Fachbeiträge & Kommentare zu Lohnabrechnung

Die folgende Infografik bietet einen Überblick über die anfallenden Tätigkeiten in der Entgeltabrechnung: Infographicmehr

Im Zentrum aller Dinge der Entgeltabrechnung stehen die relevanten Daten der einzelnen Personalfälle im Betrieb. Sind diese nicht vollständig und fehlerfrei, so kommt es auch in der Payroll zu Problemen. Zu unterscheiden sind die Stammdaten und die Bewegungsdaten. Stammdaten Die Stammdaten erfordern insbesondere im Zuge des Onboardings neuer Mitarbeiter einen gewissen Aufwand,...mehr

Überblick Die Entgeltabrechnung ist ein Herzstück jedes Unternehmens. Die korrekte und pünktliche Berechnung und Auszahlung der Gehälter gehört zu den Vitalfunktionen, ebenso wie das nachgelagerte Bedienen staatlicher Stellen mit gesetzlichen Beiträgen. Fehler können katastrophale Auswirkungen haben. Deshalb ist es von großer Bedeutung, dass die Payroll jederzeit einwandfrei...mehr

Jedes Payroll-System mit entsprechender Zertifizierung der informationstechnischen Servicestelle der gesetzlichen Krankenversicherung (ITSG) ist autorisiert, die im Rahmen der Entgeltabrechnung erforderlichen Meldungen zu erstellen und an die entsprechenden Stellen zu übermitteln. Insofern haben die Payroll-Sachbearbeiter mit dem Meldewesen keinen sonderlichen Aufwand. Doch ...mehr

Zeitwirtschaft Die Daten aus der Zeitwirtschaft haben grundsätzlich Auswirkungen für die Entgeltabrechnung und müssen entsprechend berücksichtigt bzw. an die Payroll überführt werden. Im Prinzip geht es um die Erfassung zuschlagspflichtiger Arbeitszeiten und entgeltrelevanter Fehlzeiten, um die Urlaubskonten und um die Überwachung der Zeitkonten. Reisekosten Auch Reisekosten mü...mehr

Bestimmte Prozesse sind mit einem hohen Aufwand verbunden, weil viele Daten gesammelt, kontrolliert und eingepflegt werden müssen. Beispiele hierfür sind das Onboarding neuer Mitarbeiter, das Berichts- und Bescheinigungswesen, die Zeitwirtschaft oder auch der Versand der Entgeltabrechnungen an die Beschäftigten. All diese Abläufe sollten in regelmäßigen Abständen auf Effizie...mehr

Ein beliebtes Instrument zur Prozessoptimierung ist die Auslagerung der Entgeltabrechnung an einen externen Dienstleister – auf einen Schlag werden viele zeit- und kostenintensive Vorgänge eingespart, Fehler und Risiken werden minimiert und die Personalabteilung hat endlich Zeit für strategisch wichtige Dinge wie das Recruiting. Doch Achtung: Payroll-Outsourcing passt nicht z...mehr

Bestimmte Verwaltungsroutinen sind fester Bestandteil des Payroller-Alltags, zahlreiche Ereignisse aus dem Kreis der Belegschaft münden im Büro der Entgeltabrechnung. Beschäftigte haben Anfragen oder Beratungsbedarf in entgelttechnischen Angelegenheiten oder brauchen bestimmte Bescheinigungen für Behörden. Arbeitsunfälle müssen bearbeitet werden, die Nebentätigkeiten von Mit...mehr

Etliche entgeltrelevante Daten müssen die Beschäftigten selbst zuliefern. Zu Beginn der Beschäftigung sind das zunächst die notwendigen Stammdaten, welche später eher selten Änderungen erfahren. Während der Beschäftigung müssen auch bestimmte Bewegungsdaten durch die Beschäftigten mitgeteilt werden, z. B. Krankheit oder Urlaub. Die Zulieferung all dieser Daten geschieht leid...mehr

