- Beispiele für Optimierungspotenzial
- Optimierungspotenzial erkennen
- Belege richtig organisieren
- Konkrete Schritte zur besseren Organisation
Im zweiten Teil unseres Top-Themas gehen wir darauf ein, wie Sie Optimierungspotenzial erkennen und geben anschauliche Beispiele.
Es gibt zwei Möglichkeiten, das Potenzial für die Optimierung im Verantwortungsbereich zu erkennen:
- Mehrere Mitarbeiter führen die gleichen Abläufe für verschiedene Bearbeitungsobjekte durch (z. B. mehrere Finanzbuchhalter mit getrennter Kontoverantwortung).
- Ein Prozess, der mehrere Teilaufgaben enthält, überschreitet Verantwortungsgrenzen (z.B. der Mahnlauf mit Druck, Verteilung und Information). Dabei hat die Definition des Prozesses großen Anteil an der Situation.
Grundsätzlich bietet auch die Vertretungsregel einen guten Hinweis auf mögliche Optimierungen. Wenn sich mehrere Mitarbeiter vollständig vertreten können, verfügen sie häufig über vergleichbare Aufgabenbereiche, die parallel zueinander abgewickelt werden. Wenn es bei der Vertretung zu Abstimmungsproblemen kommt, ist das häufig ein Zeichen für auseinandergerissene Verantwortungsbereiche. Hier kann die Reorganisation ansetzen.
Die Informationsverarbeitung stellt mit der Standardsoftware für die Buchhaltung die Mittel zur Verfügung, mit denen Verantwortungsbereiche optimiert werden können. Der Informationsfluss über ein Bearbeitungsobjekt (Kunde, Lieferant, Sachkonto usw.) wird gewährleistet. Gleichzeitig wir der Anwender, der sich auf begrenzte Abläufe konzentrieren kann, ein Spezialist für diese Aufgaben.
Stammdatenaufgaben in einer Hand
Besonders erfolgreich ist es, die Konzentration aller Stammdatenaufgaben in eine Hand zu legen. Gleichgültig, ob es sich um Kunden oder Lieferanten handelt, ob Anlagenstämme oder Sachkonten angelegt und gewartet werden, hier ist komplexes Fachwissen notwendig. Durch die Konzentration auf wenige Anwender wird ein Vorteil durch Erfahrungsaufbau erzielt.
Das gilt z.B. für die Verbuchung der Kontoauszüge der Banken. Die IT ermöglicht es, digitale Kontoauszüge auch elektronisch zu verbuchen. Dabei macht eine Trennung zwischen Zahlungen und Geldeingang keinen Sinn. Die traditionelle Verbuchung an zwei Stellen (Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung) wird damit zum Hindernis.
Praxis-Beispiel: Neue Aufgabenverteilung in der Kreditorenbuchhaltung
Für die Kreditorenbuchhaltung kann eine neue Aufgabenverteilung anstelle der Konzentration auf verschiedene Kreditorengruppen die Zuordnung verschiedener Aufgaben als Grundlage haben. So gibt es dann eine Stelle, die sich mit der Rechnungsprüfung befasst, eine Stelle ist zuständig für die richtige Verbuchung der Eingangsrechnungen und eine Stelle für die rechtzeitige und korrekte Bezahlung.