28.04.2015 | Top-Thema Buchhaltungsabläufe für die IT optimieren

Belege richtig organisieren

Kapitel
Digitalisieren Sie und genießen Sie die Vorteile einer optimierten Belegorganisation.
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Seit Jahrhunderten arbeitet die Buchhaltung mit Papierbelegen und trägt diese in Bücher ein. Diese Bücher sind heute digital, die Belege oft nicht. Die Form der Belege und die Identifikation von Informationen im Buchhaltungssystem könnte mit Hilfe der IT wesentlich komfortabler gestaltet werden. Wir geben Ihnen praktische Tipps.

In modernen Buchhaltungssystemen muss niemand mehr Kunden oder Lieferanten anhand von Nummern finden. Es gibt komfortable Suchfunktionen die Namen, Orte und andere Kriterien verwenden. Damit ist überall dort, wo heute noch ein Nummernschlüssel zur Identifikation verwendet wird, Potenzial für eine weniger aufwändige Arbeit vorhanden. Das gilt besonders für „sprechende“ Nummernschlüssel, also Schlüssel, in denen Informationen zu Kundengruppe, Lieferantenherkunft oder Postleitzahlen enthalten sind.

Praxis-Hinweis: Sprechende Schlüssel

Sprechende Schlüssel haben wesentliche Nachteile. Zum einen verlängert die Notwendigkeit, Inhalte darzustellen, die Zeichenkombination. Zum anderen reichen die Schlüsselmöglichkeiten oft nicht lange aus. Schlüssel müssen dann verändert werden. Oder es werden Hilfskonstrukte angewandt, um erweiterte Inhalte unterbringen zu können. So wird z.B. die neue zehnte Kundengruppe mit Buchstaben dargestellt, um sie noch im einstelligen Feld angeben zu können. Wer die Chance zur Neuorganisation seiner Belege und Belegnummern bekommt, sollte diese nutzen, um sprechende Schlüssel zu eliminieren.

Digitale Belege bergen enormes Einsparpotenzial

Das Einsparpotenzial digitaler Belege wird unterschätzt, gerade auch in der Buchhaltung. Digitale Belege wie Buchungsbelege, Journale, Kopien von Ausgangsrechnungen können direkt in die elektronischen Abläufe integriert werden. Wenn möglichst früh Belege in digitaler Form vorliegen, wird auch ein Medienbruch vermieden. Dadurch sinken der Erfassungsaufwand und die Fehlerwahrscheinlichkeit.

Lösungen für die Praxis

Effizient arbeitende Buchhaltungen haben ihre Belegorganisation direkt auf die Möglichkeiten der Informationstechnologie ausgerichtet:

  • Alle Objekte wie Kunden, Lieferanten, Anlage, Belege werden mit laufenden Nummern gekennzeichnet. Es gibt keine sprechenden Schlüssel.
  • Gefunden werden die Objekte über andere Merkmale. Diese werden individuell auf das Unternehmen angepasst und für die Nutzung in der Buchhaltung optimiert.
  • Ausgangsrechnungen werden möglichst nur noch digital erstellt und verschickt. Zumindest die eigene Kopie wird nicht mehr auf Papier erstellt.
  • Eingangsrechnungen werden in der Poststelle digitalisiert. Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) sorgt für die Archivierung und stellt Workflows für die Rechnungsprüfung zur Verfügung.
  • Interne Belege werden nur noch digital erstellt (z.B. Wareneingangsbelege, Inventurdokumente).
  • Die Buchungsjournale werden gleich in das DMS gegeben. Ein Ausdruck erfolgt nur noch, wenn Probleme geklärt werden müssen. Alle Kontrollen von Abläufen und Ergebnissen in der Buchhaltung werden durch digitale Freigaben protokolliert.

Schlagworte zum Thema:  Beleg, Organisation, Buchhaltung, IT, Software

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