Die elektronische Mitgliedsbestätigung kommt ab 2021

Nach den gesetzlichen Regelungen müssten Arbeitnehmer bei Aufnahme einer Beschäftigung ihrem Arbeitgeber eine Mitgliedsbescheinigung vorlegen, damit dieser die Anmeldung vornehmen kann. In der Praxis erhalten Arbeitgeber oftmals die Mitgliedsbescheinigung erst aus Anlass der Anmeldung. Mit dem 7. SGB IV-Änderungsgesetz werden der gesetzliche Rahmen und das Verfahren optimiert.

Mitgliedsbescheinigung: Bisheriges Verfahren nicht mehr praxisgerecht

Die Mitgliedsbescheinigung der Krankenkassen hat in der Abrechnungspraxis oftmals ihren Sinn verloren. Die Angabe des neuen Mitarbeiters im Personalerhebungsbogen ist für die Anmeldung ausreichend, eine zusätzliche Bestätigung der Krankenkasse nicht erforderlich. Zudem gehen die Papierbescheinigungen mitunter erst nach der Anmeldung in der Entgeltabrechnung ein.

Neuer Prozess elektronisch und praxisgerecht

Auf Grundlage des tatsächlichen Bedarfes der Arbeitgeber ist das Verfahren optimiert worden. Entscheidend für den Arbeitgeber ist die Information, ob die Angabe des Mitarbeiters im Personalerhebungsbogen richtig ist und die Anmeldung korrekt erfolgte. Diese Information sollte in elektronischer Form und nicht mehr in Papierform erfolgen. Dieser Prozess wird von den Krankenkassen auf Grundlage der neuen gesetzlichen Regelungen ab 1. Januar 2021 umgesetzt.

Start des Prozesses ist die Meldung des Arbeitgebers

Auf Grundlage der Anmeldung wegen Beginn einer Beschäftigung (GD 10) oder bei einem Krankenkassenwechsel (GD 11) sowie bei einer gleichzeitigen An- und Abmeldung (GD 40) reagiert die Krankenkasse mit einer elektronischen Rückmeldung. In der Rückmeldung ist angegeben, ob eine Mitgliedschaft besteht. Zudem wird ein Beginn-Datum angegeben. 

Unterschiedlich Reaktionen der Krankenkasse 

In Abhängigkeit des Versicherungsstatus des Arbeitnehmers sind unterschiedliche Reaktionen der Krankenkassen möglich. Eine Besonderheit besteht, sofern im Einzelfall der Beginn der Mitgliedschaft bei der Krankenkasse in der Zukunft liegt.

Rückmeldung der Krankenkasse: Mitgliedschaft besteht, Beginn-Datum mit Anmeldung identisch

Diese Konstellation wird der Regelfall sein und entspricht der bisherigen papiergebundenen Mitgliedsbestätigung. Es sind keine weiteren Aktivitäten erforderlich.

Rückmeldung der Krankenkasse: Mitgliedschaft besteht, Beginn-Datum liegt in der Zukunft

Sofern die Mitgliedschaft bei der gewählten Krankenkasse (zum Beispiel aufgrund der noch nicht abgelaufenen Bindungswirkung bei der bisherigen Krankenkasse) in der Zukunft liegt, wird die Mitgliedschaft mit der Rückmeldung für einen in der Zukunft liegenden Zeitpunkt bestätigt. In diesen Fällen ist die abgegebene Anmeldung zu stornieren und zu gegebener Zeit mit dem in der Rückmeldung der Krankenkasse angegebenen Zeitpunkt erneut abzugeben. 

Rückmeldung der Krankenkasse: Mitgliedschaft besteht nicht

Diese Angabe erfolgt, sofern der Arbeitnehmer eine falsche Krankenkasse angegeben hat oder privat krankenversichert ist. Die Anmeldung muss storniert und der Mitarbeiter erneut befragt werden.

Besonderheit Familienversicherung 

Bei familienversicherten Arbeitnehmern erfolgt in allen Fällen die Rückmeldung "Mitgliedschaft besteht nicht", da die Familienversicherung keine eigene Mitgliedschaft begründet. Sofern zusätzlich ein Beginn-Datum in der Rückmeldung angegeben wird, ist die richtige Krankenkasse gewählt worden. Es ist nichts weiter zu veranlassen. 

Bei einer Rückmeldung ohne zusätzliche Angabe eines Datums ist eine falsche Krankenkasse gewählt worden – die Anmeldung ist zu stornieren und es ist unter Einbindung des Arbeitnehmers die richtige Krankenkasse zu ermitteln.

Rückmeldung der Krankenkasse bei PKV-versicherten Arbeitnehmern

In diesen Fällen erfolgt stets die Rückmeldung "Mitgliedschaft besteht nicht", da der Arbeitnehmer privat krankenversichert ist. Es sind keine weiteren Aktivitäten erforderlich.

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