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Die wichtigsten Überlegungen zu RPA Bild: Christian Voigt/Sven Manutiu, Roboyo GmbH, 2017

Die noch relativ neue Technik Robotic Process Automation birgt enormes Potenzial zur Kostenreduktion und Qualitätssteigerung. Fast alle Unternehmen arbeiten bereits digital - doch nur ein geringer Anteil der Tätigkeiten ist dabei auch automatisiert. Die „smarte Automatisierung für den CFO 4.0“ bedeutet für Roboyo die intelligente Automatisierung repetitiver und manueller Geschäftsprozesse.

Begrenzte Ressourcen werden oft falsch eingesetzt

Zeit, Budget und nicht zuletzt die Fähigkeiten der Mitarbeiter – Unternehmen sehen sich vor dem Hintergrund begrenzter Ressourcen heute mehr denn je dem Druck ausgesetzt, das Maximum an Effizienz aus Organisation und Prozessen zu mobilisieren. Dabei zeigen Christian Voigt und Sven Manutiu, Geschäftsführer und Gründer der Roboyo GmbH, dass viele Unternehmen einen großen Teil ihrer Ressourcen der „Monkey Work“, also manuellen, repetitiven Tätigkeiten in nicht wertschöpfenden Bereichen, opfern.

Digitalisierung: Das Ergebnis einer 200-jährigen Entwicklung

Dass der Status Quo kein Zufallsprodukt ist, wird einem bei genauerer Betrachtung der Geschichte schnell deutlich. Ein knapp 200 Jahre andauernder Prozess, beginnend mit der Entwicklung der Dampfmaschine und fortgeführt durch die Elektrifizierung und Robotisierung der industriellen Fertigung mündet in der heutigen Findungsphase „Industrie 4.0“. Dabei zeigt Sven Manutiu, dass auch nicht wertschöpfende Bereiche durch Entwicklung von Office- und ERP-Programmen eine rasante Entwicklung hinter sich haben, welche nun in der roboterbasierten Automatisierung ihren vorläufigen Höhepunkt findet. Ein Schritt, welcher in Fertigungsstraßen schon vor einigen Jahren stattfand, und nun auch in der Unternehmensverwaltung getan wird.

RPA und künstliche Intelligenz sind sich ergänzende Themen

Robotic Process Automation, kurz RPA, ist in seiner heutigen Form kein Teil der häufig betitelten künstlichen Intelligenz (KI) – ergänzt sich mit dieser und weiterer Technologien jedoch hervorragend. RPA kann als „digitaler Mitarbeiter“ gesehen werden, der nach vordefinierten Regeln den „Rattenschwanz manueller, teils kleinteiliger Prozesse“ bewältigt, so Roboyo. Häufig sind dies Prozesse, die mit konventionellen Lösungen gar nicht oder nicht wirtschaftlich zu automatisieren sind. Bereits gelebte Beispiele im Bereich Finanzen finden sich in

  • der voll automatisierten Verarbeitung von Buchungsbelegen,
  • dem Rechnungsstellungsprozess,
  • dem Monatsabschluss im Controlling bis zu
  • Kontrollen in Governance- und Compliance Prozessen.

Mit RPA sind Prozessautomatisierungen weder durch die Branche des einsetzenden Unternehmens noch auf eine bestimmte Fachabteilung begrenzt.

Roboyo geht davon aus, dass RPA sich stetig weiterentwickelt. In nächster Zeit werden immer mehr kognitive Fähigkeiten Einzug halten und der Ansatz mit KI-Lösungen kombiniert. 

Realisierung gestaltet sich in der Regel aufwandsarm

Obgleich laut einschlägiger Studien fast 90% der Unternehmen mit effizienteren Prozessen dank Digitalisierung sowie weitere 80% mit Kosteneinsparungen rechnen, spielt RPA bislang noch in verhältnismäßig wenigen Unternehmen eine tragende Rolle. Dabei gestaltet sich die Realisierung der RPA-Implementierung als vergleichsweise aufwandsarm. Laut Roboyo sind für eine effektive und effiziente Nutzung keine Systemveränderungen notwendig, was sich positiv auf die Umsetzungsdauer und -kosten auswirkt. „Ein klassisches Plug&Play-Prinzip“, beschreiben Sven Manutiu und Christian Voigt den Prozess. Die Roadmap zur RPA-Einführung gestaltet sich hierbei typischerweise in vier Schritten:

  • Strategie und Potenzialanalyse: Die Grundlagen schaffen
  • Maximierung der Prozesspotenziale: Neue, schlanke Prozesse gestalten.
  • Pilotphase: Die Digitalisierung erleben.
  • Skalierung und Operationalisierung: Integration in der Organisation.

Auch im Rahmen dieses Prozesses müssen auf wichtige Fragen, bspw. nach den strategischen Zielen, geeigneten Prozessen, der passenden Organisationsstruktur und Governance oder auch dem Managen des Veränderungsprozesses Antworten gefunden werden (S. Abb.).

Doch nicht zuletzt relativieren Use Cases wie bspw. die Reduktion der Prozesszeit von Tagen auf Stunden im Controlling-Monatsabschluss eines Automobilzulieferers sowie eine durchschnittliche Payback-Periode von 4-6 Monaten den Aufwand der Software-Implementierung. Zudem zeigt sich: Der erste Ansatz von RPA ist häufig kostengetrieben – ein weiterer Gewinn ist die Steigerung der Prozesstransparenz und -qualität. Ein flächendeckender Einsatz roboterbasierter Prozessautomation scheint vor dem Hintergrund dieser Ausführungen weniger eine Frage des „Ob?“ als eher eine Frage des „Wann?“.

Schlagworte zum Thema:  Effizienzsteigerung, CFO, Automatisierung, Finance Excellence, Rechnungslegung

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