Dipl.-Kfm. Thomas Mertes

3.2.1 Werbung mit Geschenken

Zu den typischen nicht abzugsfähigen Betriebsausgaben des § 4 Abs. 5 EStG zählen Aufwendungen für Geschenke an (potenzielle) Kunden. Der Begriff der nicht abzugsfähigen Betriebsausgaben ist dabei irreführend: Geschenke bis zu einem Wert von 35 EUR können in jedem Fall als Betriebsausgaben abgezogen werden. Nur wenn der Wert eines Geschenks über 35 EUR liegt oder ein Kunde oder Geschäftsfreund in einem Jahr Geschenke im Wert von insgesamt mehr als 35 EUR erhalten hat, entfallen der Betriebsausgaben- und der Vorsteuerabzug.[1]

 
Wichtig

Netto- oder Bruttoanschaffungskosten, Nebenkosten

Bei zum Vorsteuerabzug berechtigten Unternehmen ist im Hinblick auf die Grenze von 35 EUR auf die Nettoanschaffungskosten ohne Vorsteuer abzustellen, bei nicht zum Vorsteuerabzug berechtigten Unternehmen dagegen auf die Bruttoanschaffungskosten. Diese Anschaffungskosten sind um die Kosten der Kennzeichnung des Geschenks als Werbeträger zu erhöhen. Verpackungs- und Versandkosten erhöhen dagegen den Wert des Geschenks nicht.[2] Die Geschenkgrenze von 35 EUR kann nicht durch Schenkungen an nahe Angehörige des eigentlichen Geschenkadressaten umgangen werden.[3]

Bei typischen Werbegeschenken, die im Übrigen keinen Werbehinweis aufweisen müssen, dürfte diese Grenze keine große Bedeutung haben. Das Problem besteht vielmehr darin, dass für diese Geschenke neben der Höchstgrenze auch besondere Aufzeichnungspflichten zu beachten sind. § 4 Abs. 7 EStG schreibt vor, dass weitere Voraussetzung für den Abzug von Betriebsausgaben die gesonderte Verbuchung auf ein eigenständiges Konto ist. Danach müssen Geschenke in der Buchhaltung einzeln und getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben aufgezeichnet werden; Aufzeichnungen außerhalb der Buchführung genügen dieser Anforderung nicht.[4] Diese ist auch dann nicht erfüllt, wenn "Geschenke" unter den allgemeinen Werbeaufwendungen verbucht werden. Selbst bei Werbegeschenken mit einem Einkaufspreis von deutlich weniger als 35 EUR versuchen Betriebsprüfer immer wieder, den vollen Betriebsausgabenabzug wegen der fehlenden getrennten Verbuchung zu verweigern.

Derartigem Vorgehen kann mit 2 Argumenten Einhalt geboten werden:

  • Die strengen Aufzeichnungsvorschriften wurden gerade für Kleingeschenke (Streuartikel) gelockert.
  • Bei den meisten Werbegeschenken, etwa Streuartikeln, handelt es sich nicht um Geschenke im steuerlichen Sinne, sondern um Aufmerksamkeiten oder Zugaben. Hierfür gelten die strengen Voraussetzungen des § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 1 EStG nicht.
[2] R 4.10 Abs. 3 EStR 2012; der BFH hat zwar mit Urteil v. 6.6.2018, VI R 32/16, BStBl 2018 II S. 764, entschieden, dass vom Arbeitgeber übernommene Verpackungs- und Versandkosten auf die Freigrenze von 50 EUR bei Sachzuwendungen anzurechnen sind, diese Rechtsprechung wurde jedoch nicht auf die Grenze für Geschenke übertragen.

3.2.2 Erleichterte Aufzeichnungspflichten für Kleingeschenke (Streuartikel)

Die Finanzverwaltung verlangt, dass bei Aufwendungen für Geschenke der Name des Empfängers aus der Buchung selbst oder dem Buchungsbeleg unmittelbar zu erkennen sein muss. Allerdings können Geschenke gleicher Art in einer Buchung zusammengefasst werden, wenn die Namen der Empfänger der Geschenke aus dem Buchungsbeleg selbst oder ergänzenden Aufzeichnungen ersichtlich sind. Typisch ist z. B. eine Liste der Weihnachtsgeschenke an Geschäftskunden, die für jeden Kunden aufführt, wie viele und welche Flaschen Wein er erhalten hat.

Für übliche Werbegeschenke gilt eine weitere Erleichterung: Ist aufgrund der Art des jeweiligen Gegenstands von vornherein klar, dass die Freigrenze von 35 EUR bei den einzelnen Empfängern pro Wirtschaftsjahr nicht überschritten wird, ist die Angabe der Namen der Empfänger nicht notwendig.[1]

 
Praxis-Beispiel

Hinweis auf Rechnung reicht hier aus

Ein Weinhändler verschenkt zu Weihnachten an seine Kunden insgesamt 500 Korkenzieher und zahlt hierfür einen Stückpreis von 1,10 EUR. Der Händler vermerkt auf der Rechnung: Weihnachtsgeschenke für alle Kunden, die in der Zeit vom 10.12. bis 31.12. einen Umsatz von mehr als 20 EUR getätigt haben.

Da von vornherein klar ist, dass bei dem geringen Wert des Geschenks keiner der Kunden die Höchstgrenze von 35 EUR erreicht, muss der Name der Kunden nicht notiert werden. Der Vermerk auf dem Buchungsbeleg zeigt Art und Form der Zuwendung.

Es ist wichtig, auf die korrekte Verbuchung von Geschenken zu achten, andernfalls scheitert der Betriebsausgabenabzug mangels gesonderter Aufzeichnungen nach § 4 Abs. 7 EStG. Folgende Konten stehen zur Erfassung von Geschenken zur Verfügung:

  • Streuartikel[2];
  • abzugsfähige Geschenke ohne § 37b EStG[3];
  • abzugsfähige Geschenke mit § 37b EStG;[4]
  • nicht abzugsfähige Geschenke ohne § 37b EStG;[5]
  • nicht abzugsfähige Geschenke mit § 37b EStG;[6]
  • Geschenke, ausschließlich betrieblich genutzt.[7]

Steuerfalle: Sobald die Kosten für Streugeschenke unter den allgemeinen...

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