Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung bei einer Einnahmen-Überschussrechnung

Frage: Wo ist geregelt, dass Einnahmen-Überschussrechner Kassenführung haben müssen?

Worauf stützt sich die Aussage, dass Einnahmen-Überschuss-Rechner kein Kassenbuch führen müssen? Ist dies allein daraus abzuleiten, dass im § 22 UStG die Kasse nicht erwähnt wird?

Antwort: Zu der Art der Aufzeichnung gibt es keine detaillierte Regeln

Detaillierte Regelungen darüber, wie Bareinnahmen aufgezeichnet werden müssen, sind weder im HGB noch im Steuerrecht enthalten. In § 146 Abs. 1 AO heißt es lediglich, dass die

• Buchungen und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorzunehmen sind und
• Kasseneinnahmen und Kassenausgaben täglich festgehalten werden sollen. 

Bei einer Einnahmen-Überschussrechnung können die Buchführungsunterlagen und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen auch in der geordneten Ablage von Belegen bestehen (§ 146 Abs. 5 AO), wenn dies den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung entspricht. Das bedeutet, dass bei einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung die Bareinnahmen und Barausgaben allein anhand der Rechnungen und Quittungen nachgewiesen werden können, z. B. indem

• die Belege chronologisch nach dem Tag des Geldeingangs abgelegt werden und
• in handschriftliche oder EDV-Listen, z. B. in Excel-Tabellen, eingetragen werden. 

Vermerkt der Unternehmer auf seinen Ausgangsrechnungen, dass der Betrag auf sein Konto überwiesen oder bar gezahlt wurde, reicht eine Liste aus, die alle Einnahmen enthält. Gesonderte Listen sind nicht erforderlich, wenn sich die entsprechenden Daten aus den Konten einer EDV-Buchführung ergeben.

Wichtig: Bei einer Einnahmen-Überschussrechnung ist laut BFH kein Kassenbuch erforderlich

Der Leitsatz im BFH-Beschluss vom 16.02.2006, X B 57/05 lautet: „Bei zulässiger Gewinnermittlung nach § 4 Abs. 3 EStG sind Steuerpflichtige nicht zum Führen eines Kassenbuchs verpflichtet.“

Einnahmen-Überschussrechner können wählen: Kassenführung oder nicht

Für alle bar gezahlten Beträge haben Einnahmen-Überschussrechner somit die Wahl, sich für eine der beiden folgenden Lösungen zu entscheiden:

• Kassenbuch (= geschlossene Kassenführung): Ein Kassenbuch beinhaltet sämtliche Bargeldbewegungen. Das bedeutet, dass jeder Betrag, der bar eingenommen, bar gezahlt, privat entnommen bzw. eingelegt oder bei der Bank eingezahlt wurde, im Kassenbuch zu erfassen ist.
  Einnahmen-Überschuss-Rechner sollten diese Variante möglichst nicht wählen, weil Eintragungsfehler sich sofort zum Nachteil auswirken.
• Ohne Kassenbuch sind zwar alle Bargeldbewegungen, wie z. B. Einnahmen, Betriebsausgaben, Entnahmen und Einlagen, getrennt voneinander aufzuzeichnen. Die Belege über Betriebsausgaben, die bar (aus dem Portemonnaie) bezahlt wurden, sind ebenso aufzubewahren, wie auch alle anderen Belege. 

Werden in Einzelhandelsbetrieben Waren von geringem Wert an eine unbestimmte Vielzahl nicht bekannter und auch nicht feststellbarer Personen verkauft, ist es nicht erforderlich, die baren Betriebseinnahmen für jedes einzelne Geschäft aufzuzeichnen

Das betrifft insbesondere den

• Einzelhandel mit Lebensmitteln, Tabakwaren, Schreibwaren,
• Marktstände und
• Gaststätten.