Prozessoptimierung in der Entgeltabrechnung / 1.5 Melde- und Berichtswesen

Jedes Payroll-System mit entsprechender Zertifizierung der informationstechnischen Servicestelle der gesetzlichen Krankenversicherung (ITSG) ist autorisiert, die im Rahmen der Entgeltabrechnung erforderlichen Meldungen zu erstellen und an die entsprechenden Stellen zu übermitteln. Insofern haben die Payroll-Sachbearbeiter mit dem Meldewesen keinen sonderlichen Aufwand. Doch letztlich muss sichergestellt sein, dass sämtliche Meldungen auch korrekt übermittelt und jeweils Kopien an die betreffenden Mitarbeiter versandt werden.

Die Entgeltabrechnung ist mit vielen Daten gespeist, aus welchen Reports mit großer Bedeutung für Controlling, Finanzbuchhaltung, Betriebsrat und Geschäftsführung erstellt werden können. Die Berichte zeigen beispielsweise auf, wie sich die Personalkosten auf den verschiedenen Ebenen entwickeln. Sie geben Auskunft über die Historie von Parametern wie Entgeltsteigerungen, Provisionen, Abwesenheiten oder Fluktuationen. Es lassen sich aus diesen Werten wichtige Kennzahlen ableiten, welche dem Unternehmen als Grundlage für strategische Entscheidungen dienen. Auch die Arbeitnehmervertretung nutzt die zahlreichen Auswertungsmöglichkeiten aus der Payroll, um etwa im Vorfeld von Tarifverhandlungen nützliche Informationen zu erhalten.

Die Bedeutung dieser Reports nimmt stetig zu, betriebswirtschaftlich bedeutsame Analysen greifen immer häufiger auf den Fundus aus der Entgeltabrechnung zurück und aus den Zahlen der Payroll werden wachsend hilfreiche Schlussfolgerungen mit Blick auf das gesamte Unternehmen gezogen.

Zum Berichtswesen gehören ferner eine Reihe an Listen für die Entgeltspezialisten selbst, die auf Befristungen, Jubiläen, den Ablauf von vermögenswirksamen Leistungen, Austritte oder das Ende von Ausbildungen hinweisen.

Ebenfalls Bestandteil des Reportings sind gesetzliche Statistiken wie die Verdienststrukturerhebung und Auswertungen im Rahmen eines internen Kontrollsystems, mit welchen möglichst alle auf den üblichen Prüflisten nicht vorhandenen Fehler erkannt werden sollen.

Viele Payroll-Programme produzieren eine Reihe an Reports im Standard, doch gibt es oftmals Anforderungen und Wünsche aus dem eigenen Unternehmen, welche die Entgeltspezialisten zur monatlichen Erstellung individueller Berichte anhält.