Der Bereich der Entgeltabrechnung ist mit umfangreichen Aufgaben betraut. Der Arbeitsaufwand ist hoch und die Verantwortung ist groß. Andererseits ist die personelle Besetzung der Payroll in vielen Unternehmen und auch bei Dienstleistern oftmals eher schmal, was auch am chronischen Mangel an Fachkräften in Deutschland liegt. Umso wichtiger ist es also, die Abläufe möglichst ...mehr

Wer viel weiß, macht wenig Fehler. Diese Weisheit gilt auch für Lohnbuchhalter. Ständig ändern sich einschlägige Gesetze und Verordnungen, permanent gibt es neue Gerichtsurteile mit Relevanz für die Payroll und einige Änderungen müssen den Mitarbeitern im Unternehmen erklärt werden, weil sie deren Auswirkungen auf dem Lohnzettel sehen. Gut ausgebildete Fachleute wissen, wora...mehr

Die Pflege von Personaldaten stellt vielerorts den größten Zeitfresser für die Fachkräfte dar. Die entscheidende Frage ist: Auf welche Weise werden diese Daten zugeliefert und erfasst? Dies geschieht auch heute gerne noch auf durchweg manuelle oder zumindest umständliche und fehleranfällige Weise. Bei einer Neueinstellung werden die notwendigen Stammdaten per Papier-Fragebog...mehr

Treten neue Mitarbeiter in das Unternehmen ein, so müssen neben der Stammdatenerfassung u. U. auch Verträge erstellt, fehlende Unterlagen angefordert sowie Zusatzvereinbarungen erfasst und berücksichtigt werden. Handelt es sich um Minijobber oder Auszubildende, sind weitere Arbeiten zu erledigen. Der Austritt von Beschäftigten ist ein größeres Feld, denn hier ist eine ganze R...mehr

Zum Jahresende kommen zusätzliche Belastungen auf die Payroll-Fachleute zu. An vorderster Front ist das Thema Rückstellungen für Steuer, Urlaub, Überstunden, Abfindungen und weitere Sachverhalte zu nennen, denn hier geht es um viel Geld. Im Gegenzug müssen bestehende Rückstellungen aufgelöst werden. Die Versicherungspflicht in der gesetzlichen Kranken- und Pflegeversicherung...mehr

Eine Schnittstelle sorgt für einen sicheren Datenaustausch zwischen verschiedenen IT-Komponenten. Sie erledigt in Bruchteilen von Sekunden fehlerfreie Arbeiten, für die Menschen bei manueller Eingabe viel Zeit und hohe Konzentration bräuchten. Gut programmierte Schnittstellen sorgen folglich für eine hohe Effizienz und vermeiden riskante Medienbrüche. Deshalb lohnt sich ein ...mehr

Bis zum Umstieg auf das ELStAM-Verfahren in 2013 konnten Arbeitgeber die Lohnabrechnung nach dem "Papierverfahren" durchführen. Für die Dauer des Papierverfahrens in 2013 galten die Lohnsteuerabzugsmerkmale weiter, z. B. Steuerklasse, Zahl der Kinderfreibeträge, Religionsmerkmal oder der Faktor bei Steuerklasse IV. Die Lohnsteuerabzugsmerkmale ergaben sich aus der Lohnsteuerk...mehr

Vorschüsse und Abschlagszahlungen vor Fälligkeit erfordern grundsätzlich eine ausdrückliche oder stillschweigende Vereinbarung, die in der Regel anzunehmen ist bei Aufwandsentschädigungen und Spesen, aus Gründen der Fürsorgepflicht oder bei Notfällen. Die auf diese Weise vorweggenommene Entgelttilgung kann mit der nächsten Lohnabrechnung ohne weitere Aufrechnungserklärung ve...mehr

