Seit einigen Jahren gibt es das Recht des Betriebsprüfers auf die digitalen Daten der Buchhaltung während der Betriebsprüfung zuzugreifen. Die E-Bilanz, die Pflicht zur Abgabe der Bilanz und der Gewinn- und Verlustrechnung aus dem Jahresabschluss in digitaler Form, ist noch nicht ganz so alt. Eine Einhaltung der gesetzlichen Regeln ist wirtschaftlich nur mit einem gewissen Maß an Digitalisierung in der Buchhaltung möglich.
Der digitale Zugriff während der Betriebsprüfung
In der Abgabenordnung ist festgelegt, dass den Betriebsprüfern auf digitale Daten der Buchhaltung auch digital Zugriff zu gewähren ist. Wie das geschehen soll, welchen Umfang das annehmen darf und was mit den Daten geschieht, regeln die „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“ (GDPdU). Diese stammen aus einer Verwaltungsanweisung des Bundesfinanzministeriums aus dem Jahre 2001 und wurden mehrfach angepasst und präzisiert.
Zugriffsarten: wie der Betriebsprüfer auf die digitalen Buchhaltungsdaten zugreifen kann
Die GDPdU legen drei Arten fest, wie der Betriebsprüfer auf die digitalen Buchhaltungsdaten des Unternehmens zugreifen kann:
- Direkter Zugriff: Der Betriebsprüfer greift selbst direkt über die im System des Unternehmens vorhandenen Wege auf die Buchhaltung und andere digitale Daten zu. Er erhält nur einen Lesezugriff.
- Indirekter Zugriff: Beim indirekten Zugriff arbeitet der Prüfer mit einem Mitarbeiter aus der Buchhaltung zusammen. Dieser sorgt dafür, dass der abgerufene Umfang der Daten im Rahmen der rechtlichen Vorgaben bleibt und dass keine Daten verändert werden.
- Datenträgerüberlassung: Der Betriebsprüfer hat das Recht, einen Datenträger, i.d.R. eine DVD, anzufordern, auf dem alle digitalen Daten aus der Buchhaltung in einem vorgegebenen Format gespeichert sind.
Umfang: Zugriff auf alle Daten, die für das buchhalterische Ergebnis verwendet werden
Der digitale Zugriff erfolgt auf alle Daten, die für das buchhalterische Ergebnis verwendet werden, also
- neben den eigentlichen Daten der IT-Anwendung
- auch auf Daten der Kostenrechnung, der Materialwirtschaft usw..
Archivierung: digitale Archive sind zugänglich zu machen
Selbstverständlich gehören auch digitale Archive zu den digitalen Datenbeständen, die dem Betriebsprüfer zugänglich gemacht werden müssen. Archiviert meint dabei nicht nur die systematische Ablage digitaler Dokumente z. B. in einem Dokumentenmanagementsystem. Dazu gehören auch ungeordnete Speicherorte z. B. in der Kostenrechnung, auf denen Hilfsdateien gespeichert und vergessen werden.
E-Bilanz: Elektronische Übermittlung von Bilanzen sowie Gewinn- und Verlustrechnungen
Der § 5 b EStG regelt die Abgabe der Jahresabschlussunterlagen. Alle bilanzierenden Unternehmen müssen eine E-Bilanz abgegeben. Nicht-bilanzierende Unternehmen, z. B. Unternehmen, die nach der Einnahme/Überschussrechnung buchen und Freiberufler fallen nicht unter diese Regel.
Inhalt der E-Bilanz: vom Finanzministerium vorgegebene Taxonomien
In der E-Bilanz sind verschiedene Informationen zu den Konten der Buchhaltung zu machen. Die Organisation der Konten richtet sich nach einer vom Finanzministerium vorgegebenen Taxonomie. Diese Regeln werden im Internet veröffentlicht. Informationen dazu gibt es unter www.esteuer.de.
Auswirkungen auf die Organisation: wirtschaftliche Erfüllung gesetzlicher Vorschriften
Der Weg zur E-Bilanz ist zwar beliebig, da rechtlich nicht vorgeschrieben. In der Buchhaltung muss jedoch eine Möglichkeit gefunden werden, die gesetzliche Vorschrift möglichst wirtschaftlich zu erfüllen. Dabei spielt die Digitalisierung der Buchhaltung eine wichtige Rolle.
Auswirkungen auf die Technik: elektronische Buchhaltung Ausgangspunkt für E-Bilanz
Wer bisher noch keine elektronische Buchhaltung hat, sollte sich die Zukunft gut überlegen. Der Aufbau einer E-Bilanz ist komplex, externe Berater lassen sich dies gut bezahlen.
Auswirkungen auf die Abläufe
Wenn alle Buchungen eines Jahres durchgeführt wurden, kann die E-Bilanz erstellt werden.
Der Aufbau der E-Bilanz ist abhängig von der grundsätzlichen Vorgehensweise.
- Wenn keine digitale Verbindung zwischen der genutzten IT-Anwendung und der E-Bilanz besteht, wird die Datei zum Aufbau der E-Bilanz manuell gefüllt.
- Die E-Bilanz kann auch durch einen Dienstleister erstellt werden.
- Wenn die Buchhaltung mit einer modernen IT-Anwendung erledigt wird, kann daraus die E-Bilanz erstellt werden.
Die Übergabedateien werden an die Finanzbehörden übertragen.
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