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Der Finanzbereich vieler Unternehmen verändert sich und damit auch die Organisation. Bild: Haufe Online Redaktion

Die Transformation der Finanzorganisation beschäftigt momentan viele Unternehmen. Im Zuge der Neuausrichtung der Finanzorganisation baut CDK Global ein Shared Service Center in Prag auf. Dank gelungener Kommunikations- und Recruitingmaßnahmen läuft das Projekt gut. Aber es bleiben noch viele Herausforderungen.

Analyse des Finance-Bereichs zeigte Optimierungspotenzial auf

Das 2015 neu ins Amt getretene Management-Team von CDK Global hat eine konsequente Ist-Aufnahme der Organisation und seiner Prozesse durchgeführt. Das Ergebnis ergab u. a.

  • hohe Verwaltungskosten bezogen auf die erwirtschafteten Umsätzen,
  • ein veraltetes ERP-System,
  • wenig Business-Partner-Aktivitäten der Finanzorganisation,
  • Finanzmitarbeiter in mehr als 20 Ländern und
  • viele lokale Rechnungslegungsstandards sowie US-GAAP in zwei Werken.

Über die Neuausrichtung der Finanzorganisation inkl. des Aufbaus eines Shared Service Centers in Prag spricht Niell Becker, Finance Director FP&A von CDK Global, in seinem Vortrag "The road to Prague" auf der Fachkonferenz Finance Excellence 2018.

Welche Ziele CDK Global bei der Transformation setzt 

Der Finance-Bereich soll seine Business-Partner-Rolle stärken, um das Business voran zu treiben. So formuliert Niell Becker das Ziel der Transformation der Finanzorganisation von CDK Global. Zunächst wurden daher eine globale Vision, eine Mission und ein Wertegerüst definiert. Alle Elemente stellten insbesondere effiziente End-to-end-Prozesse, Kundenfokussierung und gemeinschaftliche Zusammenarbeit in den Mittelpunkt.

  • Aus den Prozessen sollen vor allem ein akkurates Reporting sowie ergebnisrelevante Einblicke in das Geschäft folgen.
  • Um die Vision in der Organisation zu verankern, wurde beispielsweise ein Würfel entwickelt, der bei jedem Mitarbeiter auf den Arbeitsplatz gelegt wurde, denn "jeder sollte etwas von Finance auf dem Schreibtisch haben".

Interne Kunden formulieren Anforderungen an Finanzorganisation  

Die Erarbeitung der neuen Finanzorganisation erfolgte gemeinsam mit dem Business, den Anspruchsgruppen der Finanzorganisation sowie den HR-, Kommunikations- und IT-Abteilungen. Die Finanzmitarbeiter wurden regelmäßig über aktuelle Entwicklungen informiert.

Im Vordergrund stand die Ausrichtung des Aktivitätenportfolios der Finanzorganisation an den Kundenbedürfnissen. Gerade die Business-Partner-Rolle soll gestärkt werden und eine Nachfrage nach diesen Aktivitäten beworben werden, obwohl die Kunden bislang nahezu ausschließlich die Service-Tätigkeiten von Finance angefragt haben.

Aufbau eines neuen Standorts: In Prag laufen alle Finanzprozesse zusammen 

In einer Software-Firma ist einer der größten Kostenblöcke und Erfolgsfaktoren das Personal. Im Rahmen der Neuausrichtung wurde ein zentrales Hauptquartier / Shared Service Center für Finanzen und Controlling etabliert. Nach der Prüfung mehrerer Standorte wurde letztlich Prag der Ort, an dem aufgrund eines gut ausgebildeten Arbeitskräftepotentials alle Finanzprozesse zusammen laufen sollen. Mithilfe einer großen innovativen Personal- und Kommunikationskampagne wurde CDK global als attraktiver Arbeitgeber positioniert und hat so zahlreiche Mitarbeiter gewonnen - auch von Wettbewerbern. Die Lead-Generierung erfolgte beispielsweise mit großflächiger Werbung auf Bussen. Die Gespräche führten nicht Recruiter, sondern Finanzmitarbeiter, die Interessenten und Bewerbern von ihren Tätigkeiten berichten konnten. Der Aufbau des Standorts ist ein voller Erfolg, u.a. durch einen effizienten Wissenstransfer, fest zugeordnete Ressourcen, ein komplettes System- & Prozessneudesign, den Einsatz von Subject Matter Experts und ein ambitioniertes Projektteam.

Positive und negative Entwicklungen durch die Neuausrichtung der Finanzorganisation 

Die Transformation zeigte viele positive Entwicklungen:

  • Die Business-Partner-Rolle wird von der Organisation zunehmend in Anspruch genommen.
  • Für die Recruiting-Kampagne in Prag hat CDK Global einen prestigeträchtigen Award gewonnen.
  • Viele Mitarbeiter haben gelernt, was die Kundenbedürfnisse und -ansprüche sind. 
  • Auch das neue ERP-System läuft erfolgreich.

Jedoch gibt es auch negative Entwicklungen. Allen voran, dass einige - auch loyale - Mitarbeiter die Firma verlassen haben.

Durch die neue Organisation wurde vieles verbessert 

Letztlich ist die Organisation mit dem Ergebnis der Transformation sehr zufrieden:

  • Die Finanzmitarbeiter wurden an einem Ort zusammengesetzt. Es gibt nur noch ein Hauptquartier für Finanzen. 
  • Der Anteil der Verwaltungskosten am Umsatz wurde deutlich reduziert. 
  • Das Reporting hat sich verbessert. 
  • Das neue ERP-System erfüllt die Bedürfnisse der Organisation. 
  • Die Business-Partner-Rolle von Finance wurde gestärkt und wird weiter entwickelt.

Welchen Herausforderungen sich die Finanzorganisation noch stellen muss

Dennoch gibt es weiterhin Herausforderungen, an denen die Organisation arbeitet:

  • Der Betrieb in Prag läuft gut, aber die Themen Mitarbeiterentwicklung und -rotation werden zunehmend relevant.
  • Manche Mitarbeiter wollen weiterhin in den alten Prozessen arbeiten.
  • Der CDK Global Ethos soll beibehalten werden.
  • Es gibt weiterhin eine Vielzahl an Rechnungslegungsstandards.
  • Eine Liste weiterer Verbesserungen soll umgesetzt werden.
  • Auch die Digitalisierung bietet weitere Möglichkeiten, Prozesse effizienter zu gestalten, z.B. mit robotics und advanced analytics.
  • Das Thema Dashboards soll weiterentwickelt werden.
  • Datenquellen soll noch konsistenter sein.

Über das Unternehmen:

CDK Global ist ein Technologielieferant für den weltweiten Automobil-Einzelhandel. Der Name setzt sich aus der Kernfirma Dealer Services und zwei akquirierten Unternehmen, Cobalt Digital Marketing und Kerridge Computer Company, zusammen. Die Software-Produkte des Unternehmens vereinfachen und professionalisieren Automobil-Händlern in über 100 Ländern die Kundeninteraktion, beispielsweise durch papierlose Dialogannahme, zentrales Kundendaten-Management und Online-Terminbuchung.

Schlagworte zum Thema:  Transformation, Shared Service Center, Finance, CFO

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