Adressatengerechte Berichtserstellung

Werden unsere Berichte und Informationen wirklich gelesen, beherzigt und auch tatkräftig ergebniswirksam umgesetzt? Dafür sollte unsere Kommunikation auf die Persönlichkeitstypen der Empfänger abgestimmt werden. Prof. Jekel wirft in der aktuellen Controlling rockt! Kolumne einen Blick auf die vier tierischen Persönlichkeiten: Hai, Delphin, Wal und Eule.

Um InFORMationen in einer entsprechenden FORM empfängerorientiert zu vermitteln, bedarf es manchmal auch etwas Dekoration, um eine TransFORMation zu erzielen.

Modelle für adressatengerechte Berichterstellung

Es gibt diverse Modelle, die diese Thematik analysieren, beispielsweise die D, I, S und G®/ Persolog-Methode, insights® oder eine tierische Version von Tobias Beck. Stark vereinfacht zeigen diese Modelle, dass Menschen

  • eher extrovertiert (laut) oder introvertiert (leise) und
  • eher sach- oder menschorientiert

sind. Tobias Beck hat hierzu ein empfehlenswertes Video mit tierischen Persönlichkeiten veröffentlicht:

Die vier Persönlichkeitstypen – vier Tiere

Die Persönlichkeiten stellen sich entsprechend wie folgt dar:

  1. Eine sachorientierte und laute Persönlichkeit ist ein dominanter (D) roter Hai.
  2. Eine menschorientierte und laute Persönlichkeit ist ein inspirierender (I) gelber Delphin.
  3. Eine menschorientierte und leise Persönlichkeit ist ein stetiger (S) grüner Wal.
  4. Eine sachorientierte und leise Persönlichkeit ist eine gewissenhafte (G) blaue Eule.

Abbildung 1 zeigt vereinfacht diese Darstellung:

Die vier Persönlichkeiten in der analogen Welt – Schreibtische
Abb. 1: Die vier Persönlichkeiten in der analogen Welt – Schreibtische

Nach diesen Modellen verkörpert jeder Mensch diese vier Persönlichkeitstypen – jedoch in verschiedenen Ausprägungen. Daher grenzt das Modell keine Anteile aus, zeigt lediglich diverse Prägnanten an und ist daher u.a. auch in der Praxis weit verbreitet. Dennoch gibt es Hauptausprägungen. Menschen mit anderen Ausprägungen – als man eventuell selbst hat - benötigen entsprechend andere Worte und Begriffe, um Handlungen ergebnisorientiert umzusetzen.

Der dominate rote Hai (D)

Ein dominanter (D) roter Hai möchte gern das Umfeld formen, Widerstände überwinden und Ergebnisse erzielen. Die Grundangst besteht darin, bezwungen zu werden. Ein Grundbedürfnis ist es, unabhängig zu entscheiden. Meist ist die Sprache klar und direkt. Entsprechend sollte die Kommunikation kurz, knapp und fokussiert sein. Auf Dekoration darf hier wohl eher verzichtet werden: Also Information, anstelle von Dekoration! Dominante Typen mögen auch gern Ampeln und schauen besonders auf rote Ampeln, um Aktionen zu veranlassen. Gibt es zu viele Details, so können Haie manchmal kaum zuhören und Informationen entsprechend nicht aufnehmen. Also alles schön kurz und knapp präsentieren: Ergebnisse bitte!

Der Schreibtisch einer dominanten Persönlichkeit ist meist leer oder ein Pokal steht mittig auf dem Tisch (siehe Abb. 1, rotes Feld). Die Kommunikation sollte kurz und fokussiert sein – gern ohne viel Schnick-Schnack – optimal mit Nummerierungen wie 1., 2. und 3. (siehe Abb. 2, rotes Feld).

Die vier Persönlichkeiten in der digitalen Welt – Kommunikation
Abb. 2: Die vier Persönlichkeiten in der digitalen Welt – Kommunikation

Der inspirierende gelbe Delphin (G)

Ein inspirierender, initiativer und innovativer (I) gelber Delphin möchte auch gern das Umfeld formen, allerdings, indem andere Menschen eingebunden werden, um gemeinsam Ergebnisse zu erzielen. Eine Grundangst ist, benachteiligt zu werden. Ein Grundbedürfnis ist, akzeptiert zu werden. Die Sprache ist eher offen, fröhlich und ausdrucksstark. Entsprechend sollte die Kommunikation im Storytelling-Stil sein, Nutzen bzw. Gründe aufzeigen. Da inspirierende Typen viele Menschen mögen, dürfen auch Bilder, Abbildungen mit Menschen in der anwendungsorientierten Umsetzung gezeigt werden. Hier sind Informationen mit Dekoration gefragt. Fehlt beispielsweise der Nutzen einer Information, sind Delphine blockiert und können Informationen kaum aufnehmen. Gelbe Persönlichkeitstypen variieren auch gern einmal Begriffe und schreiben sie immer wieder neu, z.B. Cashflow, Cash-Flow oder Cash Flow. Daran erkennt man sicherlich auch besonders schnell diese gelben Persönlichkeiten. Sollten Sie als Controller:in auf Kongruenz Wert legen, dann sind gelbe Delphine sicherlich für Sie eine Herausforderung. Also schön mit Geschichten und Nutzen präsentieren: Mehrwert bitte!

