Kommunikations-Knigge: Begrüßung, Anrede und Vorstellen

Wann begrüßt man im Unternehmen jemanden mit Handschlag, sollte man den Gesprächspartner mit Namen ansprechen, wie stellt man sich und andere korrekt vor? Hier sind die wichtigsten Regeln.

Muss ein Handschlag sein?

Ein Handschlag ist körpersprachliche Kommunikation. Der Ranghöhere entscheidet, wem er die Hand geben möchte. Als Vorgesetzter sollte man sich bewusst sein, dass es einen Unterschied macht, ob man jemandem nur zunickt und ihn verbal begrüßt, oder ob man zu ihm hingeht, ihm mit Blickkontakt und einem freundlichen Lächeln die Hand gibt und ein paar Worte wechselt. Es gibt Vorgesetzte, die auf diese Weise morgens alle ihre Mitarbeiter begrüßen, dabei das Betriebsklima spüren, Probleme frühzeitig erfahren oder informell Informationen weitergeben.

Der Handschlag zeigt Aufmerksamkeit und Interesse, der andere fühlt sich wahrgenommen und wertgeschätzt.

Guten Morgen Frau … ähm … Wie war doch Ihr Name?

Ein Gruß in Verbindung mit dem Namen wirkt persönlich, höflich und aufmerksam. Vorausgesetzt, Sie kennen den Namen. Kennen Sie ihn nicht und jemand spricht Sie mit Namen an, kann man darum bitten, dass der andere Ihnen seinen Namen nennt. Diesen sollten Sie dann selbst aussprechen, damit er sich Ihrem Gedächtnis einprägt. Wenn Sie sich duzen, sagen Sie den Vornamen, beim Sie den Nachnamen.

Die Formulierung „Wie war doch Ihr Name?“ ist veraltet und unpassend. Nicht selten erhält man die Antwort: „Er ist immer noch xy.“ Besser ist „Ich habe leider Ihren Namen nicht verstanden. Würden Sie ihn bitte nochmal sagen?“ Im internationalen Kontext sind Namen manchmal schwer zu verstehen. Es ist durchaus in Ordnung, ihn buchstabieren zu lassen oder nach einer Visitenkarte zu fragen, auf der der Name gedruckt ist.

Welcher Titel ist korrekt?

Die akademischen Titel Professor und Doktor sind Bestandteil der Anrede; dabei wird jeweils nur der höchste Titel genannt, also Herr Professor Müller, selbst wenn der komplette Titel beispielsweise Prof. Dr. med. Dr. med. dent. lautet. Bachelor, Master oder Diplom-Ingenieur sind in Deutschland nicht Bestandteil der Anrede.

Das Adelsprädikat „von“ vor dem Namen wird ausgesprochen, also beispielsweise Frau von Berg. Titel dürfen nur weggelassen werden, wenn der Titelträger es Ihnen anbietet.

Sich selbst vorstellen

Wie und wie ausführlich Sie sich selbst vorstellen, hängt vom jeweiligen Anlass ab. Die Minimalvariante besteht aus einer tagesaktuellen Grußformel sowie Vor- und Nachname: „Guten Tag, ich bin Michael Müller.“ oder „Guten Morgen, mein Name ist Michael Müller.“ Bei schwierigen Nachnamen oder wenn man möchte, dass sich der Gesprächspartner den Namen gut einprägt, hat sich die James-Bond-Variante bewährt: „Guten Tag, mein Name ist Müller, Michael Müller.“

Titel werden bei der Selbstvorstellung weggelassen.

Die Vorstellung dient der Kontaktaufnahme, deshalb sind als Brücke zum Gesprächseinstieg Informationen wie die Firma, in der man arbeitet, sowie die Funktion, die man dort hat, hilfreich.

Eine Selbstvorstellung erwidert man, indem man ebenfalls grüßt sowie seinen Vor- und Nachnamen sagt. Floskeln wie „angenehm“ oder „sehr erfreut“ sind veraltet. Lächeln, Blickkontakt und ein freundliches Nicken, je nach Situation ergänzt durch beispielsweise „Freut mich, dass wir uns kennen lernen.“ wirken höflich und respektvoll.

Andere vorstellen

Ankommende werden Anwesenden vorgestellt, alle Titel werden genannt, die rangniedrigere Person wird dem Ranghöheren vorgestellt. Beide Gesprächspartner werden einander vorgestellt. Zum Beispiel: „Herr Dr. Müller, ich möchte Ihnen gerne Herrn Maier vorstellen, unseren neuen IT-Administrator. Herr Maier, das ist Herr Dr. Müller, unser Geschäftsführer.“

Kunden und Geschäftspartner sind die ranghöchsten Personen, hier würde die Vorstellung lauten: „Frau Maier, darf ich Ihnen unsere Geschäftsführerin Frau Müller vorstellen? Frau Müller, das ist Frau Maier, Inhaberin der Maier GmbH, unserem langjährigen Kunden.“

Das informellere „bekannt machen“ wird unter Kollegen und Gleichrangigen bevorzugt, allerdings werden beide Floskeln immer häufiger als veraltet und zu sperrig weggelassen.

Wichtig: Ein freundliches Lächeln erhöht die Wirkung.

Schlagworte zum Thema:  Business Knigge