Geplantes Country-by-Country-Reporting würde Dokumentationsaufwand deutlich erhöhen

Die Anforderungen an die Dokumentation von Verrechnungspreisen (VP) werden voraussichtlich steigen. Ursache ist der BEPS-Aktionsplan der OECD, nach dem zusätzliche Finanzdaten für das CbCR erhoben werden müssen. Die knappen Abgabefristen legen die Weiterentwicklung automatisierter Lösungen nahe.

Bei mangelhafter VP-Dokumentation drohen empfindliche Strafen
Bereits seit 2003 sind deutsche Unternehmen gesetzlich verpflichtet, ihre konzerninternen grenzüberschreitenden Liefer- und Leistungsbeziehungen zu dokumentieren. Zu erfassen sind die Transaktionen zwischen den Konzerngesellschaften inklusive einer Begründung, warum die Verrechnungspreise steuerlich angemessen/fremdüblich (arm’s length principle) angesetzt wurden. Wird diese Compliance-Anforderung, nicht erfüllt, kann die Finanzverwaltung empfindliche Sanktionen verhängen, beispielsweise Strafzuschläge von bis zu 10 % auf die Verrechnungspreis-/Gewinnkorrektur, Schätzung der Gewinnkorrektur zu Lasten des Steuerpflichtigen oder bis zu 1 Mio. EUR Strafe für zu spät eingereichte VP-Dokumentationen (§ 162 Abs. 3 AO).

Dokumentation soll um Country-by-Contry-Reporting erweitert werden
In 2013 wurde der Entwurf eines OECD Aktionsplans zu „Base Erosion and Profit Shifting“ (BEPS) veröffentlicht. Im Mittelpunkt steht hierbei die Forderung der Finanzverwaltungen nach erhöhter Transparenz im Hinblick auf die Frage, ob die Konzerngesellschaften lokal einen Gewinn versteuern, der deren Wertschöpfungsbeitrag entspricht. Insbesondere beschreibt die Maßnahme 13 „Überprüfung der Verrechnungspreisdokumentation“ des Entwurfs, dass Unternehmen zukünftig umfangreiche interne Daten im Rahmen eines sogenannten „Country-by-Country-Reporting“ (CbCR) in die VP-Dokumentation aufnehmen sollen. Zwar wird dieses Reporting von der Unternehmenspraxis sehr kritisch gesehen, andererseits wird sich diese OECD Entwicklung voraussichtlich nicht mehr aufhalten lassen.
Falls der OECD Entwurf umgesetzt wird, würde der Anspruch an die Controlling- und Steuerabteilungen der Unternehmen weiter steigen, bestimmte (Finanz-) Daten im Unternehmen zusammenzutragen, die bislang nicht benötigt worden sind.

Intercompany Matrix sollte weitestgehend automatisiert erstellt werden
Um der aktuellen gesetzlichen Dokumentationspflicht nach § 4 GAufzV nachzukommen, sind eine Sachverhaltsdokumentation und eine transaktionsbezogene Angemessenheitsdokumentation zu allen grenzüberschreitenden, konzerninternen Liefer- und Leistungsbeziehungen zu erstellen. In der Praxis wird diese Dokumentation typischerweise auf dem Fundament einer sogenannten „Intercompany Matrix“ aufgebaut, die die Transaktionen erfasst. Das Ziel sollte sein, die Transaktionsmatrix über eine BW- oder Reportinglösung weitestgehend automatisiert zu erzeugen. Eine manuelle Erstellung dieser Matrix würde einen erheblichen personellen Arbeitseinsatz verursachen. Insbesondere die Abstimmung des Transaktionsvolumens zwischen Rechnungsteller und -empfänger ist häufig unzumutbar aufwändig.

Verschärft wird diese ohnehin schwierige Aufgabe dadurch, dass die OECD erwartet, dass die VP-Dokumentationen (und daher auch die Intercompany Matrix) zukünftig mit Abgabe der Steuererklärung der lokalen Gesellschaft erstellt ist. Hierbei muss nicht nur das Transaktionsvolumen zwischen zwei Konzerngesellschaften ermittelt werden, sondern auch die Transaktionsart sowie die Verrechnungspreise. Ohne einen klar definierten Prozess wird es nicht gelingen, diese Fristen, die teilweise bereits zwischen März und Juni des Folgejahres liegen, einzuhalten. Und diese Aufgabe wiederholt sich jährlich für alle Konzerngesellschaften.

Datenanforderungen des Country-by-Country-Reporting
Die aktuelle Entwurfsfassung des OECD Papiers vom 30.1.2014 zum CbCR erfordert beispielsweise folgende Daten (je Gesellschaft), die in der Praxis nur mit Mühe ermittelbar sein dürften:

• Sitz des effektiven Managements
• Umsätze
• Ergebnis vor Steuern
• Gezahlte Einkommensteuer (auf Basis von Barzahlungen): (a) an das Land der Organisation, (b) an alle anderen Länder
• Gezahlte Quellensteuer
• Gezeichnetes Kapital und kumulierter Gewinn
• Mitarbeiterzahl
• Personalaufwand
• Sach- und Finanzanlagen außer flüssige oder gleichwertige Mittel
• Gezahlte Lizenzgebühren an Konzerngesellschaften
• Erhaltene Lizenzgebühren von einzelnen Konzerngesellschaften
• Gezahlte Zinsen an Konzerngesellschaften
• Erhaltene Zinsen von Konzerngesellschaften
• Gezahlte Dienstleistungsgebühren an Konzerngesellschaften
• Erhaltene Dienstleistungsgebühren von Konzerngesellschaften
• Angaben jeweils zum Titel und Land des Firmensitzes der 25 höchstbezahlten Mitarbeiter eines Geschäftsbereichs

Einige Unternehmen lassen derzeit überprüfen, ob und in wie weit diese Daten beschafft werden können. Sobald die o.g. Anforderungen in nationales Recht umgesetzt sind, sollte der Intercompany- Matrix-Prozess um die Erfassung dieser zusätzlichen Daten erweitert werden.
Schon jetzt ist absehbar, dass eine IT-unterstützte Erzeugung (Prozess sowie BW/Reporting) der Intercompany Matrix sowohl aus steuerlicher Compliance- als auch aus betriebswirtschaftlicher Sicht zu empfehlen ist, um die Konsistenz der Daten sicherzustellen und um überhaupt die teilweise sehr knappen Erstellungsfristen einzuhalten.