Rz. 23
Die Zuständigkeit für die Offenlegung bzw. Hinterlegung liegt bei den Personen, die als ständige Vertreter die Ges. in den Angelegenheiten der Zweigniederlassung (außergerichtlich und gerichtlich) vertreten können. Sie müssen bei Anmeldung der Zweigniederlassung benannt werden (§ 13e Abs. 2 Satz 4 Nr. 3 HGB). Handelsbevollmächtigte können nur als ständige Vertreter agieren, wenn sie eine dauerhafte Prozessführungsbefugnis (§ 54 Abs. 2 HGB) und generelle Vertretungsmacht haben.[1] Hierbei wird es sich in erster Linie um Prokuristen handeln.[2]
Rz. 24
Sind keine Personen als Vertretungsberechtigte eingetragen, liegt die Verpflichtung bei den gesetzlichen Vertretern der Hauptniederlassung. Dies sind diejenigen, die die ausländische Ges. vertreten können, unabhängig davon, welchen Bezug sie zur inländischen Zweigniederlassung oder zum Inland aufweisen. Die Zuordnung dieses Vertretungsrechts richtet sich nach ausländischem Gesellschaftsrecht.
Der CFO einer maltesischen Ltd. hat noch nie die deutsche Zweigniederlassung der Ges. aufgesucht, gleichwohl kann er für die Erfüllung des § 325a HGB verantwortlich sein. Es obliegt der Ges., durch organisatorische Maßnahmen (wie z. B. die Beauftragung externen Dienstleister) die Erfüllung dieser Pflicht zu gewährleisten. Sanktionen wegen deren Nichterfüllung richten sich nach ausländischem Recht. Hierbei kann ein Verstoß gegen die gebotene Sorgfalt ggf. auch zu einer persönlichen Inanspruchnahme oder einer Nichtanwendbarkeit einer evtl. D&O-Versicherung führen.
Rz. 25
Sind mehrere Personen[3] verpflichtet für eine Offenlegung bzw. Hinterlegung zu sorgen, tragen sie in gleichem Maß Verantwortung. Bestehen innerhalb eines Leitungsgremiums Absprachen über die Aufgabenverteilung, gelten diese nur im Innenverhältnis, nicht aber ggü. Dritten. Evtl. Rückgriffs- und Schadensersatzansprüche im Innenverhältnis der Beteiligten bleiben hiervon unberührt.
Rz. 26
Während des Insolvenzverfahrens besteht die Verpflichtung aus § 325a HGB fort. Diese obliegt dem Insolvenzverwalter, der gem. § 155 Abs. 1 InsO die handels- und steuerrechtlichen Verpflichtungen der Ges. zu erfüllen hat. Sofern sich Teile des Vermögens bei den ständigen Vertretern befinden, können diese u. U. neben dem Insolvenzverwalter verpflichtet sein.[4] Folglich treffen sie auch mögliche Sanktionen (Rz 50 ff.), wenn die Offenlegung ganz oder tw. unterbleibt.
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