Voraussetzung für eine automatische Verarbeitung von digitalen Bewegungen ist, dass es eine Integrationsdatei mit definiertem Aufbau gibt.

Banken haben den höchsten Grad der Digitalisierung erreicht

Digitalisierung beinhaltet immer auch den Austausch von Daten. Die Buchhaltung muss wie alle anderen Nutzer der Digitalisierung mit Partnern, die diese Daten senden oder empfangen, arbeiten. Diese können aus dem Unternehmen stammen oder externe Stelle sein. Ein externer Partner mit viel Erfahrung in der digitalen Welt sind die Banken. Diese haben den wohl höchsten Grad der Digitalisierung in der Geschäftswelt erreicht.

Online Banking und automatische Verbuchung

Online Banking

Mit Online Banking können alle täglichen Bankvorgänge digital erledigt werden. Im Geschäftsbereich wird eine Bankenlösung auf dem PC installiert und genutzt. Vor allem die Übertragung von Zahlungsanweisungen mit Hilfe der Banking-Software ist weit verbreitet. Die Banking-Software agiert als Schnittstelle zwischen der IT-Anwendung und der Bank.

Automatische Verbuchung

Im Online Banking stehen dem Nutzer auch die Bewegungen des Kontos digital zur Verfügung. Voraussetzung für eine automatische Verarbeitung von digitalen Bewegungen ist, dass es eine Integrationsdatei mit definiertem Aufbau gibt.

Die manuellen Abläufe

Der Aufwand für die manuelle Erledigung der Aufgaben in der Buchhaltung ist aufgrund der vielen Vorgaben besonders hoch.

Manueller Ablauf Zahlungsausgang

  1. Der Zahlungsvorschlag wird entweder manuell oder digital aus der IT-Anwendung erstellt.
  2. Die Zahlungsanweisung wird in Form eines Überweisungsträgers oder einer digitalen Datei erstellt.
  3. Die Überweisungsträger werden unterschrieben, für die Datei wird ein Begleitzettel unterschrieben.
  4. Die Dokumente werden zur Bank transportiert. Die digitale Datei wird übertragen.
  5. Die Bank erfasst die Überweisungsträger manuell bzw. liest die Datei ein.
  6. Die Bank führt die Zahlungsaufträge aus.

Manueller Ablauf Verbuchung der Bewegungen

  1. Die Kontoauszüge mit den Bewegungen werden als Papierdokument oder als digitale Bewegungen im Online Banking ins Unternehmen geholt.
  2. Die Buchungen auf dem Kontoauszug werden den einzelnen Bereichen zugeordnet.
  3. Die zu den Buchungen gehörenden Informationen aus Dokumenten wie Ein- und Ausgangsrechnung den Buchungen zugeordnet.
  4. Die Bewegungen werden manuell verbucht.

Die digitalen Abläufe

Digitaler Ablauf Zahlungsausgang

  1. In der IT-Anwendung wird ein Zahlungsvorschlag erstellt.
  2. Der geprüfte Zahlungsvorschlag wird in das System des Online Banking übertragen.
  3. Im Online Banking können noch manuell erfasste Überweisungen hinzukommen.
  4. Die Zahlung wird autorisiert. Dazu sind digitale Schlüssel notwendig.
  5. Die Überweisungen werden vom Online Banking zur Bank übertragen.
  6. Die Bank führt die Überweisungen aus.

Digitaler Ablauf Verbuchung der Bewegungen

  1. Aus dem Online Banking wird eine Bewegungsdatei mit standardisiertem Aufbau erstellt.
  2. Die IT-Anwendung in der Buchhaltung verbucht die darin enthaltenen Datensätze.
  3. Das Fehlerkonto wird geprüft und bei Bedarf bebucht.

Chancen und Risiken

Risiken

  • Die digitalen Abläufe verlangen ein hohes Vertrauen des Buchhalters in das System.
  • Die Abläufe mit den Banken werden abhängig von der IT.
  • Der Schutz der Daten und die Sicherheit der Anwendungen müssen gelöst werden.

Chancen

  • Das Online Banking spart Arbeitszeit. Das ist bei der automatischen Verbuchung von Bankbewegungen noch ausgeprägter.
  • Durch die digitalen Abläufe stehen die Ergebnisse und Daten wesentlich schneller zur Verfügung.
  • In digitalen Abläufen kommt es zu wesentlich weniger Fehlern.
  • Die Bankgebühren sind für digitale Leistungen wesentlich geringer.

Weitere Fachinformationen zur Digitalisierung:
Effizienzsteigerung und Qualitätsverbesserung in der Buchhaltung durch Digitalisierung

Schlagworte zum Thema:  Digitalisierung, Buchhaltung