"Die Kanzlei der Zukunft wird nicht mehr isoliert funktionieren"

Herr Merla, Herr Ganschow, wenn man derzeit über die Zukunft der Steuerberatung spricht, landet man fast zwangsläufig bei KI. Sie sagen: Wir müssen eigentlich über Zusammenarbeit sprechen. Warum?

Sebastian Merla: Weil die KI-Debatte zwar wichtig ist, aber oft an der Oberfläche bleibt. Natürlich wird KI die Steuerberatung verändern. Natürlich werden bestimmte Tätigkeiten schneller, automatisierter und vielleicht auch günstiger erledigt werden können. Aber die entscheidende Frage ist, ob Kanzleien überhaupt die Strukturen haben, um solche Entwicklungen sinnvoll einzuordnen und in den Alltag zu bringen.

Viele Kanzleien sind ja nicht deshalb zurückhaltend, weil sie die Digitalisierung nicht verstanden hätten. Die meisten wissen sehr genau, dass sich etwas ändern muss. Das Problem ist eher, dass sie mitten im laufenden Betrieb entscheiden sollen, welche Systeme sie einsetzen, wie sie Mitarbeiter mitnehmen, wie sie Mandanten umstellen, wie sie Prozesse neu denken und wie sie dabei trotzdem Fristen, Qualität und Wirtschaftlichkeit sichern. Das ist keine kleine Nebenaufgabe. Das ist eigentlich ein eigenes Kanzleiprojekt. 

Gregor Ganschow: Und genau da beginnt das Problem des Einzelkämpfertums. Wenn jede Kanzlei dieselben Fragen allein prüft, dieselben Fehler allein macht und dieselben Erfahrungen nicht systematisch teilt, ist das für den Berufsstand insgesamt wahnsinnig ineffizient. Man muss sich nur anschauen, wie viele Kanzleiinhaber abends oder am Wochenende versuchen, sich durch Softwarevergleiche, Fachbeiträge, Webinare und Anbieterpräsentationen zu arbeiten. Da geht enorm viel Energie verloren, die eigentlich für Beratung, Führung und Kanzleientwicklung gebraucht würde.

Es gibt eher zu viele Lösungen als zu wenige

Viele Anbieter würden wahrscheinlich sagen: Für fast jedes Problem gibt es inzwischen eine digitale Lösung. Wo fehlt dann noch etwas?

Gregor Ganschow: Genau das ist der Punkt. Es gibt nicht zu wenig Lösungen. Es gibt eher zu viele. Und für Kanzleien wird es dadurch nicht automatisch leichter, sondern teilweise sogar schwieriger. Jede Lösung verspricht Entlastung, Effizienz oder Automatisierung. In der Praxis muss aber jemand beurteilen, ob das wirklich zur Kanzlei passt, ob die Schnittstellen funktionieren, ob die Mitarbeiter damit arbeiten wollen, ob die Mandanten mitziehen und ob am Ende ein besserer Gesamtprozess entsteht. 

Digitalisierung ist ja nicht schon deshalb gelungen, weil man ein weiteres Tool eingeführt hat. Eine Kanzlei kann zehn digitale Einzellösungen nutzen und trotzdem schlecht organisiert sein. Dann wird es sogar gefährlich, weil man nach außen modern wirkt, intern aber Medienbrüche, Doppelarbeiten und Verantwortungsunklarheiten produziert.

Sebastian Merla: Aus meiner Sicht wird dieser Punkt häufig unterschätzt. Die meisten Steuerberater sind fachlich sehr stark und gewohnt, Verantwortung zu übernehmen. Aber sie sind nicht automatisch IT-Architekten, Prozessberater, Change-Manager und Einkaufsabteilung in einer Person. Trotzdem wird ihnen genau das inzwischen abverlangt. Und wenn man ehrlich ist: Das kann eine einzelne Kanzlei nur begrenzt leisten.

Die E-Rechnung als Prüfstein

Können Sie ein Beispiel für ein gelungenes Digitalisierungsprojekt nennen?

Sebastian Merla: Die E-Rechnung wird häufig als neues Format behandelt, das man irgendwie empfangen, verarbeiten und archivieren muss. Das ist aber nur der erste Schritt. Eigentlich zwingt die E-Rechnung Kanzleien und Mandanten dazu, über ihre gesamten kaufmännischen Prozesse zu sprechen. Wie kommen Rechnungen rein? Wer prüft sie? Wer gibt sie frei? Wann liegen Daten in der Buchhaltung vor? Wie schnell kann eine BWA erstellt werden? Wie zeitnah kann Beratung stattfinden?

Wenn man die E-Rechnung ernst nimmt, geht es nicht um ein Dateiformat. Es geht um eine andere Qualität von Daten und damit auch um eine andere Qualität von Beratung. Das ist eine große Chance. Aber sie entsteht nicht automatisch.

Gregor Ganschow: Und sie entsteht vor allem nicht, wenn jede Kanzlei nur für sich improvisiert. Viele Fragen sind doch überall ähnlich: Welche Mandanten sind vorbereitet? Welche brauchen Unterstützung? Welche Prozesse müssen angepasst werden? Wie kommuniziert man das verständlich? Wie verhindert man, dass die Kanzlei am Ende die Digitalisierungsdefizite des Mandanten auffängt? Genau deshalb wäre es so wichtig, dass Kanzleien stärker voneinander lernen. 

Unabhängigkeit heißt nicht, alles allein zu machen

Steuerberater verstehen sich traditionell als unabhängige Berufsträger. Ist Zusammenarbeit da manchmal noch negativ besetzt?

