, bewirtschaften und managen Portfolios. Tatsächlich macht es aber jeder Kunde dann doch ein wenig anders. Mal gibt es interne Property Manager oder Facility Manager, mal externe, mal eine Mischung aus beidem." Die unterschiedlichen Anforderungen der Protagonisten machten es schwierig, Workflows und Prozesse zu standardisieren. Softwarelösungen müssten hochgradig konfigurierbar sein, was deren Entwicklung aufwändig und teuer mache und Onboardingzeiten verlängere.

Brandt von HIH Real Estate sieht grundsätzliche Schwierigkeiten, die mit der Digitalisierung einhergehen: Einen Datentransport von A bis Z gäbe es nur selten. Datenbrüche führten dazu, dass Automatismen nicht funktionierten – damit sei eine durchgängige Qualität nicht zu sichern. Häufig verschwänden Daten auf dem Weg vom Facility Manager zum Property Manager, sodass sie den Asset Manager gar nicht mehr erreichten. "Wir sollten unternehmensübergreifend in der Lage sein, so verzahnt zusammenzuarbeiten, dass wir in einem Stück produzieren", so Brandt weiter. "Wenn jeder seine Stärken einbringen und sie in einem digitalen Prozess verbinden könnte, wären wir sehr erfolgreich."

Mit den Daten fehlt die Informationsgrundlage

Ursächliche Probleme erkennen die Diskutanten darin, dass häufig vollkommene Transparenz gar nicht gewünscht wird.

Die Experten gehen davon aus, dass mangelnde Kenntnisse und nicht vorhandene Daten versteckt werden sollen. Etwa, wenn die Dokumentation des technischen Gebäudemanagements nicht vollständig ist und man nicht wisse, welche Anlagen überhaupt verbaut sind. "Die Implementierung technisch durchgängiger Prozesse wird ausgebremst. Einerseits weil Daten und System dafür häufig schlichtweg fehlen, andererseits weil Intransparenz schlecht oder nicht durchgeführte Leistungen verschleiert", bemängelte Mockwitz.

Barton fügte an, dass die Misere schon beim Ankauf einer Immobilie beginne. In London zum Beispiel bekäme man alle Daten zur Immobilie, während man in Deutschland froh sein könne, wenn die Mieterliste stimme. "In der Immobilienwirtschaft muss man viele Fakten und Daten zunächst mühselig zusammentragen, um eine Informationsgrundlage zu schaffen. Da müssen wir ansetzen", sagte der Chef der Barton Group.

Digitalisierung und KI: Manko entscheidungsfreudige Mitarbeiter

Alle Protagonisten halten es für wünschenswert, sogenannte Leistungsverzeichnisse aufzuräumen und effizientere Bearbeitungsprozesse für die Immobilie und im Zusammenhang mit der Mieterkommunikation zu etablieren.

Junkersfeld sagte: "Es gibt Tätigkeiten und Leistungen, die einer klareren Zuordnung bedürfen. Ich bin sicher, dass so mancher sogar froh wäre, Aufgaben abgeben zu können." Digitalisierung und Künstliche Intelligenz (KI) gehören zur Zukunft, können aber Menschen die Verantwortung nicht abnehmen. Es mangele zurzeit weniger an technischem Fortschritt als vielmehr an Mitarbeitern, die Entscheidungen treffen, Risiken abwägen und Innovationen voranbringen können.

Industria-Geschäftsführer Hau geht davon aus, dass sich das Rollenbild in den kommenden fünf bis acht Jahren verändern wird. "Die Dreiteilung wird es weiterhin geben, aber mit geändertem Aufgabenbild." Alles, was mit wiederkehrendem Aufwand verbunden sei, werde dann durch Digitalisierung und KI abgedeckt. Dann könne man sich mehr auf die Wertentwicklung der Immobilie, die Koordination von Dienstleistern und die Kommunikation mit Mietern und Eigentümern konzentrieren.

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