09.11.2016 | Innergemeinschaftliche Lieferungen

Gelangensbestätigung: Pflichten, Pflichtangaben und ein Muster

Eine Gelangensbestätigung ist bei einer Beförderung an Unternehmen ins EU-Ausland unabdingbar - ansonsten droht der Verlust der Steuerfreiheit.
Bild: Silke Thole

Wenn Sie an Unternehmen im EU-Ausland liefern, können Sie Lieferungen grundsätzlich umsatzsteuerfrei stellen. Allerdings müssen dafür einige Voraussetzungen erfüllt sein. Erfüllen Sie Ihre Belegpflichten nicht, droht der Verlust der Steuerfreiheit.

Liefern Sie aus Deutschland Waren in einen anderen Mitgliedsstaat der EU, dann handelt es sich dabei um eine innergemeinschaftliche Lieferung. Das bedeutet, dass Sie auf Ihrer Rechnung keine Umsatzsteuer ausweisen müssen.

Voraussetzung:

  • Der ausländische Kunde ist Unternehmer und
  • erwirbt die Waren für seinen Betrieb.

Zudem müssen Sie nachweisen, dass Sie das Produkt auch tatsächlich in das jeweilige Land geliefert haben. Für diese Fälle hat der Gesetzgeber die Gelangensbestätigung eingeführt: Hiermit muss der ausländische Auftraggeber dem deutschen Unternehmen den Erhalt der Ware bestätigen.

Pflichtangaben einer Gelangensbestätigung

Mit der Gelangensbestätigung wurden die Nachweispflichten für grenzüberschreitende Umsätze runderneuert. Die Gelangensbestätigung als Nachweis muss der Abnehmer abzeichnen. Der Beleg muss folgende Pflichtangaben enthalten:

  • Name und Anschrift des Abnehmers,
  • Menge des Gegenstands der Lieferung und handelsübliche Bezeichnung einschließlich Fahrzeug-Identifikationsnummer bei Fahrzeugen,
  • Tag und Ort des Erhalts des Gegenstands im EU-Ausland oder bei Selbsttransport durch den Abnehmer,
  • Tag und Ort des Endes der Beförderung im EU-Ausland,
  • Ausstellungsdatum der Bestätigung,
  • Unterschrift des Abnehmers und
  • Nachweis über Vertretungsberechtigung, wenn der Abnehmer selber nicht vor Ort ist.

Gelangensbestätigung: Elektronisch oder als Sammelbestätigung

Die Verwaltung schreibt keine bestimmte Form der Gelangensbestätigung vor, sie kann auch aus mehreren Dokumenten bestehen. Wird die Gelangensbestätigung elektronisch übermittelt, ist eine Unterschrift nicht erforderlich. Allerdings muss dann erkennbar sein, dass die Bestätigung vom Abnehmer stammt. Die Gelangensbestätigung kann außerdem als Sammelbestätigung ausgestellt werden – mit Umsätzen bis zu einem Quartal.

Versendung oder Beförderung?

Das Gesetz unterscheidet darüber hinaus, ob die Ware versandt oder befördert wurde. Eine Versendung liegt vor, wenn ein Dritter – zum Beispiel ein Spediteur oder ein Kurierdienst – die Ware in den jeweiligen Mitgliedstaat gebracht hat. Als Beförderung wird bezeichnet, wenn der Lieferant oder der Abnehmer selbst die Ware ins EU-Ausland geliefert bzw. abgeholt hat. Bei einer Versendung reicht als Nachweis auch

  • ein handelsrechtlicher Frachtbrief,
  • ein Konnossement oder
  • ein handelsüblicher Spediteursbeleg (mit den Angaben der Gelangensbestätigung)

aus.

Achtung: Die Nachweise müssen Sie behalten und zehn Jahre aufbewahren!

Praxistipp: Vorab E-Mail mit Dokument versenden

Schicken Sie Ihrem Kunden ein vorab ausgefülltes Dokument per E-Mail. Dieser muss dann nur den Zeitpunkt des Warenerhalts sowie das Ausstellungsdatum ergänzen und anschließend zurückschicken. Auf diese Weise vermeiden Sie mögliche Fehlerquellen. Außerdem sollten Sie die Rechnungsnummer in die Gelangensbestätigung aufnehmen. So kann ein klarer Bezug zur betreffenden Rechnung hergestellt werden.

Gelangensbestätigung: Vorlagen und Muster

Um Ihnen die Erstellung der Gelangensbestätigung zu erleichtern, haben wir Muster in englisch, französisch und deutsch für Sie vorbereitet.

Weitere Informationen finden Sie hier:

Top-Thema "Neuregelungen des Belegnachweises bei innergemeinschaftlichen Lieferungen"

Schlagworte zum Thema:  Gelangensbestätigung, Innergemeinschaftliche Lieferung, Umsatzsteuer

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