30.01.2017 | Serie Planungsfachkonferenz 2016

Integrierte BI-Lösung als Ersatz für Excel auswählen und einführen

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Bild: Haufe Online Redaktion

29 Gesellschaften, 18 Werke, auf allen Kontinenten vertreten – und Excel als Controlling-Tool. Diesen Zustand wollte SAF-Holland durch eine integrierte Planungs- und Reporting-Lösung ersetzen. Jörg Wahl stellte die Neuausrichtung mit Zieldefinition, Softwareauswahl und Einführung vor.

Ausgangssituation: Excel als Planungs- und Reporting-Tool

SAF-HOLLAND ist einer der weltweit führenden Hersteller von fahrwerksbezogenen Baugruppen und Komponenten für Anhänger und Auflieger. Die ca. 3.100 Mitarbeiter erwirtschaften einen Umsatz in Höhe von 1,06 Mrd. EUR. Die 29 Tochtergesellschaften mit 18 Fertigungsstätten verteilen sich auf alle Kontinente. Die Analyse- und Auswertungsmöglichkeiten der Plan- und Ist-Daten über alle Gesellschaften gestalteten sich jedoch schwierig – Planung und Reporting erfolgten nach wie vor „stand alone“ in Excel. Der Planungsprozess war durch das Zusammentragen der Planzahlen der einzelnen Tochtergesellschaften lang und aufwändig. Zudem bestand ein homogener Kontenrahmen lediglich für Gesellschaften, die SAP im Einsatz hatten.

Ziel: Integrierte Controlling-Lösung für Planung, Konsolidierung und Berichtswesen

Das Ziel war damit gesetzt: Die Schaffung eines homogenen, integrierten Planungs-, und Konsolidierungs- und Reporting-Tool. Diese Lösung soll zur Harmonisierung der Finanzprozesse beitragen und damit gleichzeitig die Datenqualität verbessern und die Erstellung des Konzernabschlusses verkürzen. Darüber hinaus sollen eine parametergetriebene Planung und Simulation ermöglicht werden. Jörg Wahl, VP Group Consolidation & Controlling, hat in seinem Vortrag die Zielsetzung, Software-Auswahl und Einführung einer integrierten Finanzplanung und Konsolidierung mit SAP BPC vorgestellt.

Planung: integriert, automatisiert, workflow-unterstützt und transparent

Im Hinblick auf die Planung wurden drei zentrale Handlungsfelder zur Nutzensteigerung der Planung identifiziert:

  1. Eine Verbesserung der Planungsqualität soll durch die Integration der Teilplanungen erreicht werden. Zudem sollen einheitliche Templates im Rahmen des Review-Prozesses verwendet werden.
  2. Die Automatisierung soll gesteigert werden, z.B. durch die automatische Aggregation auf höheren Ebenen von Szenarien, den Einsatz von Vorschlagswerten und eine dezentrale Offline Planung durch die Gesellschaften.
  3. Eine gesteigerte Transparenz soll durch einen harmonisierten Kontenrahmen für alle Gesellschaften, eine einheitliche Datenbasis, Workflow Management und Prozessharmonisierung erreicht werden.

Die Bestimmung der zentralen Handlungsfelder unterstützt die Auswahl einer geeigneten Softwarelösung.

9 Kriterien für die Softwareauswahl

Die Softwareauswahl begann mit dem Verschaffen eines Überblicks über den BI-Markt. Nach einer Vorauswahl wurden Software-Anbieter zur Präsentation eingeladen und Referenzkunden besucht. Die Bewertung der verbliebenen Softwarelösungen erfolgte anhand bereits vordefinierter Kriterien, die die Effektivität (Grad der Zielerreichung) und Effizienz (Grad der Kosteneffektivität) der einzelnen Lösungen berücksichtigen. Als weiteres Kriterium wurden Risiken hinzugezogen.

  1. Konsolidierung
  2. Operative Planung
  3. Systemhandhabung/Klarheit
  4. Customizing
  5. Flexibilität
  6. Wartung & laufende Kosten
  7. Kosten für Lizenzen und CPM-Software
  8. Implementierungskosten
  9. Risiken

Potenzielle Risiken ausschlaggebend für die Entscheidung

Nach ausführlicher Analyse und Bewertung der einzelnen Softwarelösungen fiel die Wahl auf SAP BPC (on premise). Am Ende ausschlaggebend für die Entscheidung war dabei das geringe Risiko bei der Wahl einer SAP-Lösung.

Die Architektur des SAP BPC sieht eine Verknüpfung der Konsolidierungs- und Planungsmodule über ein zentrales Data Warehouse durch das SAP ERP vor. Weiterhin werden die einzelnen Module einheitlich mit zentralen Parametern zu Währung, Finanzregeln und Zeitprofile versorgt.

Verbesserungsziele konnten weitestgehend erreicht werden

Nach der Implementierung von SAP BPC konnten die eingangs gesetzten Ziele weitestgehend erreicht werden. Mit SAP BPC wurde ein homogenes, integriertes Planungs-, Konsolidierungs- und Reporting-Tool eingesetzt. Die Finanzprozesse konnten harmonisiert, die Datenqualität verbessert und die Erstellung des Konzernabschlusses verkürzt werden. Die Berichterstattung konnte weiter automatisiert werden. SAP BPC unterstützt außerdem die Erstellung von Teilplänen (Vertriebsplanung, Kostenstellenplanung, Investitionsplanung).

 

Schlagworte zum Thema:  Business Intelligence, Integrated Reporting, Planung, Horváth, Best Practices

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