Fehlende Compliance - kostspieliger Fehltritt

Compliance-Verstöße: Keine Frage der Unternehmensgröße

Allgemein kann es aufgrund fehlender Compliance-Reglungen für Immobilienunternehmen und ihre Mitarbeiter zu schweren Folgen kommen. Insbesondere mittelständische Firmen unterschätzen häufig die Risiken der Immobilienwirtschaft, die in Form von Korruption bei Aufträgen oder Wohnungsvergaben bis hin zum fehlenden Datenschutz auftreten können. Die Größe des Unternehmens spielt hinsichtlich der Risiken und Folgen keine Rolle, betroffen sind grundsätzlich alle Unternehmensgrößen, egal ob groß oder klein.

Letztlich können die damit einhergehenden Folgen für Unternehmen in Form von Bußgeldern, Reputationsschäden bis hin zu arbeitsrechtlichen Sanktionen verheerend sein.

Typische Fälle: Korruption und fehlender Datenschutz

Ein Problem, das immer häufiger in der Immobilienwirtschaft vorkommt, ist die Meldung von Forderungen nach Bestechungsgeld-Zahlungen von Miet- oder Kaufinteressenten. Grund dafür ist der immer rarer werdende Wohnungsmarkt in Großstädten, wodurch Interessenten oftmals darauf zurückgreifen, Bestechungsgelder an Vermieter, Eigentümer oder Makler zu zahlen, um schneller eine Wohnung zu bekommen.

Ein weiteres bekanntes Problem stellt die Anforderung privater Informationen dar, die bei der Anmietung einer Wohnung in Form von Schufa-Auskünften, Gehaltsnachweisen bis hin zu Arbeitsverträgen auf Interessenten zukommen können. Kürzlich wurde bekannt, dass mehrere Immobilienunternehmen Mieterdaten unverschlüsselt verschickt und aufbewahrt haben, was einen Datenschutzverstoß darstellt.

Ein Beispiel für einen solchen Fall wäre die Weitergabe der Telefonnummer eines Mieters an einen Handwerker durch einen zuständigen Sacharbeiter. Die Weitergabe datenschutzrechtlich geschützter Mieterdaten durch eine Immobilienfirma ist nur dann rechtens, wenn der Mieter dem auch ausdrücklich zugestimmt hat. Mittlerweile wurden die Datenschutzvorschriften verschärft, Der Umgang mit privaten Informationen wurde erschwert, aber umso sicherer gestaltet. Wird den geltenden Vorschriften nicht Folge geleistet, so müssen Immobilienunternehmen mit erheblichen Folgen rechnen.

Klare Regeln

Vielen Angestellten ist oftmals nicht klar, welche Wichtigkeit die Einhaltung der Datenschutzregelungen hat. Demnach ist es umso wichtiger, die Angestellten aufzuklären, klare Regeln zu formulieren und diese immer auf dem aktuellen Stand zu kommunizieren. Geht ein Unternehmen offenkundig mit solchen Problemthemen um, kann eventuell auftretenden Problemen vorgebeugt und somit von Anfang an vermieden werden. Dies geschieht unter dem Oberbegriff „Compliance“. Allgemein umfasst der Begriff „Compliance“ im rechtlichen Bereich die Einhaltung aller gesetzlichen Bestimmungen, Richtlinien und Gesetzen durch ein Unternehmen und dessen Mitarbeiter.

Fatal ist, dass es oft erst zu einem Vorfall kommen muss, bevor sich ein Unternehmen den Risiken und Regeln widmet. Allgemein wird jedoch dazu geraten, das Unternehmen frühzeitig abzusichern und die Maßnahmen und Regel präventiv zu nutzen. Geschäftsführerinnen und Geschäftsführern ist zwar häufig bekannt, wie wichtig Compliance-Richtlinien sind, die Umsetzung erweist sich jedoch gerade bei kleinen Unternehmen als schwierig, da die Kapazitäten wie Personal etc. häufig nicht ausreichen. Damit auch kleinere Unternehmen ein erfolgreiches Compliance-Programm aufbauen können, können sich diese einiges von der Erfahrung großer Firmen orientieren. Wichtig ist jedoch, dass die Regelungen immer an die Firmengröße angepasst werden und kein „bürokratischen Monstrum“ entsteht.

Wieso Compliance?

Eine häufig aufkommende Frage ist die Frage nach dem „Wieso?“. Vor rund 15 Jahren kam das Thema Compliance aus Amerika nach Deutschland, wodurch sich die aktive Nutzung eines Compliance-Systems verbreitete. Grundsätzlich besteht - ausgenommen die Finanzwirtschaft – keine rechtliche Verpflichtung für die Nutzung eines Compliance-Management-Systems. Auch wenn keine allgemeine Pflicht besteht, gibt es jedoch einige Richtlinien und Vorschriften, die Compliance für alle Unternehmen nahelegen.

Trotz fehlender rechtlicher Verpflichtung sind die Urteile der Gerichte im Laufe der Zeit spürbar strenger geworden. Wer demnach mit Compliance-Regeln vorbeugt, schützt sich und seine Angestellten vor hohen Strafen und wirtschaftlichen Risiken.

Anzumerken ist, dass Compliance-Verstöße keine Frage der Unternehmensgröße sind. Kritische Fälle können in allen Firmen auftreten, der Unterschied liegt jedoch in der Verbreitung und Bekanntmachung, die meist  eher größere Unternehmen trifft. Landen Gesetzesverstöße von Unternehmen in der Presse, so schadet dies dem Ansehen der Firma und allgemein der gesamten Immobilienbranche. Ein bekannter Skandal um den Bau- und Liegenschaftsbetrieb machte zum Beispiel im Land NRW Schlagzeilen, indem der ehemalige Leiter Steuergelder in Millionenhöhe veruntreute und anschließend, im Februar 2017, zu sieben Jahren Haft verurteilt wurde.

Daraus ist zu erkennen, wie wichtig Compliance für ein Unternehmen und die Immobilienbranche ist, damit eventuelle Reputationsschäden, aber auch alle weiteren Rechtsfolgen präventiv vermieden werden können

Was gehört zu Compliance?

Um sich gegen negative Schlagzeilen zu schützen, sollten Immobilienunternehmen umso stärker darauf achten, die richtigen Compliance-Maßnahmen zu teffen. Doch was genau gehört zu den wichtigsten Grundlagen eines Compliance-Management-Systems (CMS)?

Im Überblick:

• Compliance Kultur und Organisation

Compliance im Immobilienunternehmen an der richtigen Stelle implementieren und vorleben

• Risikoanalyse

Risiken im eigenen Unternehmen erkennen und Maßnahmen treffen, um sie zu reduzieren

• Regelwerk

Klare und verständliche Regeln und Vorschriften für die Angestellten vorgeben

• Schulungen

Angestellte regelmäßig zu den Regeln schulen

• Überwachung und Aufdeckung

Regelmäßige Überprüfung, ob die Regeln eingehalten werden

• Berichtspflicht

Über Compliance-Fälle im Unternehmen regelmäßig an Geschäftsführung und Vorstand berichten.

Die Compliance-Regeln und das CMS helfen, Immobilienbranchen dabei weitgehend vor finanziellen Schäden und Reputationsschäden geschützt zu werden. Dennoch sollte immer beachtet werden, dass es keine hundertprozentige Absicherung gibt.

In den weiterführenden Artikeln zum Thema Compliance wird detailliert auf die einzelnen Punkte eines Compliance-Management-Systems eingegangen und erklärt was darunter konkret zu verstehen ist.