Es ist darauf zu achten, dass die Ernennung arbeitsvertraglich wirksam ist. Dies kann durch eine formelle Ergänzung des Arbeitsvertrags erfolgen. Auch ein von der angestellten Person angenommenes Ernennungsschreiben kann diesen Zweck erfüllen. Wird die Person funktionell für mehrere verpflichtete Unternehmen benannt, muss auch die Ernennung rechtlich wirksam durch alle diese Gesellschaften erfolgen.
Inhaltlich sind folgende Punkte zu berücksichtigen:
- Zuständigkeitsbereich: klare Abgrenzung der Zuständigkeit anhand von Sachgebieten, Funktionen und/oder Gesellschaften im eigenen Geschäftsbereich bzw. Geografien, insbesondere bei Personenmehrheit;
- Aufgabenliste: entsprechend der Ausgestaltung des Risikomanagementsystems und der Verankerung in den Geschäftsabläufen innerhalb des zuvor definierten Zuständigkeitsbereichs; insbesondere ist hier auch zu unterscheiden zwischen überwachenden und beratenden Tätigkeiten sowie – soweit anwendbar – eigene Aufgaben in der Umsetzung der Sorgfaltspflichten;
- Zusicherung der fachlichen Weisungsfreiheit;
- soweit anwendbar, konkrete Benennung von Aufgaben aus der vorgenannten Liste zur Wahrnehmung "in eigener Verantwortung" und Klarstellung der entsprechenden Durchgriffsrechte und Entscheidungsbefugnisse; Zusicherung eines entsprechenden Versicherungsschutzes;
- Berichtspflicht: Klarstellung der Berichtlinie, etwa primär an ein konkret benanntes Vorstandsmitglied, sowie Mindestinhalte und Frequenz der Berichterstattung;
- Beginn und ggf. Ende bzw. Beendigungsmöglichkeiten der Bestellung.
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