Rz. 37 Abs. 3 regelt den Nachweis der Abzugsmerkmale, die neben den Daten nach Abs. 2 den Lohn- und Gehaltsbescheinigungen des Arbeitgebers zu entnehmen sind. Die Erforderlichkeit der Abzugsmerkmale ergibt sich aus den Regelungen der §§ 2e, f BEEG. Zu den erforderlichen Abzugsmerkmalen gehören die Angaben zur Steuerklasse, zum Faktor nach § 39f EStG, zu den Freibeträgen nach § ...mehr

Unter die Rubrik "Sonstige Vermögensgegenstände" fallen Gegenstände, die keiner anderen Bilanzposition im Umlaufvermögen zuzuordnen sind. Hierunter sind i. d. R. sämtliche anderen Forderungen (an Mitarbeiter, Geschäftsführer, Gesellschafter), sonstige Darlehensforderungen, Guthaben bei Bausparkassen, Schadensersatzansprüche, Arbeitnehmervorschüsse und -darlehen und (Umsatz)-...mehr

Arbeitgeber, die monatlich schwankende Arbeitsentgelte oder veränderliche Entgeltbestandteile zahlen und denen die Höhe des Arbeitsentgelts für den Beitragsmonat nicht am fünftletzten Bankarbeitstag bekannt ist, haben die Möglichkeit, die Sozialversicherungsbeiträge für den laufenden Monat vorerst in Höhe des Vormonats zu zahlen. Die Differenz zwischen dem gezahlten und dem ...mehr

Die Lohnsteuer kann pauschaliert werden, wenn die betriebliche Krankenversicherung als sonstiger Bezug beurteilt werden kann. Voraussetzung ist, dass die betriebliche Krankenversicherung als Gruppenvertrag einer größeren Anzahl von Mitarbeitern gewährt und jährlich gezahlt wird. Die Lohnsteuerpauschalierung von sonstigen Bezügen ist bis zu 1.000 EUR je Mitarbeiter und Kalend...mehr

Die Fälligkeit der GSV-Beiträge ist zeitlich daran geknüpft, wann die den Beiträgen zugrunde liegende Arbeitsleistung erbracht wurde und wann der Anspruch entstand. Es besteht keine Abhängigkeit zu der tatsächlichen Entgeltabrechnung, die regelmäßig erst nachträglich durchgeführt wird. Auf die versicherungsrechtliche Zuordnung von Arbeitsentgelt zu den Entgeltabrechnungszeit...mehr

Die Abwälzung pauschaler Lohnsteuer und die damit verbundenen Folgen kommen sowohl für pauschale Lohn- und Kirchensteuer nach besonderen Sätzen wie auch bei der Pauschalierung mit festen Pauschsteuersätzen (z. B. für Fahrtkostenzuschüsse) in Betracht. Die Regelungen gelten entsprechend für die Pauschalierungsvorschriften für Aushilfskräfte und Teilzeitarbeit sowie für die Pa...mehr

Die Ausführungen zur Kostenaufteilung beim steuerfreiem Arbeitgeberersatz gelten in gleicher Weise für den Werbungskostenabzug des Arbeitnehmers. Aufwendungen für solche Reisen sind als Werbungskosten abziehbar, wenn sie durch den Beruf veranlasst sind. Während die Fahrt- und Flugkosten in vollem Umfang abzugsfähig sind, wenn der Reise ein unmittelbarer dienstlicher Anlass z...mehr

Das Finanzamt geht grundsätzlich davon aus, dass Unternehmer Gegenstände oder Leistungen aus dem Unternehmen auch für private Zwecke verwenden. Zu den wichtigsten Sach- bzw. Leistungsentnahmen für private Zwecke gehören die Warenentnahme, die private Kfz-Nutzung und die private Nutzung des betrieblichen Telefons. Der Wert der Privatentnahmen zzgl. Umsatzsteuer ist als Betrieb...mehr

