Bestimmte Prozesse sind mit einem hohen Aufwand verbunden, weil viele Daten gesammelt, kontrolliert und eingepflegt werden müssen. Beispiele hierfür sind das Onboarding neuer Mitarbeiter, das Berichts- und Bescheinigungswesen, die Zeitwirtschaft oder auch der Versand der Entgeltabrechnungen an die Beschäftigten. All diese Abläufe sollten in regelmäßigen Abständen auf Effizienz überprüft werden – und dies am besten von Fachleuten, die nicht Mitglied des Teams sind. Wer seine Routinen kennt und stets wiederholt, verliert rasch den Blick für notwendige Veränderungen bzw. Optimierungen.
Grundsätzlich sollte gerade bei den aufwendigeren Prozessen im Rahmen der Entgeltabrechnung die Frage nach technischen Lösungen gestellt werden. Moderne HR- und Payroll-Lösungen können inzwischen viele Tätigkeiten voll- oder teilautomatisch abbilden. Idealerweise sind die eingesetzten Lösungen durch leistungsfähige Schnittstellen gut aufeinander abgestimmt. Auch die Einführung eines integrierten Gesamtsystems aus einer Hand kann eine gute Alternative sein.
Es macht einen großen Unterschied, ob personenbezogene Daten parallel in verschiedenen HR-Systemen gepflegt werden müssen oder ob die Personalverwaltung eine zentrale Datenbank unterhält, aus welcher alle HR-Module inklusive Payroll gespeist werden. Die (manuelle) Parallelpflege sorgt neben hohem Zeitaufwand oftmals für Fehler, die später aufwendig identifiziert und bereinigt werden müssen.
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