Berichte sind ein wesentlicher Bestandteil des Controllings. Doch wie können die Informationen noch weiter auf die Lesbarkeit hin optimiert werden? Prof. Jekel liefert in Ihrer Controlling rockt! Kolumne das nötige Hintergrundwissen sowie ein einsetzbares Tool.
Wussten Sie schon, dass ein durchschnittlicher erwachsener Lesender im Büroalltag um die 200 Wörter pro Minute (WpM) liest und ein Textverständnis von nur etwas über 50 % hat? Berechnet wird dies ganz einfach. Man nimmt einen Text, eine Stoppuhr und lässt Menschen z.B.5 Minuten lang lesen. Dann zählt man die Worte, dividiert das Ergebnis durch die Anzahl der gelesenen Minuten und erhält die durchschnittliche Anzahl der gelesenen WpM. Das Ergebnis kann allerdings variieren, u.a. nach der Anzahl der Seiten, Komplexität der Inhalte, Sprache, der eigenen Erfahrung und dem Wissen in dem Gebiet, als auch der aktuellen Stimmung und Motivation, den Text zu lesen.
Textverständnis prüft ob die Inhalte angekommen sind
Das Textverständnis kann auf unterschiedliche Weise gemessen werden. Meist wird entweder der Text
- nacherzählt,
- als Bericht wiedergegeben oder
- mithilfe von Multiple-Choice-Fragen erfragt,
ob die Inhalte auch ‚angekommen‘ sind. Multiple-Choice-Fragen werden am häufigsten in der Praxis genutzt, um das Textverständnis festzustellen. Werden beispielsweise von 10 Fragen 5-6 Fragen richtig beantwortet, so liegt das Textverständnis bei 50 bis 60 %.
Bewusste Gestaltung von Berichten
Was halten Sie davon, diese Kenntnis für Ihre Berichte zu nutzen? Wie genau? Zum Beispiel legen einige Unternehmen eine Berichtsseite auf max. 200 WpM je Seite aus. Dann kann man ganz einfach die Seiten und damit die Minuten zählen, die als Lesezeit benötigt werden. Drei Seiten entsprechen dann beispielsweise drei Minuten Lesezeit. Einige Unternehmen wollen die relevanten Informationen besonders hervorheben und diese dem Leser noch einprägsamer darlegen. Dies kann eine Verzerrung sein, fördert allerdings auch – laut diversen Studien – die Erinnerung. Hervorhebungen erfolgen meist, indem
- gefettet,
- eingefärbt oder
- doppelt hervorgehoben wird, z.B. nochmals in einer Tabelle, in einer Abbildung oder mit Bildern emotional aufgeladen wird.
- Manchmal wird aus der Kernbotschaft ein Akronym erstellt, um eine quasi ‚Eselsbrücke‘ zu bauen und zudem die Merkfähigkeit zu erhöhen.
Letztlich will mit der Information ja nicht dekoriert, sondern informiert werden und meist ein Verhalten ausgelöst werden: Mithilfe der Dekoration gelangt die Information zur Transformation!
Flesch-Index: kürzere Wörter und Sätze
Wenn es doch nur so einfach wäre! Wie genau kann die Information noch weiter auf die Lesbarkeit hin optimiert werden? Nichts ist mal wieder so cool, wie ein klasse Tool. Rudolf Flesch verfolgte eine ganz einfache Idee: Kürzere Wörter und kürzere Sätze sind verständlicher, als lange Wörter und auch lange Sätze. Der von Rudolf Flesch entwickelte sogenannte Flesch-Index ergibt sich aus der durchschnittlichen Silbenzahl und Silbenlänge je Wort. Also: Je höher der Flesch-Wert ausfällt, umso verständlicher ist der Text. Dieser Text hat beispielsweise einen Flesch-Index von 65, welches für ‚normal lesbar‘ steht.
Die Kategorien sind wie folgt:
- ‚0-30‘ bedeutet, dass ein Text schwer lesbar ist,
- ‚31-50‘ heißt, dass der Text schwierig ist,
- ‚51-60‘ sind anspruchsvolle Texte,
- ‚61-70‘ sind normal lesbare Texte,
- ‚71-80‘ bedeutet, dass der Text einfach zu lesen ist,
- ‚81-90‘ sind leichte Texte und
- ‚91-100‘ sind sehr leichte Texte.
Sicherlich schmunzelt nun der ein oder andere Controller. Wenn wir ab sofort schreiben: „Das Ergebnis ist gut!“ dann haben wir einen Flesch-Index von 88, also eine leichte Botschaft. Wird der Satz allerdings länger, komplexer, dann verschlechtert sich der Flesch-Index entsprechend. Nun sind Sie an der Reihe und dürfen Ihre Berichtstexte auf die Lesbarkeit hin prüfen.
To Go’s:
- Nicht mehr als 200 Wörtern pro Minute je Seite,
- sonst sucht der Leser das Weite,
- ... Controlling rockt Ihre Woche!
Vorherige Controlling rockt! Kolumnen:
Der Artikel erschien erstmals im Controller Magazin 2/2021