Eine Abwälzung führt dazu, dass der Arbeitnehmer die pauschalen Steuerbeträge im Ergebnis wirtschaftlich trägt. Eine solche Vereinbarung kann sich z. B. aus dem Arbeitsvertrag oder aus dem wirtschaftlichen Ergebnis einer Gehaltsumwandlung oder Gehaltsänderungsvereinbarung ergeben. Folglich liegt nach Auffassung der Finanzverwaltung[1] eine Abwälzung vor, wenn die Pauschalsteue...mehr

Sachbezüge für Arbeitnehmer müssen monatlich innerhalb der Lohn- und Gehaltsabrechnung berücksichtigt werden. Grundsätzlich sind die Sachbezüge umsatzsteuerpflichtig.[1] Beim Arbeitnehmer unterliegt der Sachbezug mit dem Bruttobetrag dem Lohnsteuerabzug [2] und ist sozialversicherungspflichtig. Der Arbeitgeber muss als Unternehmer die enthaltene Umsatzsteuer ans Finanzamt abf...mehr

Auch hier gilt: Der Brutto-Listenneupreis ist für die Berechnung selbst dann anzusetzen, wenn das Fahrzeug gebraucht gekauft wur...mehr

Geldwerte Vorteile aus einem Arbeitgeberdarlehen sind regelmäßig nach den persönlichen Besteuerungsmerkmalen des Arbeitnehmers (ELStAM) dem Lohnsteuerabzug zu unterwerfen. Unter bestimmten Voraussetzungen kann die Lohnsteuer pauschaliert werden. Pauschalierung sonstiger Bezüge bis 1.000 EUR pro Jahr Eine Pauschalierung der Lohnsteuer mit einem individuellen Pauschsteuersatz[1]...mehr

Wird eine Dienstreise mit einem privaten Urlaub verbunden, ist eine Aufteilung der Reisekosten vorzunehmen.[1] Solche sog. gemischt veranlassten Reisen mit privater Mitveranlassung dürfen aufgeteilt werden in steuerfreie Bestandteile, die im eigenbetrieblichen Interesse des Arbeitgebers erfolgen, und lohnsteuerpflichtige Bestandteile, die sich als geldwerter Vorteil darstellen...mehr

Zusammenfassung Überblick Das Vereinigte Königreich stimmte am 23.6.2016 im Rahmen eines Referendums für den Austritt des Vereinigten Königreichs aus der Europäischen Union. Daraufhin wurde der Austrittsprozess am 29.3.2017 rechtswirksam in die Wege geleitet. Vom 1.1.2021 an gelten die bisherigen sozialversicherungsrechtlichen Regelungen nur für grenzüberschreitende Sachverha...mehr

Die grundsätzliche Strategie zur Verbesserung der Liquidität des Unternehmens bedeutet: Einzahlungen erhöhen und/oder schneller erhalten, Auszahlungen mindern und/oder verschieben. Folgende Maßnahmen sollten in jedem Unternehmen ergriffen werden. Sie sind allerdings nicht alle in jedem Unternehmen nicht immer auch sofort umsetzbar. Einige der Maßnahmen erhöhen sofort die Liquid...mehr

Steht fest, dass der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber einen bestimmten Betrag als Schadensersatz zu leisten hat, so kann zumindest im fortbestehenden Arbeitsverhältnis die Abwicklung auf zweierlei Wegen erfolgen: Zum einen kann der Arbeitgeber den Schadensersatzbetrag durch Einbehalt vom laufenden Arbeitsentgelt – ggf. in Raten – ausgleichen. Für eine solche Aufrechnung[1] steht ...mehr

Rz. 12 § 305 BGB stellt keine hohen Anforderungen an die formale Ausgestaltung von Vertragsbedingungen, die den Regeln über AGB unterfallen sollen. Es ist gleichgültig, ob die Bestimmungen einen äußerlich gesonderten Bestandteil von Verträgen bilden oder in den schriftlichen Vertrag aufgenommen werden.[1] Ebenso sind Umfang und äußere Form irrelevant – insbesondere auch, ob d...mehr