Der Schreibtisch einer inspirierenden, initiativen und innovativen Persönlichkeit ist meist voll mit Bildern, Blumen und Unterlagen (siehe Abb. 1, gelbes Feld). Bei Clear Desk Vorgaben sind die Schubladen und Beistelltische meist voll damit. Die Kommunikation sollte personenbezogen sein und das gemeinsame Erleben beschreiben (siehe Abb. 2, gelbes Feld).

Der stetige grüne Wal (S)

Ein stetiger (S) grüner Wal möchte über die Zusammenarbeit in Kleingruppen reden, wie Ergebnisse erzielt werden. Eine Grundangst ist, alleingelassen zu werden. Ein Grundbedürfnis ist, Sicherheit zu spüren. Sprachlich werden Gefühle ausgedrückt und es ist den Persönlichkeiten ein Anliegen, wichtig genommen zu werden. Gefühlvolle Information mit Dekoration sind hier gefragt. Die Sprache ist eher ruhig und manchmal wirken diese Persönlichkeiten eher zögernd. Introvertierte Typen erreicht man sogar auch sehr gut über digitale Tools, da sie meist einen inhaltsdichten Beitrag haben, der allerdings in Großgruppen in Präsenz häufig nicht gemeldet wird. Fehlen Gefühle, so können Wale Informationen manchmal einfach nicht aufnehmen. Also schön mit echten Empfindungen präsentieren: Wir brauchen Sie!

Der Schreibtisch einer stetigen Persönlichkeit ist meist ordentlich strukturiert und mit ausgewählten Bildern und Pflanzen versehen (siehe Abb. 1, grünes Feld). Die Kommunikation sollte personenbezogen sein und das Gemeinsame sowie die Sicherheit unterstreichen (siehe Abb. 2, grünes Feld).

Die gewissenhafte blaue Eule (G)

Eine gewissenhafte (G) blaue Eule möchte über mögliche Konsequenzen von Aktivitäten kommunizieren. Eine Grundangst ist, kritisiert zu werden. Ein Grundbedürfnis ist, Dinge richtig zu machen. Wichtig ist, andere fair zu behandeln, die Welt auch ein wenig besser zu machen, genau und äußerst gründlich zu sein und Fehler auszumerzen. Sprachlich wirken diese Persönlichkeitstypen eher etwas distanziert, kühl und auch manchmal etwas nachdenklich. Pure Information ist hier gefragt. Blaue Eulen benötigen eine klare Struktur. Da es sich bei den anderen Persönlichkeitstypen,  den Haien, Delphinen und Walen, um Tiere aus der Wasserwelt handelt, geht Eulen manchmal die Struktur abhanden, da es sich hier um kein im Wasser lebendes Tier, sondern um einen Vogel handelt. Wenn Ihnen dies bereits aufgefallen ist und Sie bereits darüber nachgedacht haben, dann sind Sie wahrscheinlich mit einer hohen Ausprägung eine Eule. Eulen benötigen klare, logische Strukturen. Bricht diese weg, so können Sie Informationen kaum mehr aufnehmen. Also klare Struktur mit Zahlen, Daten und Fakten bitte!

Der Schreibtisch einer gewissenhaften Persönlichkeit ist meist sehr aufgeräumt und ordentlich. Alles ist an seinem Platz (siehe Abb. 1, blaues Feld). Die Kommunikation sollte analytisch sein; Tippfehler sollten unbedingt vermieden werden. (siehe Abb. 2, blaues Feld).

Berichte an die Zielgruppe (und Zieltiere) anpassen

Aufbauend auf diesen Darlegungen sollten Controller:innen auf Augenhöhe mit allen Persönlichkeitstypen kommunizieren und Informationen für die Zielgruppen angepasst aufbereiten. Sollte Ihre Zielgruppe ‚bunt‘ sein, dann ist es wichtig, dass Sie Ihre Berichterstattung für alle Persönlichkeitstypen entsprechend gestalten und für jeden Typen etwas dabei ist. Optimal ist es, wenn Controller:innen situationsbezogen wie ein roter Hai, ein gelber Delphin, ein stetiger Wal und auch wie eine blaue Eule kommunizieren können, um Menschen entsprechend abzuholen. Hier wird gezielt an die klassische Berichterstattung als auch die digitale Kommunikation gedacht (siehe Abb. 2).

Nun sind Sie an der Reihe und dürfen Ihre Berichtstexte und Informationen auf Lesbarkeit prüfen.

To Go’s:

  • Informationen können rot, gelb, grün und blau geschrieben werden,
  • so dass Sie Ihre Handlungen, Aktionen und Transformationen quasi bewerben und
  • ... Controlling rockt Ihre Woche!

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Der Artikel erschien erstmals im Controller Magazin 6/2021