polyEstate One: Immobilienvermarktung in 6 Schritten managen

Die Vermietung von Immobilien ist noch immer ein lukratives Geschäft. Die Nachfrage ist groß und die Anfragen boomen. Dennoch werden von 100 Interessenten nur vier zu Mietern. Auf Vermieterseite wirft dies Fragen auf:

• Wie filtere ich aus der Flut an Anfragen die passenden Mieter heraus?
• Wie gehe ich mit den restlichen 96 Prozent der Interessenten um?
• Und: Wie bewältige ich überhaupt diese ungeheure Masse an Anfragen?

Die Antwort: mittels intelligenter Digitalisierung von Prozessen, die entweder von künstlicher Intelligenz oder den Interessenten selbst übernommen werden. So sparen Vermieter wichtige Ressourcen. Wie das konkret funktioniert, erklären wir Ihnen hier Schritt für Schritt:

Schritt 1: klassisches Immobilienmanagement auf allen Endgeräten

polyEstate One bietet alle Funktionen einer klassischen Immobilienvermarktungssoftware und digitalisiert den gesamten Prozess von der Kündigung einer Wohnung bis zur Unterschrift unter dem neuen Mietvertrag. Die Software veröffentlicht Angebote, verwaltet Anfragen und Besichtigungen und bereitet den Abschluss vor. Dabei ist die responsive Nutzeroberfläche auf allen Endgeräten (Handy, Tablet, PC) verfügbar.

Schritt 2: Outsourcing der Kommunikation an die Software

Mittels maschineller Automatisierung lassen sich zahlreiche Prozesse an die Software outsourcen. Das System sendet zum Beispiel automatische Statusmeldungen zum Fortschritt des Bewerbungsprozesses an Interessenten. Werden zusätzliche Informationen benötigt, erhalten Interessenten eine entsprechende Meldung. Durch die automatisierte Kommunikation fühlen sich potenzielle Mieter gut betreut und die Telefonie wird entlastet. Auch Absagen können auf diesem Wege versandt werden. Auf Wunsch erhalten die Interessenten direkt passende und teils exklusive Alternativangebote.

Schritt 3: Automatisierte Erstellung und Veröffentlichung von Internetanzeigen

In der Vermietung und Vermarktung von Immobilien unterstützt polyEstate One außerdem mit der Erstellung von Internetanzeigen. Die Software generiert auf Basis der im System hinterlegten Daten Fließtexte, die die Ausstattung und Lage der Immobilie beschreiben. Die bisher zeitaufwendige Fleißarbeit wird so auf wenige Mausklicks reduziert. Und: polyEstate One veröffentlicht die Anzeige auf Wunsch automatisiert auf allen gängigen Portalen wie zum Beispiel ebay-Kleinanzeigen oder Immobilienscout24.

Schritt 4: Outsourcing des Wohnungsmatchings an die Interessenten

Mittels polyEstate One können Interessenten selbst den Vermietungsprozess effektiver gestalten. Wohnungssuchende können sich bereits vor der ersten Anfrage über unser kartenbasiertes, benutzerfreundliches Widget polyEstate Maps eine Vielzahl von Informationen über das Objekt, das Wohnumfeld und die Nahversorgung beschaffen. Das bringt den Vorteil, dass Interessenten ihre Anfragen auf jene Wohnungen beschränken, für die sie sich tatsächlich interessieren.

Schritt 5: Koordination von Besichtigungsterminen

Ein weiterer Zeitfresser ist die Koordination von Besichtigungsterminen. Mittels des von timum entwickelten Buchungssystems, das in polyEstate One integriert ist, können Vermieter geeignete Interessenten für eine Wohnung auswählen und Termin-Slots anbieten. Mit nur einem Mausklick verschickt das System an alle Interessenten dieser Liste einen Link zum Buchungssystem. Diese können sich dann für einen Termin einbuchen oder ihren Interessentenstatus ändern. Anschließend können Vermieter alle Termine und Rückmeldungen auf einen Blick einsehen.

Schritt 6: effektivere Vermietung durch intelligenten Chatbot

Eine besondere Kombination von maschineller Automatisierung und Self-Service stellt unser Chatbot polyEstate Chat dar. Dieser macht Unternehmen über mobile Messenger wie WhatsApp, Signal und Telegram erreichbar und bearbeitet Anfragen mittels künstlicher Intelligenz. Dadurch werden Vermieter um durchschnittlich 90 Personentage pro 10.000 Einheiten entlastet. Für Interessenten ermöglicht dies einen bequemen Weg zur Kontaktaufnahme, ohne eine zusätzliche App herunterladen oder ein Benutzerkonto auf der Homepage anlegen zu müssen. Der Chatbot nimmt Nachrichten von verschiedenen Messenger-Diensten entgegen und analysiert sie mithilfe von künstlicher Intelligenz. Typische Anfragen können vom System voll automatisiert beantwortet werden. Komplexe Anfragen werden vorstrukturiert und zur weiteren Bearbeitung an Mitarbeiter weitergeleitet. Die Mitarbeiter können die Anfragen dann mittels eines intuitiven Chat-Widgets bearbeiten, das in das ERP- und Ticketsystem integriert ist.

Ressourcen zielgerechter einsetzen

Durch die Verzahnung von maschineller Automatisierung und Self-Service können Wohnungsunternehmen mit polyEstate One also erhebliche Ressourcen im gesamten Vermarktungsprozess zielgerechter einsetzen und ggf. einsparen. Das sorgt neben einem hocheffektiven Vermarktungsablauf für mehr Zufriedenheit – sowohl auf Mitarbeiter- als auch auf Kundenseite. Und: All diese Benefits stecken in einer einzigen Software, deren Komponenten passgenau aufeinander abgestimmt sind.

Über polyEstate

Wir von polyEstate (vormals AT Unternehmensgruppe) entwickeln bereits seit Mitte der 1990er-Jahre digitale Lösungen für die Vermarktung in der Wohnungswirtschaft. Als Aktiengesellschaft lassen wir uns von den spezifischen Herausforderungen unserer Kunden inspirieren und motivieren – ganz ohne Konzern-Allüren. Denn neben Innovationen und zukunftsfähigen Technologien liegt uns insbesondere der persönliche Service am Herzen.

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