Excel bietet einige Vorteile, besonders im Hinblick auf den Kostenfaktor. Dies wird auch von BARC bestätigt, denn 40 Prozent der befragten Unternehmen gaben an, dass sie Excel einsetzen, weil ihnen Planungsanwendungen schlicht zu teuer sind.
Vieles spricht für den Einsatz der Office-Anwendung: Das Programm ist übersichtlich und intuitiv zu bedienen. Ohne viel Vorwissen können Nutzer Tabellen anlegen und Berechnungen anstellen. Auch komplexere Aufgaben wie Reports lassen sich mit Excel realisieren. Zudem ist die Anwendung schnell und im Vergleich zu spezieller Controlling-Software günstig.
Doch Excel ist keine Universallösung. Denn dort – so BARC –, wo spezielle Planungssoftware im Einsatz ist, sind über 80 Prozent der Nutzer „sehr zufrieden“ oder „zufrieden“. Oft sei es die Verwendung von Excel, die während der Planung zu massiven Problemen geführt habe (Fehler, Daten-Inkonsistenz). Bei komplexen Controlling-Aufgaben stößt Excel schnell an Grenzen. Das beginnt mit der Dateneingabe, die oft manuell erfolgt. Bei umfangreicheren Daten ist die händische Eingabe nicht nur arbeitsintensiv, sie lässt auch schnell Daten-Inkonsistenzen entstehen, die zu Fehleinschätzungen und schwerwiegenden Konsequenzen führen.
Vorteile und Risiken liegen auch bei Dokumentation und Zusammenarbeit eng beieinander. Während etwa die Geschäftsführung auf ihr Excel Report-Makro schwört, erstellen andere Abteilungen ihre Reports mit anderen selbstgestrickten Excel-Lösungen. Aber die Vielfalt individuell erstellter sowie manuell verwalteter Excel-Lösungen und -Tabellen mit zahlreichen Versionen wird schnell unübersichtlich. Schwierig kann sich auch die Zusammenarbeit gestalten – etwa dann, wenn bei der Planung Zahlen standortübergreifend verarbeitet werden. „Sind die Planzahlen jetzt wirklich aktuell, hat Süddeutschland die Zahlen schon geschickt und sind diese ins Planungssheet übertragen?“ – fragen sich Controller häufig.
Hinzu kommt, dass der Dateizugriff innerhalb von Excel nicht ohne Weiteres beschränkt werden kann. Das kann zu empfindlichen Sicherheits- und Compliance-Problemen führen, wenn Mitarbeiter auf Inhalte zugreifen, die nicht für sie bestimmt sind.
Am 10. März ab 14 Uhr findet zu diesem Thema auch ein Online-Seminar statt: Controllingberichte im Mittelstand wirksam und effizient gestalten