Gregor Ganschow: Ich glaube, es gibt zumindest eine gewisse kulturelle Prägung. Viele Kanzleien sind über Jahre sehr eigenständig gewachsen. Man kennt seine Mandanten, seine Mitarbeiter, seine Abläufe. Das ist erst einmal etwas Gutes, weil diese persönliche Verantwortung den Berufsstand stark gemacht hat.

Aber Unabhängigkeit bedeutet nicht, dass man jedes Problem allein lösen muss. Das wird manchmal verwechselt. Ein Steuerberater kann fachlich vollkommen unabhängig bleiben und trotzdem von gemeinsamen Standards, gemeinsamen Erfahrungen, gemeinsamen Marktkenntnissen und gemeinsamen Strukturen profitieren.

Sebastian Merla: Man muss Zusammenarbeit auch nicht romantisieren. Es geht nicht darum, dass alle ständig in Arbeitskreisen sitzen und sich gegenseitig erzählen, wie schwierig alles ist. Es geht um sehr konkrete Entlastung. Welche Lösung hat sich in einer Kanzlei bewährt? Welche nicht? Wie kommuniziert man neue Prozesse an Mandanten? Wie organisiert man digitale Zusammenarbeit mit dem Team? Welche Dienstleister sind zuverlässig? Wo lohnt sich Verhandlungsmacht? Solche Fragen müssen nicht tausendfach isoliert beantwortet werden.

Wenn der Berufsstand keine eigenen Strukturen schafft, werden andere sie schaffen

Sie sprechen von Plattformen und gemeinsamen Strukturen. Manche Steuerberater hören bei dem Wort Plattform eher Abhängigkeit als Entlastung.

Sebastian Merla: Das kann ich nachvollziehen, weil Plattformen sehr unterschiedlich sein können. Eine Plattform kann eine reine Vertriebsmaschine sein. Sie kann aber auch ein Ort sein, an dem Wissen, Erfahrung, Einkauf, Austausch und Orientierung gebündelt werden. Entscheidend ist, wer sie trägt und welchem Zweck sie dient.

Der Punkt ist: Plattformstrukturen werden kommen. In vielen Bereichen sind sie längst da. Wissen wird gebündelt, Dienstleistungen werden gebündelt, Software wird gebündelt, Einkaufsprozesse werden gebündelt. Diese Strukturen entstehen, und entweder werden sie vom Berufsstand selbst mitgestaltet oder er ist später nur noch Nutzer fremder Strukturen.

Gregor Ganschow: Das ist aus meiner Sicht die eigentliche strategische Frage. Wenn Steuerberater ihre Zukunft nicht selbst organisieren, werden andere Marktteilnehmer diese Lücke füllen. Das können Softwareanbieter sein, große Beratungseinheiten, Investoren oder Plattformbetreiber. Nicht jeder Anbieter ist automatisch problematisch. Aber der Berufsstand sollte nicht naiv sein. Wer die Struktur kontrolliert, prägt irgendwann auch die Spielregeln.

Die Rolle der Deutschen Steuerberatergenossenschaft

Es gibt bereits Steuerberaterverbände, Netzwerke und Kooperationen. Was ist der Gedanke hinter der Deutschen Steuerberatergenossenschaft?

Gregor Ganschow: Die Grundidee ist eigentlich sehr einfach: Viele Steuerberater stehen vor denselben Herausforderungen, aber es fehlt häufig ein Rahmen, in dem sie diese Herausforderungen gemeinsam und professionell angehen können. Die Deutsche Steuerberatergenossenschaft soll genau diesen Rahmen schaffen. Nicht als weitere Verkaufsplattform und nicht als Belehrung von außen, sondern als berufsständisch getragene Struktur.

Uns geht es darum, die Stärke einzelner Kanzleien zu erhalten und gleichzeitig dort zu bündeln, wo Bündelung sinnvoll ist. Das betrifft Erfahrungsaustausch, digitale Orientierung, Kooperationen, Marktkenntnis und auch die Frage, wie man als Berufsstand gemeinsam sichtbarer und handlungsfähiger wird.

Sebastian Merla: Der genossenschaftliche Gedanke passt dazu sehr gut, weil er nicht auf Fremdsteuerung angelegt ist. Es geht nicht darum, Kanzleien in ein starres System zu pressen, sondern dass Steuerberater gemeinsam Strukturen schaffen, von denen sie selbst profitieren. Das ist ein wichtiger Unterschied.

Die Kanzlei der Zukunft bleibt eigenständig, aber nicht isoliert

Was wäre Ihre wichtigste Botschaft an Kanzleiinhaber, die spüren, dass sich etwas ändern muss, aber noch nicht wissen, wo sie anfangen sollen?

Sebastian Merla: Nicht beim nächsten Tool anfangen, sondern bei den eigenen Abläufen. Wo entsteht heute der meiste Druck? Wo gehen Informationen verloren? Wo müssen Mitarbeiter unnötig nachfragen? Wo warten Mandanten zu lange? Wo ist unklar, wer verantwortlich ist? Wenn diese Fragen nicht beantwortet sind, wird Digitalisierung schnell zur Kosmetik.

Gregor Ganschow: Und vor allem: nicht alles allein lösen wollen. Das ist vielleicht die wichtigste Botschaft. Viele Herausforderungen, die sich in der eigenen Kanzlei individuell anfühlen, sind in Wahrheit strukturelle Themen des gesamten Berufsstands. Wer das erkennt, kann anders damit umgehen. Die Kanzlei der Zukunft bleibt eigenständig, persönlich und fachlich unabhängig. Aber sie wird nicht mehr isoliert funktionieren.