Zusammenfassung
Rechnungen i. S. d. UStG können auch als Gutschriften ausgestaltet werden. Die Abrechnung über Lieferungen/Leistungen mittels Gutschrift ist jedoch nicht selten mit Fehlern behaftet, zumal der Ausdruck "Gutschrift" im Sprachgebrauch regelmäßig nicht für Gutschriften i. S. d. UStG verwendet wird. Die restriktiven Rechnungsanforderungen tun ihr Übriges. Der folgende Beitrag stellt 5 häufige Missverständnisse und Fehler im Zusammenhang mit Gutschriften dar und zeigt, wie diese vermieden werden können.
1 Problematik
Gutschriften spielen eine bedeutende Rolle im Wirtschaftsverkehr. Weil als Gutschriften bezeichnete Dokumente nicht zwangsläufig auch Gutschriften i. S. d. UStG darstellen, kommt es häufig zu Missverständnissen. Auch führt die "umgekehrte Abrechnungslast" bei Einhaltung der strengen Rechnungsanforderungen oft zu Problemen. Der Empfänger einer Gutschrift hat darauf zu achten, dass er der Gutschrift zeitnah widerspricht, sofern sie offenkundig fehlerhaft ist – ansonsten droht ihm womöglich eine "Strafsteuer" nach § 14c UStG wegen eines überhöhten oder ungerechtfertigten Steuerausweises. Gutschriften i. S. d. UStG müssen auch explizit als solche bezeichnet werden.[1]
2 Gestaltungsempfehlungen
2.1 Steuernummer des Ausstellers der Gutschrift
Eine Rechnung i. S. d. UStG muss u. a. die dem leistenden Unternehmer vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die ihm vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) enthalten. Weil eine Gutschrift i. S. d. UStG[1] auch als Rechnung gilt, muss diese ebenfalls die Steuernummer bzw. USt-IdNr. des leistenden Unternehmers enthalten. Obwohl dies in der Praxis allgemein bekannt sein dürfte und auch in der überwiegenden Zahl der Fälle korrekt umgesetzt wird, ist immer wieder zu beobachten, dass Gutschriften (i. S. d. § 14 Abs. 2 Satz 2 UStG) nicht die Steuernummer bzw. USt-IdNr. des leistenden Unternehmers enthalten. Dies hängt ganz offensichtlich damit zusammen, dass der Aussteller eines Abrechnungsdokuments regelmäßig davon ausgeht, dass er selbst die Rechnungsanforderungen einhalten muss. Dies ist auch richtig, bedeutet aber im Fall der Abrechnung mittels Gutschrift (i. S. d. UStG), dass der Leistungsempfänger als Abrechnender die Steuernummer bzw. die USt-IdNr. des Empfängers der Gutschrift (leistender Unternehmer) anzugeben hat.[2]
Zu diesem Zweck ist es erforderlich, dass der leistende Unternehmer dem Aussteller der Gutschrift seine Steuernummer bzw. USt-IdNr. ausdrücklich mitteilt. Dies gilt auch für einen ausländischen Unternehmer, dem von einem inländischen Finanzamt eine Steuernummer oder vom Bundeszentralamt für Steuern eine USt-IdNr. erteilt wurde.
Weil bei einer fehlerhaften Gutschrift der Vorsteuerabzug des Gutschriftausstellers (Leistungsempfänger) gefährdet ist, sollte dieser stets darauf achten, dass ihm die Steuernummer bzw. USt-IdNr. des leistenden Unternehmers schriftlich mitgeteilt wird. Die erforderliche fortlaufende Rechnungsnummer ist im Fall der Gutschrift durch den Gutschriftaussteller zu vergeben[3], sofern kein Fall des § 14 Abs. 2 Satz 4 UStG (Ausstellung durch einen Dritten) vorliegt.
2.2 Abrechnungen, die lediglich im Sprachgebrauch als Gutschrift bezeichnet werden
Werden einem Kunden Beträge "kontenmäßig" gutgeschrieben, bezeichnet man diesen Vorgang im allgemeinen Wirtschaftsverkehr (unabhängig von der umsatzsteuerrechtlichen Definition in § 14 Abs. 2 Satz 2 UStG) auch als Gutschrift. Insbesondere für Mitarbeiter des Rechnungswesens ist diese Definition gang und gäbe. Es handelt sich bei einer solchen sprachgebräuchlichen Gutschrift (Gegenteil: Lastschrift) letztlich um ein eingetragenes Guthaben bzw. um eine Bescheinigung über den gutgeschriebenen Betrag.[1] Umsatzsteuerrechtliche Probleme ergeben sich dadurch, dass hier praktisch zwei gleiche Begriffe für völlig unterschiedliche Vorgänge verwendet werden. So sah sich auch die Finanzverwaltung offenbar genötigt klarzustellen, dass die im allgemeinen Sprachgebrauch bezeichnete Korrektur einer zuvor ergangenen Rechnung keine Gutschrift i. S. d. UStG darstellt.[2]
Das Handelsunternehmen H betreibt deutschlandweit sein Geschäft in angemieteten Filialen. Das Grundstück der Filiale in Frankfurt a. M. wird von der Firma F im Rahmen eines Leasingverhältnisses angemietet. Im Frühjahr 2019 erteilt F (Leasinggeber) dem Unternehmen H eine Mietgutschrift, weil sich die bereits abgerechneten Nebenkosten für das Jahr 2018 verringert haben. Die Mitarbeiterin des Rechnungswesens der Firma H beanstandet die zugeleitete Gutschrift, die namentlich auch so bezeichnet ist, weil sie nicht die Steuernummer der Firma H als Gutschriftsempfänger enthält.
Die Beanstandung erfolgt jedoch ohne ausreichenden Grund, da § 14 Abs. 4 Nr. 2 UStG lediglich vorschreibt, die Steuernummer des leistenden Unternehmers (hier: Leasinggeber F) in einer Rechnung aufzuführen. Deshalb könnte, wenn überhaupt, nur die Steuernummer des Leistenden F gefordert werden.
Verwendung des Begri...
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