Verhaltensregeln für Treffen mit Wettbewerbern sind unumgänglich.

Best-Practice-Verhaltensregeln

Die Beachtung folgender Verhaltensregeln vor, während und nach einem Treffen mit Wettbewerbern kann das Risiko, dass sich derartige Negativfolgen für Ihr Unternehmen/Ihre Mitarbeiter realisieren, ausschließen bzw. verringern:

1. Vor dem Treffen

  • Prüfen Sie die Tagesordnung, ob sie kartellrechtlich bedenkliche Themen enthält.
  • Falls Sie kartellrechtlich kritische Tagesordnungspunkte identifizieren: Weisen Sie den Organisator des Treffens (z.B. den Verbandsvorsitzenden) darauf hin; falls dieser keine Abhilfe schafft: Informieren Sie den Compliance-Verantwortlichen Ihres Unternehmens und stimmen Sie mit diesem die Entscheidung über Ihre Teilnahme an dem Treffen ab.
  • Falls Sie sich für eine Teilnahme an dem Treffen entschieden haben: Denken Sie daran keinesfalls Dokumente mitzunehmen, die Betriebs- oder Geschäftsgeheimnisse Ihres Unternehmens enthalten.

2. Während des Treffens

  • Sofern sensible Themen diskutiert oder sensible Informationen, Daten oder Dokumente ausgetauscht werden: Lehnen Sie sofort die Diskussion oder den Austausch ab.
  • Machen Sie Ihre Ablehnung deutlich, indem Sie sich ausdrücklich von kartellrechtswidrigen Inhalten distanzieren und bestehen Sie darauf, dass Ihre Einwände im Protokoll festgehalten werden. Um dem Vorwurf der Beteiligung an einem Kartellrechtsverstoß zu begegnen, reicht es nicht aus, dass Sie bei kartellrechtlich kritischen Gesprächsthemen schweigen und ohne aktive Teilnahme zuhören.
  • Wenn trotz Ihres Einwands die Diskussion über kartellrechtlich kritische Themen fortgeführt wird oder sensible Informationen, Daten oder Dokumente ausgetauscht werden: Verlassen Sie das Treffen umgehend und lassen Sie Ihren Namen und den Zeitpunkt Ihres Verlassens ebenfalls im Protokoll festhalten.
  • Melden Sie den Vorfall schnellstmöglich dem Compliance-Verantwortlichen Ihres Unternehmens.

Praxishinweis: Beachten Sie diese Verhaltensregeln stets auch bei Gesprächen im Vorfeld oder am Rande eines Treffens (z.B. bei Gesprächen am Vorabend, während des Frühstücks, in der Mittagspause oder nach dem Treffen).

3. Nach dem Treffen

  • Fordern Sie bei dem Verband das Protokoll über das Treffen, bei dem (möglicherweise) kartellrechtswidrige Themen besprochen wurden schnellstmöglich an und leiten Sie dieses sowie andere relevante Dokumente und Informationen zur Abstimmung der weiteren Vorgehensweise an den Compliance-Verantwortlichen Ihres Unternehmens weiter.
  • Hinterfragen Sie Treffen, bei denen in der Vergangenheit der Austausch zu kartellrechtlich kritischen Themen beobachtet wurde, hinsichtlich Ihrer künftigen Teilnahme kritisch.
  • Meiden Sie ggf. zukünftige Treffen dieser Art.
  • Beenden Sie ggf. die Mitgliedschaft in derartigen Verbänden oder Ausschüssen.

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