Unter der Rubrik "Aus der Praxis – für die Praxis" greifen wir Kundenanfragen aus den Bereichen Jahresabschluss, Buchhaltung und Steuern auf, die ein Fachautor für uns beantwortet. Heute beantwortet Herr Prof. Dr. Dawo die Frage, wie der Erwerb einer Softwarelizenz eines Drittanbieters in der Buchhaltung richtig abgebildet wird.
Die Frage:
Wie würde man den Erwerb einer Softwarelizenz eines Drittanbieters verbuchen, die im Rahmen eines Kundenprojekts später dem eigenen Kunden zur Verfügung gestellt wird?
Die Antwort:
Da die Anfrage keine weitergehende Beschreibung der Leistungserstellung beinhaltet, müssen zunächst einige Annahmen getroffen werden, die der Beantwortung zugrunde liegen.
Die nachfolgende Beantwortung der Anfrage geht davon aus, dass eine Softwarelizenz von einem Beratungsunternehmen, das z. B. IT-Integrationsleistung anbietet, für ein spezifisches Projekt angeschafft wird und im Zuge eines Projektes dem Kunden in Verbindung mit weiteren Beratungsleistungen überlassen wird. In einem solchen Umfeld werden Beratungsleistungen auf Basis von Dienst- oder Werkverträgen erbracht, die den Kunden nach erbrachter Leistung in Rechnung gestellt werden.
Im folgenden Beispiel wird von dem (komplexeren) Fall ausgegangen, dass eine werkvertragliche Beratungsleistung, die über mehrere Monate erbracht wird, erst nach Abschluss der Leistungserbringung abrechenbar ist.
Weiterhin wird der Beantwortung der Anfrage die aufwandsorientierte Verbuchung von Materialien zugrunde gelegt, da dies die am häufigsten angewandte Buchungstechnik darstellt.
Die im Folgenden verwenden Konten sind beispielhaft aus dem DATEV-Spezialkontenrahmen SKR04 entnommen (wo jeweils mehrere Konten zur Verwendung in Frage kommen) und sind unternehmensindividuell anzupassen.
Ausgehend von einer aufwandsorientierten Verbuchung wird eine Softwarelizenz, die mit der Absicht erworben wurde, diese nicht im eigenen Unternehmen zu nutzen, sondern einem Kunden zu überlassen, in Höhe des Anschaffungspreises als Aufwendungen für bezogene Leistungen unter dem Materialaufwand verbucht (ggf. mit Projektbezug).
Eine Erfassung kann z.B. auf dem Konto 5980 (SKR04) erfolgen:
5980 Fremdleistungen (Entgelte für Rechte und Lizenzen) an 1800 Bank
In dem hier unterstellten Szenario kommt es beim leistungserbringenden Beratungsunternehmen am Ende jedes Monats der Projektlaufzeit zur Aktivierung von noch nicht abrechenbaren "unfertigen Leistungen" bewertet zu Herstellungskosten. In der Praxis wird diese Bewertung häufig durch Projektcontroller durchgeführt.
- Bei Beratungsleistungen sind die Personalkosten bzw. Fertigungseinzelkosten (FEK) i.d.R. die betragsmäßig bedeutendste Position im Herstellungskostenschemata.
- Gleichwohl sind auch die Anschaffungskosten der für den Kunden erworbenen Softwarelizenz in die HK-Ermittlung als Materialeinzelkosten (MEK) einzubeziehen.
- Die in einem Monat erbrachten, aber noch nicht abrechenbaren Leistungen sind in Höhe ihrer Herstellungskosten (monatlich) als unfertige Leistungen zu aktivieren,
dies z.B. durch den Buchungssatz SKR 04:
1080 unfertige Leistungen an 4815 Bestandsveränderungen unfertige Leistungen
Durch diese Buchung wird die zuvor erworbene und als Aufwendungen für bezogene Leistungen unter dem Materialaufwand (Konto 5980) erfasste Softwarelizenz als Teil der unfertigen Leistungen im Vorratsvermögen unter der Bilanz-Position "B.I.2. unfertige Erzeugnisse, unfertige Leistungen" ausgewiesen. Damit wird die Softwarelizenz nicht dem Anlagevermögen, sondern dem Umlaufvermögen zugeordnet, da sie dem Unternehmen nicht dauerhaft dient. Durch die Ertragsbuchung auf dem Konto 4815 wird der zuvor bei der Anschaffung erzeugte Aufwand (Konto 5980) ausgeglichen.
In der Periode der Abrechnung der in den Monaten zuvor erbrachten Leistungen an den Kunden werden die Bestände an unfertigen Leistungen ausgebucht (es entsteht Aufwand) und gleichzeitig Umsatz gebucht (es entsteht Ertrag). Erst in dieser Periode entsteht (bei der hier unterstellten werkvertraglichen Leistungserbringung) der Gewinn.
Dazu bedarf es zweier Buchungssätze.
1. Aufwandswirksame Ausbuchung der unfertigen Leistungen:
4815 Bestandsveränderungen unfertige Leistungen an 1080 unfertige Leistungen
2. Die nun abrechenbare Leistung wird dem Kunden in Rechnung gestellt. Die Höhe des zu buchenden Umsatzes entspricht dem vereinbarten Entgelt. Letzteres entspricht wiederum i.d.R. der Summe aus über die Projektlaufzeit angesammelten Herstellungskosten sowie einem Gewinnzuschlag:
1200 Forderungen aus Lieferungen und Leistungen an 4000 Umsatzerlöse
Bei dienstvertraglicher Leistungserbringung vereinfacht sich die Buchungstechnik, da die erbrachten Leistungen in der Regel monatlich abgerechnet werden.
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