Wie Kanzleien KI-Agenten nutzen

Elisa Lutz ist Steuerberaterin und Geschäftsführerin der Steuer- und Wirtschaftsberatung awicontax. Sie sieht sich selbst nicht als klassische IT-Expertin, vielmehr als interessierte Anwenderin. Dennoch treibt sie die Implementierung von KI-Agenten sowohl in der eigenen Kanzlei als auch bei ihren Mandanten im Zuge der Wirtschaftsberatung proaktiv voran. 

Ein besonders anschauliches Projekt entstand im Rahmen einer Unternehmensnachfolge in einem mittelständischen Familienunternehmen. Dort sollte das über Jahrzehnte angesammelte Wissen des Unternehmensgründers für die nächste Generation gesichert werden. Gemeinsam mit dem Mandanten entwickelte Lutz einen KI-Agenten, der den Senior-Unternehmer regelmäßig interviewt und dessen Erfahrungswissen dokumentiert. Gleichzeitig dient das System dem Nachfolger als digitaler Ansprechpartner. 

KI-Agent für die Unternehmensnachfolge

"Der KI-Agent ist für beide ein Sparingspartner. Er sammelt regelmäßig Wissen vom Senior – das mitunter bisher nirgends dokumentiert ist – und der Junior kann alles jederzeit abrufen, indem er mit seinem KI-Agenten auf dem Smartphone spricht", erklärt Lutz. Ausgangspunkt waren zunächst steuer- und gesellschaftsrechtliche Fragestellungen. Im Verlauf entwickelte sich daraus jedoch ein umfassendes Wissensmanagement-System, das steuerliche und rechtliche Dokumente, Verträge, Unternehmenswissen und Erfahrungswerte zu einer zentralen Wissensquelle verknüpft. Der Junior-Unternehmer kann den Agenten jederzeit befragen und erhält Antworten auf Basis des gesammelten Wissens.

Die technische Umsetzung erfolgt dabei bewusst nicht durch die Kanzlei selbst. Lutz betont, dass die KI-Lösungen innerhalb der bestehenden IT-Infrastruktur der Mandanten betrieben werden. Datenschutz und Datensicherheit spielten dabei eine zentrale Rolle. Lutz berät und entwickelt das Konzept und definiert die fachlichen Anforderungen, Leitplanken und Prozesse. Abschließend schreibt sie für die Mandanten umfangreiche Systemanweisungen für deren KI-Agenten. Wichtig: Diese System-Prompts legen auch fest, wie mit Unsicherheiten umzugehen ist, damit die KI keine Antworten erfindet, wenn einmal Informationen fehlen sollten.

"Seit Februar 2026 entwickeln sich die Modelle mit großen Sprüngen"

Besonders beeindruckend ist die Geschwindigkeit der technologischen Entwicklung. "Seit Februar 2026 entwickeln sich die Modelle mit großen Sprüngen", sagt Lutz. Vor allem die Qualität der Ergebnisse habe sich deutlich verbessert. Gleichzeitig beobachtet sie ein stark wachsendes Interesse bei Unternehmen unterschiedlichster Branchen. Überraschend sei für sie gewesen, wie offen auch eher konservativ eingeschätzte Organisationen auf das Thema reagieren. Selbst kommunale Unternehmen hätten großes Interesse an KI-Agenten gezeigt und wollten entsprechende Anwendungen testen.

Auch innerhalb der eigenen Unternehmensgruppe setzt die Geschäftsführerin auf KI-Agenten. Für die 14 Standorte der Gruppe wurde sogar ein interner Agenten-Store aufgebaut, auf den alle Kanzleien zugreifen können. Einer der erfolgreichsten Agenten unterstützt bei der Vorbereitung von Erstgesprächen mit potenziellen Mandanten. Das System recherchiert automatisch öffentlich verfügbare Informationen aus Handelsregistern, Unternehmenswebseiten, Medienberichten und sozialen Netzwerken und erstellt daraus eine strukturierte, kompakte Gesprächsvorbereitung. "Der Agent macht eine Komplett-Recherche über dieses Unternehmen", erläutert Lutz. Die Ergebnisse könnten anschließend innerhalb weniger Minuten gesichtet werden. Der Zeitgewinn für Gesprächsvorbereitungen ist beträchtlich. Statt stundenlang selbst zu recherchieren, dauert die Sichtung der tiefgehenden Recherche-Ergebnisse der KI maximal zehn Minuten. 

