Die Buchhaltung steht nicht für sich allein, sie ist eingebunden mit vielen Kontakten in eine heterogene Welt. Und diese wird mehr und mehr digital. Um einfach, schnell, sicher und kostengünstig mit den Partnern kommunizieren zu können, muss die Buchhaltung Informationen digital austauschen. Beim Informationsaustausch mit den Steuerberatern, Wirtschaftsprüfern, Behörden oder Banken wird das Verlangen nach Digitalisierung groß.

Der traditionelle Informationsaustausch zwischen externen Partnern und dem Unternehmen erfolgt auf vielen Wegen

 Die externen Partner verwenden für ihre Arbeit Daten und Informationen aus dem Unternehmen. Dabei gibt es eine große Bandbreite möglicher Themen, die für Externe interessant sind.

Daten aus der Buchhaltungsanwendung, die sich aus der eigentlichen Buchhaltungsarbeit ergeben.

  1. Die Informationen werden angefordert oder der Termin wird erreicht.
  2. Die gewünschten Informationen werden ausgedruckt.
  3. Die analogen Informationen werden an den Empfänger verschickt.

Lagerlisten und Forderungslisten, die aus dem ERP-System heraus erstellt werden.

  1. Die Informationen werden angefordert oder der Termin wird erreicht.
  2. Die Listen sind in vielen Fällen bereits für andere Zwecke vorhanden und müssen kopiert werden.
  3. Die Listenausdrucke werden an den Empfänger verschickt.

Wertermittlungen von Rückstellungen oder Bewertungen, die anlassbezogen erstellt werden.

  1. Der externe Partner fordert eine Information an.
  2. Die gewünschten Dokumente werden kopiert.
  3. Die analogen Informationen werden an den Empfänger verschickt.

Verträge oder sonstige Vereinbarungen, die im Tagesgeschäft erstellt, unterschrieben und abgelegt werden.

  1. Die Verträge werden abgelegt.
  2. Die Verträge werden angefordert.
  3. Die Dokumente werden kopiert.
  4. Die Kopien werden an den Partner verschickt.

Verschiedene Inhalte an die Behörden müssen i.d.R. individuell erstellt werden.

  1. Die Informationen werden angefordert oder der Termin wird erreicht.
  2. Die notwendigen Berechnungen werden durchgeführt, Formulare werden ausgefüllt.
  3. Falls noch analoge Meldungen möglich sind, werden diese an die Behörde verschickt.
  4. Ansonsten werden die analog vorliegenden Informationen in digitale Formulare eingetragen und abgeschickt.

Mögliche digitale Wege auf den jeweiligen Partner und dessen Informationsbedarf abgestimmt

Die Vielfalt der Inhalte und Partner führt zu unterschiedlichen Abläufen.

Der einfachste Weg: PDF-Format verwenden

Der einfachste Weg aus analoger Kommunikation einen digitalen Informationsaustausch zu machen, ist die Verwendung von Dateien im PDF-Format.

Zugriff auf ein Dokumentenmanagementsystem ermöglichen

Werden Dokumente aus der Buchhaltung in einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) abgelegt, können viele Dokumente für die externen Partner auch dort gefunden werden. Über einen eigenen externen Zugang können diese direkt auf das DMS zugreifen und sich die Dokumente selbst herausholen.

Zugriff auf die Buchhaltungssoftware erlauben

Daten aus der Buchhaltungsanwendung können auch vom externen Partner direkt aus der Anwendung selbst generiert werden. Das ist selbstverständlich nur dann möglich, wenn es sich bei dem Partner um eine vertrauenswürdige Person / Organisation handelt.

Workflow einrichten

Für einen feststehenden, wiederkehrenden Informationsaustausch kann ein Workflow eingerichtet werden. Mit diesem werden die Termine, die Inhalte und der Ablauf detailliert festgelegt. Viele Dokumente können durch den Workflow automatisch erstellt werden. Auch die Verteilung kann, nach einer Genehmigung, automatisch erfolgen. Die Aktivitäten werden dokumentiert.

Die Chancen und Risiken des digitalen Informationsaustausches sind vielfältig 

Die Risiken des digitalen Informationsaustausches

  • Selbstverständlich muss die digitale Technik vorhanden sein. Dieser Nachteil ist gering, da in den meisten Fällen vorhandene, bewährte IT-Technik genutzt wird.
  • Zusätzliche externe Zugriffe durch den Partner müssen über zusätzliche Lizenzen für die jeweilige Anwendung ermöglicht werden.
  • Der Zugriff auf die digitalen Informationen der Buchhaltung muss durch ein aktuelles und leistungsfähiges Berechtigungssystem geschützt werden.
  • Der Informationsaustausch mit externen Partnern muss dokumentiert werden, um die Erfüllung der Anforderungen nachweisen zu können.

Die Chancen des digitalen Informationsaustausches

  • Der digitale Informationsaustausch erlaubt ein hohes Maß an Automatisierung. Das spart wesentliche Arbeitszeit.
  • Der Automatismus, der bei der digitalen Version erreicht werden kann, vermeidet Fehler und verhindert das Vergessen wichtiger Abgabetermine.
  • Die Zeit für die analoge Aufbereitung und die Versandzeit entfallen.
  • Versandkosten (Papier, Verpackung, Port) entfallen.
  • Die Beurteilung des Unternehmens in den Augen der Partner wird besser.
  • Die Vereinfachung der Weiterverarbeitung durch den Partner verbessert die Beziehungen.

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