04.03.2015 | Top-Thema Controlling im Mittelstand: Effizient mit Excel?

Was sollten Controlling-Lösungen generell leisten?

Kapitel
Controlling im Mittelstand ist eine wichtige, aber oft vernachlässigte Aufgabe.
Bild: Jedox AG

Controlling ist ein Teil des unternehmerischen Führungssystems, dessen Hauptaufgabe die Planung, Steuerung und Kontrolle aller Unternehmensbereiche ist. Aus diesem Grund laufen im Controlling die Daten des Rechnungswesens und vieler anderer Quellen zusammen.

Eine Controlling-Lösung sollte dementsprechend Daten aus verschiedenen Quellen integrieren können. Dazu gehören einerseits Schnittstellen zu gängigen Unternehmensanwendungen – etwa MS Navision oder SAP. Andererseits erleichtern ETL-Funktionen, mit denen sich Daten aus Drittsystemen automatisch extrahieren, transformieren und ins Controlling laden lassen, die Arbeit enorm. Der Zeitaufwand für die manuelle Datenerfassung entfällt und die Gefahr von Fehleingaben ist gebannt.

Die Datenintegration und -konsolidierung hat aber noch einen weiteren wichtigen Aspekt, nämlich den Austausch von Daten innerhalb des Unternehmens. Ein Bespiel: Vertriebsleiter Christoph Müller verschickt Informationen – etwa seine Jahresplanung – per E-Mail an das Controlling. Jetzt ergänzt Müller seine Planung doch nochmals; allerdings vergisst er, die aktuelle Version auch an das Controlling zu schicken. Damit läuft die Jahresplanung Gefahr, fehlerhaft zu sein. Das Versäumnis fällt Müller am Ende auf, mit Verzögerung schickt er die aktualisierte Jahresplanung. In der Zwischenzeit aber arbeitet das Controlling mit lückenhaften oder gar falschen Daten und verliert wertvolle Zeit. Eine automatische Datenkonsolidierung würde hier helfen.

Damit Controlling-Lösungen ihren Nutzen voll entfalten können, sollten sie sich zudem einfach bedienen lassen. Je weniger Einarbeitungsaufwand erforderlich ist, desto höher ist die Akzeptanz. Vor allem für die tägliche Arbeit gilt: Je intuitiver der Gebrauch, desto höher der Nutzen. Das gilt auch für Nutzerschnittstellen, denn der ortsunabhängige Zugriff über mobile Endgeräte oder Webbrowser ist ebenso selbstverständlich wie die Arbeit am Desktop-Rechner.

Wechselnde Anforderungen gehören im Controlling zum Alltag: Mal erweitert sich das Aufgabenfeld, wenn etwa neue Kennzahlen eingeführt werden. Ein anderes Mal geht es um neue Anforderungen im Liquiditätsmanagement oder die Integration von neuen Steuerungsstrategien wie einer Balanced Scorecard. Damit stellt sich die Frage, wie flexibel eine Controlling-Lösung auf die wechselnden Anforderungen reagieren kann. Auch die breite Unterstützung unterschiedlicher Controlling-Instrumente ist ein wichtiger Aspekt einer Controlling-Lösung. Wenn Unternehmen nämlich nur mit großem Aufwand auf neue Anforderungen reagieren können oder sogar Spezialsoftware anschaffen müssen, ist ihnen wenig geholfen. Die richtige Controlling-Lösung hängt auch von den vorhandenen finanziellen und personellen Ressourcen ab.

Am 10. März ab 14 Uhr findet zu diesem Thema auch ein Online-Seminar statt: Controllingberichte im Mittelstand wirksam und effizient gestalten

Schlagworte zum Thema:  Controlling, Controlling-Software , Excel, Business Intelligence

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