Werden die vom Arbeitgeber gewährten Fahrtkostenzuschüsse nach § 40 Abs. 2 Satz 2 Nr. 2 EStG pauschal besteuert, führt dies zur Beitragsfreiheit in der Sozialversicherung.[1] Entscheidend für die Beitragsfreiheit ist allerdings, dass der Fahrtkostenzuschuss vom Arbeitgeber mit der Entgeltabrechnung für den jeweiligen Abrechnungszeitraum tatsächlich lohnsteuerfrei belassen ode...mehr

Rückzahlungsklauseln können vereinbart werden, um den Anspruch des Arbeitgebers auf Rückerstattung überzahlter Vergütung zu sichern. Der Rückerstattungsanspruch besteht aber nur dann, wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer irrtümlich eine zu hohe Vergütung auszahlt, z. B. wegen falscher Berechnungen oder der irrigen Annahme über das Bestehen eines Anspruchs auf Entgeltfortzah...mehr

Soweit Dritte im Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis Ansprüche gegen eine der Vertragsparteien geltend machen können, die jedoch der anderen Vertragspartei zuzurechnen sind, wird der Ausgleichsanspruch zwischen ihnen erst dann fällig, wenn der Dritte seinerseits seine Rechte wirksam geltend macht. Solange nicht feststeht, ob überhaupt ein Ausgleich im Arbeitsverhältnis er...mehr

Nach dem Sinn und Zweck der Regelung werden nur solche Ansprüche erfasst, die zwischen den Parteien streitig oder unklar sind. Zugestandene Forderungen fallen daher nicht unter den Anwendungsbereich. Hat der Arbeitgeber etwa die Entgeltansprüche des Beschäftigten in einer Entgeltabrechnung ausgewiesen, so braucht Letzterer diese Forderung nicht mehr geltend zu machen, um ein...mehr

Die zulässige Klage ist unbegründet. Der seinen Prämienanspruch geltend machende VR kann sich nicht auf die Unwirksamkeit einer vom VN ausgesprochenen Kündigung wegen Fehlens eines Anschlussversicherungsnachweises gem. § 205 Abs. 6 VVG berufen, wenn er den VN nicht nachweisbar auf dessen Fehlen hingewiesen hat. So der Leitsatz des Urteils des BGH NJW 2015, 1105. Der Beklagte...mehr

Von der Ausschlussfrist werden nicht erfasst: Bestimmte Schadensersatzansprüche. Nach § 309 BGB ist in Allgemeinen Geschäftsbedingungen ein Ausschluss oder eine Begrenzung der Haftung für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit, die auf einer fahrlässigen Pflichtverletzung des Verwenders oder einer vorsätzlichen oder fahrlässigen Pflichtverletzu...mehr

Wird die Arbeitsleistung entweder aus zwingenden Witterungsgründen oder in der gesetzlichen Schlechtwetterzeit (1.12. bis 31.3. des Folgejahres) aus wirtschaftlichen Gründen unmöglich, so entfällt nach den maßgeblichen tariflichen Regelungen im Bauhaupt- und Baunebengewerbe der Lohnanspruch für die betroffenen Arbeitnehmer. Soweit der Lohnausfall in der Schlechtwetterzeit ni...mehr

Grundsätzlich gilt, dass Kurzarbeit nicht einseitig vom Arbeitgeber eingeführt werden kann, sondern einer speziellen arbeitsrechtlichen Grundlage in einem Tarifvertrag, einer Betriebsvereinbarung oder im Wege einzelvertraglicher Vereinbarung bedarf. Für das Bauhauptgewerbe und das Baunebengewerbe gelten spezielle tarifvertragliche Regelungen zur Einführung von Kurzarbeit. Wir...mehr

