Rz. 95
§ 14 Abs. 4 Nr. 4 UStG verlangt die fortlaufende Nummerierung der Rechnungen durch eine oder mehrere Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller nur einmalig vergeben werden dürfen. Die Rechnungsnummer soll sicherstellen, dass es sich bei der Rechnung um ein einmaliges Dokument handelt. Hier ist allerdings darauf hinzuweisen, dass bei der heutigen Schreibcomputertechnik es überhaupt nicht erkennbar ist, welches Dokument als Original einer Rechnung anzusehen ist, denn es ist ohne Weiteres möglich, Rechnungen mit einer fortlaufenden Nummer beliebig oft auszudrucken. Diese mehrfach ausgedruckten Rechnungen erfüllen nicht den Tatbestand von § 14c UStG.[1] Werden mehrere Rechnungsexemplare für den nämlichen Umsatz ausgedruckt, dann müssen sie die gleiche Rechnungsnummer tragen, denn sonst würde der Eindruck erweckt, es werde über verschiedene Umsätze abgerechnet.
Rz. 96
Es ist zulässig, eine oder mehrere Zahlen- oder Buchstabenreihen zu verwenden; dabei ist auch eine Kombination von Ziffern und Buchstaben erlaubt, wie es z. B. der Verwaltung bei der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer gem. § 27a UStG vorgeschrieben ist. Die Zahlen können römisch oder arabisch sein; die Buchstaben brauchen nicht dem lateinischen Alphabet zu entstammen. Aus der Formulierung "fortlaufend" kann nicht geschlossen werden, dass die Rechnungen mit aufeinander folgenden Zahlen zu nummerieren sind, also 1, 2, 3, 4 usw. Vielmehr können auch nur gerade oder ungerade Zahlen oder z. B. Primzahlen oder Zehner- oder Hunderterzahlen verwendet werden. Entscheidend ist die Einmaligkeit der Rechnungsnummer. S. Abschn. 14.5 Abs. 10 UStAE.
Rz. 97
Der Unternehmer kann lt. Abschn. 14.5 Abs. 11 UStAE beliebig viele separate Nummernkreise schaffen, in denen die Rechnungsnummern jeweils aber nur einmal vergeben werden dürfen. Die Nummern können sich z. B. auf zeitlich, räumlich oder organisatorisch abgrenzbare Bereiche beziehen, also z. B. nach Tagen, Wochen, Monaten, Jahren, Kunden, Filialen, Betriebsstätten, Organgesellschaften, Vermietungsobjekten u. Ä. aufgeteilt werden.
Rz. 98
Das BMF v. 29.1.2004[2] erklärt es in Rz. 43 für unschädlich, wenn vor dem 1.1.2004 geschlossene Verträge, die als Rechnungen anzusehen sind, keine fortlaufende Nummer enthalten. Bei ab dem 1.1.2004 geschlossenen Verträgen über Dauerleistungen soll es ausreichen, wenn diese Verträge eine einmalige Nummer enthalten, z. B. die Nummer eines Gebäudes, einer Wohnung, eines Kunden (Abschn. 14.5 Abs. 12 UStAE). Laufende Zahlungsbelege brauchen danach keine fortlaufende Nummer. Es ist aber in diesem Zusammenhang daran zu erinnern, dass der BFH den Vorsteuerabzug auch bei Dauerschuldverhältnissen aus dem Zahlungsbeleg nur anerkennt, wenn dieser das Entgelt und die Steuer ausweist.[3] Die Verwaltung folgt zwar bisher dem BFH in dieser Beziehung nicht[4], angesichts der Neuregelungen zur Rechnungserteilung ab dem 1.1.2004 ist es aber kaum zweifelhaft, dass der BFH bei seiner bisherigen Meinung bleiben wird, sodass es sich dringend empfiehlt, vorsorglich entgegen der Auffassung des BMF im Schreiben v. 29.1.2004 und Abschn. 14.5 Abs. 12 UStAE auch die laufenden Zahlungsbelege mit einer fortlaufenden Nummer zu versehen, z. B. durch eine Formulierung wie "Überweisung Nr. X/2012 für April 2012 lt. Mietvertrag vom …".
Rz. 99
Bei Gutschriften muss der Gutschriftsaussteller eine fortlaufende Nummer vergeben. Sie richtet sich nach seinen geschäftlichen Ordnungsmerkmalen, d. h. nicht nach denen des leistenden Unternehmers. Dieser braucht also dem Gutschriftaussteller nicht mitzuteilen, welche laufende Rechnungsnummer nun bei ihm an der Reihe wäre. Das wäre in der Praxis ohnehin kaum zuverlässig zu bewerkstelligen. Auch die Gutschriften können nach Nummernkreisen eingeteilt werden, also z. B. nach den Namen der Leistenden.
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