Aber trotz aller Begeisterung ist der Einsatz solcher Systeme kein Selbstläufer. Insbesondere nicht, wenn die KI-Agenten bei Mandanten eingesetzt werden. Voraussetzung ist dort stets ein grundlegendes Verständnis für KI. "Dazu gehören Grundkompetenzen, aber auch kritisches Hinterfragen", betont Lutz. Ihre Kanzlei begleitet die eingeführten Systeme dauerhaft und hält die rechtlichen Rahmenbedingungen aktuell. Die Einführung von KI-Agenten versteht Lutz deshalb nicht als IT-Projekt, sondern als neue Form der steuerlichen und wirtschaftlichen Beratung ihrer Mandanten.

"In der Praxis sind 90 Prozent der Kanzleien hier noch keinen Schritt weiter"

Überall in der Steuerberatungsbranche sind KI-Agenten derzeit ein großes Zukunftsthema. Nach Einschätzung vieler Experten ist die tatsächliche Nutzung in Kanzleien aber noch deutlich weniger weit fortgeschritten, als es der öffentliche Diskurs vermuten lässt. "In der Praxis sind 90 Prozent der Kanzleien hier noch keinen Schritt weiter", sagt Kanzleiberaterin Angela Hamatschek, die rechtliche Fragen als zentrale Hürde sieht. In Kanzleien werde häufig zuerst gefragt, ob der Einsatz DSGVO-konform sei. Hinzu kämen Unsicherheiten rund um § 203 StGB und das Berufsgeheimnis. "Die Einstiegshürden werden oft so hoch wahrgenommen, dass viele Kanzleien gar nicht erst ins Handeln kommen."

Zusätzlich können Buzzwords verwirren und abschrecken, denn obwohl die Begriffe selbst in Fachkreisen oft fälschlicherweise synonym verwendet werden, ist zwischen KI-Agenten und KI-Assistenten zu unterscheiden. Ein klassischer KI-Assistent reagiert passiv: Er erhält einen Prompt und liefert das Ergebnis als Text im Chat, ohne jedoch aktiv in Abläufe einzugreifen. Das entscheidende Merkmal eines KI-Agenten ist hingegen das sogenannte agentische Handeln. Einem KI-Agenten wird das Ziel vorgegeben. Wie er dahin kommt, entscheidet er selbst. Er plant, priorisiert, wählt den Weg – und weil er über Schnittstellen mit anderen Programmen verbunden ist, kann er auch wirklich handeln: Termine eintragen, E-Mails vorbereiten, Daten abrufen, Prozesse anstoßen. Während ein Assistent also lediglich informiert, entfaltet ein Agent durch diese direkte Handlungsfähigkeit eine neue Dimension in der realen Arbeitswelt.

Warum Kanzleien mit internen Assistenten beginnen sollten

Zum Einstieg empfiehlt Hamatschek, keine Agenten, sondern interne KI-Assistenten, die insbesondere für organisatorische Aufgaben ohne Mandantendaten eingesetzt werden können. Ein klassisches Beispiel dafür sind Besprechungsassistenten. Ein solcher KI-Assistent wertet Transkripte aus, fasst die wichtigsten Punkte zusammen, erstellt To-do-Listen, identifiziert offene Fragen und formuliert auf Wunsch eine E-Mail an den Kunden. Der Effekt kann erheblich sein. Eine Arbeit, die früher zwei bis drei Stunden gedauert hat, erledigt die KI in zehn Sekunden. Hamatschek nutzt in ihrer Beratung bereits 25 individuell konfigurierte KI-Assistenten und Agenten, die ihr die Arbeit deutlich erleichtern. "Das Erstellen des ersten KI-Agenten hat lange gedauert", sagt Hamatschek. Doch die Erkenntnisse sind direkt in ihren zweiten Agenten geflossen: ein Agent, der andere Agenten erstellt. 

Um KI-Agenten einzurichten, können spezielle Plattformen genutzt werden. Durch den Einsatz von Oberflächen wie Langdock, Telltale Momentum Suite oder Logicc lässt sich eine Art Glocke über die KI-Modelle stülpen. Über entsprechende Auftragsverarbeitungsverträge und Zusatzvereinbarungen für Berufsgeheimnisträger ist bei solchen Plattformen ein rechtssicherer Rahmen durchaus herstellbar, sagt Hamatschek. Dennoch rät sie dringend dazu, erste Erfahrungen ausschließlich mit internen, organisatorischen Aufgaben zu sammeln, bevor man Mandatendaten nutzt. Der Grund: Interne Assistenten sind weniger riskant, weil Fehler leichter korrigiert werden könnten. Sobald ein System Ergebnisse für Mandanten liefert, sind Genauigkeit, Prüfung und Haftungsfragen deutlich wichtiger. 

