Durch den Einsatz von Business Intelligence (BI)-Anwendungen können Unternehmen viele Schwächen von Excel umgehen. Mit Hilfe von BI-Tools lassen sich Daten nämlich automatisiert aus verschiedenen Quellen für Reports und Analysen heranziehen. Das kann Excel nicht.
BI-Anwendungen unterstützen das Controlling auch, indem sie den Zugriff auf ein und dieselbe Datenbasis unternehmensweit erlauben und so die Informationsgewinnung beschleunigen. Durch BI-Anwendungen lässt sich auch die Kommunikation zwischen verschiedenen Abteilungen verbessern und zugleich die Konsistenz der Daten sichern. In der Regel nutzen BI-Anwendungen nämlich einen zentralen Datenserver, so dass es nur eine Version der Wahrheit gibt; und auf diese können alle Befugten gleichermaßen zugreifen. Ein hoher Grad an Automation spart dem Controlling Zeit, denn je nach Ausrichtung der BI-Software lassen sich neben Berichten und Analysen auch Planungen ohne großen Aufwand erstellen.
Doch auch BI-Anwendungen haben spezifische Schwächen. So sind sie für den Anwender in der Fachabteilung oft kompliziert in der Bedienung. Das kann Schulungsseminare und Einarbeitungszeiten nötig machen. Auch geänderte Berichts- oder Planungsanforderungen können zur Herausforderung werden. In vielen Fällen müssen sich Nutzer erst an die IT-Abteilung wenden, weil technisches Fachwissen erforderlich ist, um die geänderten Anforderungen umzusetzen. Das dauert und belastet die ohnehin knappen IT-Ressourcen. Umgekehrt verfügt die IT-Abteilung nicht über das nötige Fachwissen und muss sich mit der Fachabteilung rückkoppeln. Und das alles neben dem eigentlichen Tagesgeschäft.
Am 10. März ab 14 Uhr findet zu diesem Thema auch ein Online-Seminar statt: Controllingberichte im Mittelstand wirksam und effizient gestalten