Wird eine Dienstreise mit einem privaten Urlaub verbunden, ist eine Aufteilung der Reisekosten vorzunehmen.[1] Solche sog. gemischt veranlassten Reisen mit privater Mitveranlassung dürfen aufgeteilt werden in
- steuerfreie Bestandteile, die im eigenbetrieblichen Interesse des Arbeitgebers erfolgen, und
- lohnsteuerpflichtige Bestandteile, die sich als geldwerter Vorteil darstellen.[2]
Diese Grundsätze hat der BFH mit seinem Beschluss zum Werbungskostenabzug in vollem Umfang bestätigt.[3] Im Regelfall sollte die Aufteilung keine negativen Folgen für die private Verlängerung von beruflich veranlassten Dienstreisetätigkeiten haben. Wenn der Dienstreise ein eindeutiger unmittelbarer betrieblicher/beruflicher Anlass zugrunde liegt (z. B. ein Mitarbeiter nimmt aufgrund der Weisung seines Arbeitgebers einen Kundenbesuch wahr, den er mit einem Privataufenthalt verbindet), ist von einer untergeordneten privaten Mitveranlassung der Kosten für die Hin- und Rückreise auszugehen.
Für die Aufteilung der Kosten gilt Folgendes:
- Die Übernachtungs- und Verpflegungskosten dürfen natürlich nur für die dienstlich notwendigen Tage steuerfrei erstattet werden.
- Fahrt- und Flugkosten können hingegen in vollem Umfang steuerfrei ersetzt werden. Eine Aufteilung ist nicht vorgesehen. Das gilt ausnahmsweise dann nicht, wenn die privat veranlassten Reisetage zu einer abgrenzbaren Erhöhung der Fahrtkosten führen. In diesem Fall liegt nur in Höhe der ohne Verlängerung anfallenden Fahrtkosten steuerfreier Arbeitslohn vor.[4]
Private Verlängerung einer Geschäftsreise
Ein Außendienstmitarbeiter hat am 12.11. um 9:00 Uhr einen Kundentermin in Hamburg. Er fliegt deshalb am 11.11. um 17:45 Uhr von Stuttgart nach Hamburg. Der Kundentermin am nächsten Tag dauert bis zum Nachmittag. Da er sich Hamburg aber privat ansehen will, fliegt er erst am 14.11. abends nach Stuttgart zurück. Der Flugpreis von 220 EUR für den Hin- und Rückflug ist identisch.
Ergebnis: Es handelt sich um eine Dienstreise mit einem unmittelbaren betrieblichen Anlass. Die Flugkosten können deshalb in vollem Umfang von 220 EUR steuerfrei vom Arbeitgeber erstattet werden. Eine Aufteilung ist nicht erforderlich, da der Reise ein unmittelbarer betrieblicher Anlass zugrunde liegt. Mehrkosten durch den späteren Rückflug entstehen nicht. Die Übernachtungs- und Verpflegungskosten sind jedoch nur für die dienstlich notwendigen Tage am 11. (Übernachtung und Verpflegung) bzw. 12.11. (Verpflegung) steuerfrei zulässig.
Steuerpflicht bei privaten Reisemotiven
Tritt die berufliche Veranlassung einer Reise in den Hintergrund, d. h., ist die Berufsausübung nur Vorwand für eine ggf. mehrtägige "Reise" des Arbeitnehmers, so gehören alle vom Arbeitgeber getragenen Aufwendungen zum steuerpflichtigen Arbeitslohn. Bei der Versteuerung kann ggf. § 40 Abs. 2 EStG Anwendung finden, wenn es sich dabei um eine Betriebsveranstaltung handelt.
Einzelheiten zu den Aufteilungsgrundsätzen, s. Incentivereisen in der Entgeltabrechnung.
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