Arbeiten mit Agenten: Aufgaben in Prozessschritte zerlegen

Hamatschek empfiehlt außerdem, Aufgaben in einzelne Prozessschritte zu zerlegen: Ein Assistent könne etwa Belege anfordern, ein anderer bei komplizierten Buchungen unterstützen, ein dritter eine BWA analysieren. Darüber hinaus empfiehlt die Expertin, den Agenten je nach Aufgabe auch detaillierte Charakterprofile zu verpassen, die auf psychologischen Modellen (wie dem Insights-Profil) basieren – von "kreativ und widerständig" für Strategiefragen bis zu "total blau" (strukturiert und korrekt) für rechtliche Fragestellungen. 

Zu Hamatscheks bevorzugten Anwendungen gehört ein interner "Kanzleibuddy". Dabei werden Kanzleiprozesse, Handbücher, Urlaubsregelungen, Vertretungsprozesse und fachliche Checklisten in einer Wissensbibliothek hinterlegt. Mitarbeitende können den Assistenten dann direkt fragen, wie bestimmte Abläufe funktionieren. Der Nutzen liegt vor allem in der Entlastung des Kanzleialltags. Statt Dateien zu durchsuchen, können Mitarbeitende Informationen direkt abrufen.

Die größte Hürde beim Bau von KI-Agenten ist laut Hamatschek aber nicht die Technik – programmieren muss man schließlich nicht können –, sondern das präzise Formulieren von Erwartungen. Menschen setzten implizit zu viel Kontext voraus, den eine KI ohne explizite Nennung nur erraten kann. Und das führt in der Regel zu unerwünschten Ergebnissen.

Auch KI-Agenten stoßen an Grenzen

Auch in der Schürmann Schürmann Schürmann Steuerberatung GmbH werden KI-Agenten bereits intensiv eingesetzt – vor allem für Recherche, Analyse- und Schreibaufgaben. Für fachliche Recherchen nutzt die Kanzlei zudem verschiedene spezialisierte Fach-KI-Systeme. Die Ergebnisse werden anschließend von einem KI-Agenten weiterverarbeitet, beispielsweise um Anschreiben auszusetzen. Nach Angaben des Steuerberaters Sebastian Schulze nutzen die rund 110 Mitarbeitenden der Beratungsgesellschaft etwa 50 bis 70 Agenten, die auf Basis der DSGVO-konformen Plattform Langdock laufen. Der Steuerberatung geht es bei alldem nicht darum, Menschen zu ersetzen, sondern Routinetätigkeiten so weit wie möglich zu automatisieren. "Die gewonnene Zeit nutzen wir, um Mandantinnen und Mandanten noch individueller, genauer und spezifischer zu beraten – gerade an den Tagen, an denen im normalen Kanzleialltag sonst oft die Minuten für das zusätzliche Nachdenken, Hinterfragen und Erklären fehlen", erläutert Schulze.

Doch beim Versuch, komplexere Buchhaltungsprozesse zu automatisieren, stieß das Team an eine Grenze: Erfahrungen mit der Berechnung von Urlaubsrückstellungen im Rahmen einer Bilanzerstellung hatten gezeigt, dass die Systeme teilweise unterschiedliche Ergebnisse lieferten. "KI kann nicht rechnen", sagt Schulze. Der Grund sei die Arbeitsweise großer Sprachmodelle: Sie basiert auf Wahrscheinlichkeiten und nicht auf mathematischer Präzision. "Deshalb sind KI-Agenten für bestimmte Anwendungsfälle schlicht ungeeignet", so Schulze.                                      

Die Digitale Zukunft ist hybrid

Als Alternative entwickelt der Steuerberater eigene browserbasierte Anwendungen auf HTML-Basis. Schulze ist seit 2009 als Steuerberater tätig und auf Gemeinnützigkeitsrecht spezialisiert. Durch ein zuvor absolviertes Informatikstudium verbindet er steuerliches Fachwissen mit technischem Know-how. Diese Kombination nutzt er heute, um neben den KI-Agenten auch andere digitale Werkzeuge für die Kanzleiarbeit zu entwickeln. Seine HTML-Programme laufen lokal und benötigen keine Internetverbindung, was datenschutzrechtlich eine elegante Lösung ist. Da die Anwendungen lokal ausgeführt werden, werden keine sensiblen Daten an externe Server übertragen. Eingesetzt werden die HTML-Tools beispielsweise bei Rückstellungsberechnungen, der Prüfung elektronischer Rechnungen oder um andere standardisierte Fachprozesse zu automatisieren. "KI-Agenten sind schon wieder fast überholt", resümiert Schulze. Die Zukunft der Digitalisierung von Steuerkanzleien liegt seiner Ansicht nach nicht in einzelnen KI-Agenten. "Künftig wird es auf die intelligente Kombination aus Fach-KI, Agentensystemen und spezialisierten Anwendungen ankommen", ist Schulze überzeugt.

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