Skalierung ohne linearen Personalaufbau
Der Kern des Technologiehebels lässt sich in einem Satz fassen: Transaktionsvolumen und Komplexität können kräftig wachsen, ohne dass Kosten und Teamgröße proportional mitwachsen müssen. Integrierte, cloudbasierte Systemlandschaften verknüpfen Finanz-, Personal- und Betriebsdaten über Schnittstellen, lösen das Excel-Reporting ab und schaffen eine Single Source of Truth als Grundlage für Effizienz, Transparenz und Compliance zugleich. Eine Warnung gehört allerdings dazu: Wer Prozesse vor der Systemeinführung nicht ordnet, riskiert, ineffiziente Abläufe lediglich zu digitalisieren.
Künstliche Intelligenz verstärkt diesen Hebel noch einmal deutlich. KI-Systeme arbeiten rund um die Uhr z.B. in Form von Agenten und bewältigen schnell wachsende Transaktions- und Datenmengen. Kostendruck, demografischer Wandel und Talentknappheit treiben die Entwicklung zusätzlich. Für Wachstumsunternehmen lautet die Frage längst nicht mehr, ob, sondern wie und wie schnell KI compliant eingesetzt wird, denn Unternehmen mit konsequentem KI-Einsatz sparen gerade in Skalierungsphasen erhebliche Personalkosten und verschaffen sich damit strukturelle Wettbewerbsvorteile.
Für das Unternehmen ist der Zeitpunkt der Systementscheidungen entscheidend. In der Frühphase genügen Buchhaltungssoftware (standardmäßig DATEV zur einfachen Zusammenarbeit mit Steuerberater*innen) und einfaches Reporting; wer hier bereits ein vollintegriertes ERP einführt, bindet Ressourcen ohne Gegenwert. Umgekehrt wird ein zu später ERP-Wechsel teuer: Mehrgesellschaftsstrukturen, Fremdwährungen und Konsolidierungsanforderungen überfordern gewachsene Tool-Sammlungen. Typische Fehlentwicklungen sind Tool-Wildwuchs, Datensilos, unklare Eigentümerschaft und Schattenprozesse, die zwar nur schleichend entstehen, aber später erheblich Transparenz und Geschwindigkeit in Prüfungen (z.B. Jahresabschluss, Due Diligence) kosten.
Die Rolle von CFOs: Product Owner der Finanzsysteme
CFOs wandeln sich von Anwendern zu Gestaltern (und ja, manchmal auch Coder*innen) der digitalen Finanzfunktion. Das Buch empfiehlt, Finance Technology explizit als Produkt zu führen mit der CFO-Organisation als fachlichem Product Owner: Sie priorisiert das Backlog, definiert Erfolgsmetriken, steuert Anbieterauswahl und Architekturentscheidungen und achtet dabei auf Datenhoheit und die Vermeidung von Vendor-Lock-ins.
Bei KI gilt dieselbe Steuerungslogik: Use Cases werden nach Nutzen und Aufwand priorisiert, Systeme müssen erklärbar und prüfbar bleiben, und der qualifizierte Human-in-the-loop bleibt schon aus regulatorischen Gründen unverzichtbar.
Zu den Grenzen gehören Modellrisiken und Halluzinationen, Schatten-KI außerhalb der Governance, regulatorische Anforderungen etwa aus dem EU AI Act sowie GoBD und DSGVO. Und eine strategische Personalfrage kommt hinzu: Wenn Automatisierung Einstiegsaufgaben übernimmt, müssen Lernräume für den Finance-Nachwuchs bewusst neu geschaffen werden.
| Phase | Typische Systemlandschaft |
| Frühphase (bis ~30 MA) | Buchhaltungssoftware, zumeist DATEV, Rechnungsstellung und -erfassung, einfaches Reporting |
| Skalierung (30–150 MA) | ERP, ggf. Konsolidierungstool, zentrales Ausgabenmanagement |
| Scale-up (150+ MA) | ERP als Rückgrat, dedizierte System-Owner, Automatisierung und KI-Workflows |
Die Themen im Überblick
Der Technologiehebel umfasst im Buch unter anderem: Bedarfsanalyse und Tool-Auswahl, ERP-Auswahl und -Implementierung, Buy vs. Build, Systemarchitektur, Change Management, Machine Learning und generative KI, Prompting, KI-Workflows und Agenten, spezialisierte Finance-KI-Tools, Use-Case-Priorisierung und Erfolgsmessung.
Teil 6 dieser Serie erscheint in einer Woche und widmet sich dem Multiplikator: People & Culture und Leadership, also warum die Wirkung von CFOs über Menschen skaliert.
Zum Weiterlesen
Das Buch: Dieser Beitrag basiert auf dem Buch »Finanzmanagement in Start-ups und Scale-ups. CFO-Know-how von Accounting bis Treasury«, herausgegeben von Dr. Veronika von Heise-Rotenburg (Schäffer-Poeschel, 2026). Auf rund 500 Seiten vertiefen erfahrene CFOs und Fachexpert*innen die hier skizzierten Themen – ergänzt um Checklisten, Praxisbeispiele und Literaturempfehlungen, jeweils im Peer-Review geprüft. Das Buch ist überall im Buchhandel erhältlich sowie direkt beim Verlag: Finanzmanagement in Start-ups und Scale-ups
Der Lehrgang mit den Autor:innen: Wer über die Lektüre hinaus unmittelbar von den Autor*innen lernen möchte: Im Herbst startet an der Hochschule der Bayerischen Wirtschaft (HDBW) das Seminar zum Buch – mit den Autor*innen als Dozent*innen. Informationen unter: Startup-CFO - Berufsbegleitender Zertifikatslehrgang
Das Seminar: Wer einen schnellen Überblick sucht, was eine junge Finanzführungskraft in einem Start-up oder Scale-up erwartet, findet vielleicht im folgenden Seminar der Haufe Akademie das Passende: Operatives Finanzmanagement im Wachstumsunternehmen - Das CFO Training für die Entwicklung des Finanzbereichs im Start-up/Scale-up
