Der Unternehmer kann eine Betriebsveranstaltung mit einer Betriebsversammlung oder einer Geschäftsreise kombinieren. In diesem Fall sind die Aufwendungen nach dem Verhältnis der Zeitanteile aufzuteilen.[1] Die Aufwendungen, die auf die Betriebsversammlung bzw. Geschäftsreise entfallen, werden getrennt erfasst und haben keine Auswirkung auf den Höchstbetrag von 110 EUR.
Ausflug mit Betriebsbesichtigung
Ein Unternehmer veranstaltet mit seinen 24 Arbeitnehmern eine 2-tägige Fahrt. Die gemeinsame Fahrt startet um 16.00 Uhr. Am Abend (ab 18.00 Uhr) findet eine Betriebsveranstaltung (Feier) statt, die um 23.00 Uhr endet. Am folgenden Tag steht die Betriebsbesichtigung bei einem der Hauptlieferanten auf dem Programm. Die Besichtigung beginnt um 8.00 Uhr und endet um 14.00 Uhr. Die Rückfahrt zum Betrieb erfolgt um 16.00 Uhr.
Lösung:
Eine Betriebsbesichtigung hat einen unmittelbaren Bezug zur Berufstätigkeit der teilnehmenden Arbeitnehmer, sodass es sich um eine Geschäftsreise handelt. Das gilt selbst dann, wenn die Betriebsbesichtigung beim Kunden an einem Tag der offenen Tür stattfindet. Der Unternehmer teilt die Aufwendungen in Reisekosten und Kosten für eine Betriebsveranstaltung auf.[2] Die Aufteilung erfolgt nach Zeitanteilen. Die Abwesenheit beträgt insgesamt 24 Stunden, davon entfallen 5 Stunden auf die Betriebsfeier und 6 Stunden auf die Betriebsbesichtigung. Die Fahrtzeit und die Zeit, die auf die Übernachtung entfällt, sind im Verhältnis 5:6 aufzuteilen.
Aufteilung der Zeiten (Aufteilungsschlüssel in %):
Geschäftsreise = 54,55 %
Betriebsfeier= 45,45 %
| Kosten | Gesamtbetrag | Betriebsfeier | Geschäftsreise |
|---|---|---|---|
| Busfahrt | 1.252,00 EUR | 569,03 EUR | 682,97 EUR |
| Abendessen und Getränke | 1.450,00 EUR | 1.450,00 EUR | --- |
| Übernachtung mit Frühstück | 1.000,00 EUR | 454,50 EUR | 545,50 EUR |
| Gesamtbetrag | 3.702,00 EUR | 2.473,53 EUR | 1.228,47 EUR |
| Umsatzsteuer (Vorsteuer) | 591,08 EUR | 394,93 EUR | 196,14 EUR |
| Nettobetrag (ohne USt) | 3.110,92 EUR | 2.078,60 EUR | 1.032,33 EUR |
| Nettobetrag pro Person (: 25) | 124,44 EUR | 83,14 EUR | 41,29 EUR |
| Ermittlung des Höchstbetrags von 110 EUR pro Person (2.473,53 : 25 =) | 98,94 EUR |
An der Fahrt haben zusammen mit dem Unternehmer 25 Personen teilgenommen. Von den Kosten der Betriebsfeier entfallen 98,94 EUR (brutto) auf jeden teilnehmenden Arbeitnehmer. Der Höchstbetrag von 110 EUR für die Betriebsveranstaltung wird nicht überschritten. Der Gesamtbetrag ist wie folgt zu buchen:
Buchungsvorschlag:
| Konto SKR 03/04 Soll | Kontenbezeichnung | Betrag | Konto SKR 03/04 Haben | Kontenbezeichnung | Betrag |
|---|---|---|---|---|---|
| 4670/6670 | Reisekosten Unternehmer | 41,29 | eigener Anteil | ||
| 4660/6650 | Reisekosten Arbeitnehmer | 991,03 | |||
| 4900/6300 | Sonstige betriebliche Aufwendungen | 83,14 | eigener Anteil an der Betriebsfeier | ||
| 4140/6130 | Freiwillige soziale Aufwendungen, lohnsteuerfrei | 1.995,46 | |||
| 1576/1406 | Abziehbare Vorsteuer 19 % | 591,08 | 1200/1800 | Bank | 3.702,00 |
Ergebnis:
Da der Höchstbetrag von 110 EUR nicht überschritten wird, sind die Kosten für den Betriebsausflug insgesamt als "Freiwillige soziale Aufwendungen, lohnsteuerfrei" zu buchen und die übrigen Kosten auf das Konto "Reisekosten Arbeitnehmer" bzw. "Reisekosten Unternehmer".
Der BFH[3] hat entschieden, dass bei einer gemischten Veranstaltung (Betriebsversammlung an Bord eines Ausflugsschiffs und Betriebsfest in einem Hotel) die Aufwendungen, die nicht klar und eindeutig zuzuordnen sind, nach Zeitanteilen aufzuteilen sind. Überschreiten die Aufwendungen, die auf den Betriebsausflug entfallen, nicht den Höchstbetrag von 110 EUR, bucht der Unternehmer die Kosten für den Betriebsausflug als "Freiwillige soziale Aufwendungen, lohnsteuerfrei" und die übrigen Kosten auf das Konto "Reisekosten Arbeitnehmer". Wird der Höchstbetrag überschritten, muss der übersteigende Betrag als steuerpflichtiger Arbeitslohn erfasst werden. Die Lohnsteuer kann hierfür pauschal ermittelt werden.
Dienstreise und Betriebsfeier können kombiniert werden
Kombiniert der Unternehmer eine Betriebsfeier und eine Dienstreise, dann ist es sinnvoll, beide Bereiche so zu trennen, dass die Kosten leicht aufgeteilt werden können. Es kommt entscheidend darauf an, das richtige Ziel für eine Dienstreise zu finden. So kann z. B. eine Fachmesse mit einem Betriebsausflug kombiniert werden.
Anstelle eines 2-tägigen Betriebsausflugs kann der Unternehmer z. B. den 1. Tag (Abend) für den Besuch des Oktoberfests nutzen und am 2. Tag eine Fachmesse besuchen. Die Kosten für die Fachmesse sind dann zu 100 % als Betriebsausgaben abziehbar, ohne dass die Arbeitnehmer insoweit einen geldwerten Vorteil versteuern müssen.
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