Die Umsatzsteuer entsteht für den leistenden Unternehmer auch schon dann, wenn er die geschuldete Leistung noch nicht ausgeführt, aber schon eine Teilleistung erbracht hat. Die Steuerentstehung bei Teilleistungen ist insbesondere im Baugewerbe ein erhebliches Problem. Teilleistungen setzen grds. voraus, dass es sich um eine wirtschaftlich sinnvoll teilbare Leistung handelt. ...mehr

Die Zahlung von Saison-Kurzarbeitergeld ist nur in Betrieben zulässig, in denen mindestens ein Arbeitnehmer beschäftigt ist. Als Betrieb im Sinne der Regelung gilt auch eine Betriebsabteilung.[1] Die Gleichstellung der Betriebsabteilung mit dem Betrieb bedeutet, dass baugewerbliche Betriebsabteilungen in fachfremden Betrieben grundsätzlich in das Saison-Kurzarbeitergeld einbe...mehr

Rz. 13 Nr. 5 sanktioniert solche Antragsteller oder Leistungsbezieher, die entgegen § 60 Abs. 1 Satz 1 Nr. 3 SGB I Beweismittel, insbesondere Beweisurkunden, nicht, nicht richtig, nicht vollständig oder nicht rechtzeitig vorlegen. Zwar hat der Leistungsträger den Sachverhalt von Amts wegen zu ermitteln. Dies schließt aber nicht aus, dass er zur Erfüllung seiner Aufgaben auf ...mehr

Bei einer Betriebsprüfung muss gewährleistet werden, dass jederzeit ohne zeitlichen Verzug ein Zugriff auf die Daten möglich ist. Ebenfalls muss jede Form der Abrechnung und der vorgenommenen Beurteilung während einer Betriebsprüfung innerhalb angemessener Zeit prüfbar sein. Dies muss sowohl durch die Prüfbarkeit einzelner Geschäftsvorfälle (fallweise Prüfung) als auch des Ab...mehr

Die DRV Bund führt für die Zwecke der Betriebsprüfung ein Dateisystem mit den maßgebenden Daten zum Arbeitgeber und der Zahl der Beschäftigten. Anhand dieser Datei werden die zu prüfenden Betriebe selektiert. Die Prüfungen nach § 28p Abs. 1, Abs. 1a SGB IV und § 166 Abs. 2 SGB VII werden bei den Arbeitgebern und den Abrechnungsstellen vorgenommen, die im Auftrag des Arbeitge...mehr

Die Rentenversicherungsträger stimmen sich darüber ab, welche Arbeitgeber sie prüfen, um Mehrfachprüfungen auszuschließen.[1] Die Zuständigkeit innerhalb der Deutschen Rentenversicherung (DRV) wird nach der jedem Arbeitgeber von der Agentur für Arbeit vergebenen Betriebsnummer bestimmt. Maßgebend ist die jeweilige Endziffer der Betriebsnummer (BBNR).mehr

Der Arbeitgeber oder die für die Entgeltabrechnung beauftragte Stelle muss einen geeigneten Raum oder Arbeitsplatz sowie die erforderlichen Hilfsmittel kostenlos zur Verfügung stellen.[1] Die dem Arbeitgeber im Rahmen von Betriebsprüfungen entstehenden Kosten werden nicht ersetzt. Dies gilt auch im Hinblick auf einen eventuellen Verdienstausfall. Praxis-Tipp Gemeinsame Prüfun...mehr

Die beanstandeten Sachverhalte werden dem Arbeitgeber bzw. dem für die Entgeltabrechnung verantwortlichen Mitarbeiter in einer Schlussbesprechung mitgeteilt. Die Schlussbesprechung gilt als Anhörung i. S. v. § 24 SGB X. Der Arbeitgeber wird hierbei auch auf die Möglichkeiten und die Konsequenzen der Aussetzung der Vollziehung des Beitragsbescheids durch den Rentenversicherun...mehr