Digitalisierung im Einkauf: Wie BUYIN den Einkauf fit für die Zukunft macht

Gefährdung der Einkaufsfunktion durch steigende Komplexität und Volatilität

BUYIN wurde 2011 als Joint Venture von der Deutschen Telekom und der France Télécom-Orange gegründet, um für die beiden Unternehmen Synergieeffekte durch einen gemeinsamen strategischen Einkauf zu heben. BUYIN verantwortet ein Einkaufsvolumen von 25 Mrd. Euro in über 40 Ländern.

Als Kernherausforderungen für die Einkaufsfunktion identifiziert Dr. Figge, Chief Digital Officer von BUYIN, die steigende Komplexität und den zunehmenden Zeitdruck des operativen Geschäfts. Daraus resultiert die Notwendigkeit, einen schnellen und effizienten Ablauf des Einkaufprozesses sicherzustellen.

„Die Digitalisierung der Einkaufsfunktion ist kein Selbstzweck. Sie ist notwendig, um in Zukunft einen Wertbeitrag für das Unternehmen leisten zu können.“

Während früher Governance-Strukturen die Involvierung des zentralen Einkaufs in den Beschaffungsprozess garantierten, lässt sich dies heute nur durch eine kundenzentrierte Arbeitsweise sicherstellen. Nur ein sichtbarer Wertbeitrag kann von der Notwendigkeit eines zentralen Einkaufs überzeugen. Grund dafür seien die vormals als hoch empfundenen Prozesskosten und Zeitverzögerungen, welche die subjektiv wahrgenommenen Vorteile durch Bündelung der Einkaufsvolumina in manchen Fällen überträfen.

Neue App ersetzt Mails und aufwendige Individuallösungen

Um einer schwindenden Involvierung des Einkaufs entgegenzuwirken, hat sich BUYIN entschlossen, sein Service-Angebot zu digitalisieren. Die Bedürfnisse der internen Kunden werden dabei neu bewertet und adressiert, um so einen sichtbaren Nutzen des Einkaufs herauszustellen.

Ergebnis ist eine kontinuierlich auf Basis des Kundenfeedbacks entwickelte Anwendung, die als mobile und Web-App entlang des Source-to-Contract-Prozesses entscheidungsrelevante Informationen strukturiert und zielgruppengerecht darstellt. Als Beispiel nennt Dr. Figge Verträge, Preislisten, erzielte Ersparnisse, aber auch aktuelle Ausgaben, Bestellungen und Kategoriestrategien.

Als Ziel setzt sich BUYIN die weitgehende Verdrängung von E-Mails, PowerPoint-Unterlagen und aufwendigen Individuallösungen durch eine transparente und nutzerfreundliche Präsentation aller relevanten Daten in der App.

Auch bei der Erfolgsmessung berichtet Dr. Figge von einem Wandel in der Einkaufsfunktion. Während früher die Ersparnisse als Hauptgröße herangezogen wurden, wird heute die Kundenzufriedenheit als Kern-KPI berichtet. Dies unterstreiche die konsequente Ausrichtung am Kundennutzen und sorge für die Priorisierung von Aktivitäten im Einkauf.

Gemischtes Team nutzt agile Methoden

Für die Entwicklung der App verwendet BUYIN Ansätze aus dem agilen Methoden-Baukasten, wie Design Thinking, Lean Start-up und Agile Development. So werden durch Kunden nachgefragte Features schnell und wirtschaftlich umgesetzt.

Für das Design der Anwendung setzt BUYIN auf ein internes Team aus Projektmanagern, Analysten, Marketing- und Operations-Experten. Bei der technischen Umsetzung unterstützen externe Datenexperten und Entwickler.

Erfolgsfaktoren für die digitale Einkaufstransformation via App

Mit dem Launch der App sieht sich BUYIN nicht am Ende der digitalen Transformation, denn die App wird kontinuierlich weiterentwickelt. Ein Projekt beschäftigt sich beispielsweise gerade mit intelligenten Algorithmen, die Absätze und damit Beschaffungsvolumina jederzeit rollierend vorhersagen.

In einer abschließenden Diskussion mit den Konferenzteilnehmern erläutert Dr. Figge noch Erfolgsfaktoren für die digitale Transformation. So sei es unabdingbar, die Kunden in das Zentrum des Schaffens zu stellen, ihre Bedürfnisse zu verstehen und ihnen eine individuelle Lösung zur Verfügung zu stellen.

Um schnellstmöglich einen Mehrwert für die Kunden zu generieren, sollten Produkte in kurzen, iterativen Zyklen entwickelt und gelauncht werden. Dafür sei ein Team notwendig, das Spaß an IT und Datenanalyse sowie ein Verständnis für Kunden und Produkte hat. Tiefgehendes technisches Know-how könne man am Markt über externe Partner einkaufen.

Über die Veranstaltung

Die 14. Fachkonferenz Finance Excellence am 20. März 2019 von Horváth & Partners in Düsseldorf stand unter dem Motto "Die Finanzfunktion neu denken – Gestaltungsmöglichkeiten für Kompetenzen, Daten und IT“. Aus den Blickwinkeln unterschiedlicher Branchen stellten die Referenten Ansatzpunkte für eine nachhaltige Performance-Steigerung im CFO-Bereich vor.