Schatten-KI: Wenn Mitarbeitende digitaler arbeiten als die Kanzlei

"Das Schreiben ist fast fertig. Ich lasse die Formulierung nur noch optimieren." Wer als Inhaber solche Sätze in der Kanzlei hört, sollte sofort hellhörig werden. Oft nutzen im Team Mitarbeitende bereits unterschiedliche KI-Anwendungen – für E-Mails, Auswertungen, Besprechungsnotizen oder Recherchen. Jeder für sich. Jeder mit eigenem Account. Und alles ohne Kontrolle oder Freigabe durch die Kanzleileitung. 

Der rasante Aufstieg und die intuitive Handhabung der neuen smarten Tools verleitet viele Menschen dazu, die aus dem privaten Umfeld bewährten Tools auch für kleine Aufgaben im Berufsalltag zu verwenden. Doch was als praktische Hilfe im hektischen Kanzleialltag beginnt, entwickelt sich schnell zu einem unkalkulierbaren Risiko. Denn solche Tools arbeiten in der Regel außerhalb der kontrollierten IT-Umgebung der Kanzlei. Das drohende Worst-Case-Szenario: Mandantendaten, interne Informationen oder steuerliche Auswertungen verlassen unbemerkt geschützte Systeme.

Laut einer Studie des Digitalverbandes Bitkom ist der Gebrauch so genannter Schatten-KI in acht Prozent der Unternehmen in Deutschland weit verbreitet, in 17 Prozent gibt es Einzelfälle. Weitere 17 Prozent der befragten Führungskräfte wissen es nicht sicher, gehen aber davon aus, dass Beschäftigte im Job auf private KI-Lösungen zurückgreifen. Schatten-KI entsteht selten aus Nachlässigkeit. Meist steckt dahinter der Wunsch, schneller zu arbeiten, Routineaufgaben zu reduzieren und mit den technischen Möglichkeiten Schritt zu halten. Aus diesem Grund breitet sich der Einsatz oft schneller aus, als Kanzleien Regeln oder entsprechende Sicherheitsmaßnahmen etablieren können. 

Schatten-KI in Steuerkanzleien: Die Risiken sind real

In Steuerkanzleien wiegen die Risiken besonders schwer, weil mit hochsensiblen Daten gearbeitet wird. Hinzukommt: Steuerberater sind Berufsgeheimnisträger. Entsprechend muss nicht nur das Datenschutzrecht, sondern auch das Berufsrecht beachtet werden.

Zu den wichtigsten Gefahren zählen:

• Verstöße gegen Datenschutz und Mandatsgeheimnis

• Unkontrollierte Weitergabe von Informationen an Dritte

• Falsche oder erfundene KI-Antworten

• Fehlende Nachvollziehbarkeit der Ergebnisse

• Unklare Haftung bei fachlich fehlerhaften Inhalten

• Reputationsschäden bei Mandanten oder in der Öffentlichkeit

Hinzu kommt ein oft unterschätzter Punkt: KI klingt immer überzeugend – auch wenn sie falsch liegt. Ohne fachliche Prüfung kann aus einer hilfreichen Zeitersparnis sehr schnell ein Qualitätsproblem und Reputationsproblem werden.

KI in der Kanzlei steuern, nicht verbieten

Die KI-Versuchung lauert in vielen Aufgabenbereichen: So werden beispielsweise E-Mails formuliert und überarbeitet, lange Texte oder Gesetzesauszüge zusammengefasst sowie Mandanteninformationen und Präsentationen unterstützt. Zudem hilft KI bei der sprachlichen Glättung von Schriftsätzen, bei ersten Recherchen zu steuerlichen Fragestellungen und bei Übersetzungen oder der Vereinfachung komplexer Inhalte. Viele dieser Anwendungen sind grundsätzlich nicht problematisch. Entscheidend ist jedoch, dass sie kontrolliert, dokumentiert und mit sensiblen Daten verantwortungsvoll genutzt werden. Genau an dieser Stelle beginnt die organisatorische Herausforderung.

"Wer in dieser Lage zum Verbot greift, erzeugt aus vor allem eines: Unfrieden", sagt Michel Menk, Gründer und Geschäftsführer von menkdittrich Consulting und milia.io. Das eigentliche Risiko verschwinde damit nicht – es werde nur unsichtbar. Genau dann wird es dem Experten zufolge aber brandgefährlich, denn Mandantendaten fließen unkontrolliert in private Accounts auf US-Servern ohne AV-Vertrag. "Das ist nicht nur ein DSGVO-Verstoß, es berührt §203 StGB – die Verletzung von Privatgeheimnissen. Für die haftet zuerst der Berufsträger, nicht der Mitarbeitende", warnt Menk, der mit seinen Teams hunderte Steuerkanzleien bei der Digitalisierung, Prozessoptimierung und der strukturierten Einführung von KI-Anwendungen im Kanzleialltag betreut. Sein Rat: Kanzleien müssen die neue Technologie aktiv führen und steuern – nicht verbieten. 

Konkret bedeutet das: Man sollte klare Regeln zur Nutzung formulieren, datenschutzkonforme Möglichkeiten anbieten (bis hin zu eigenen, kanzleieigenen KI-Servern) und die Mitarbeitenden aktiv an das Thema heranführen. Ein bestimmtes Vorgehen hat sich laut Menk dabei in der Praxis besonders bewährt: "Wir erarbeiten gemeinsam mit dem Team ein Chancen-Risiken-Diagramm – die Mitarbeitenden tragen selbst zusammen, wo KI hilft und wo sie gefährlich wird. Das verändert die Haltung im Team grundlegend." Aus "heimlich nutzen" werde so "verantwortungsvoll einsetzen". 

So können Kanzleien aus KI-Risiken Chancen machen

Ein positiver Nebeneffekt: Schatten-KI zeigt auf diese Weise auch, wo echte Potenziale liegen. Das ist ein starkes Signal für Kanzleiinhaber und Geschäftsführer, denn es macht sichtbar, welche Prozesse in der Kanzlei besonders viel Reibung erzeugen – meist in Bereichen, in denen Arbeit repetitiv, sprachlastig oder zeitintensiv ist. Die eigentliche Frage lautet deshalb nicht, ob KI genutzt wird, sondern wie sie dauerhaft in die Organisation integriert wird. 

"Eine tragfähige KI-Strategie ruht auf zwei Säulen, die in der Praxis fast immer unterschätzt werden", sagt Menk: "Sicherheit und Standardisierung." Unter Sicherheit versteht der Experte, dass nur Lösungen zum Einsatz kommen, die der Datenschutzbeauftragte ausdrücklich bestätigt hat. "Das ist nicht verhandelbar", betont Menk. Darüber hinaus entfalte KI ihren wahren Nutzen nicht im genialen Einzelfall, sondern dann, wenn standardisierte Prozesse mit individuellen Mandanteninformationen veredelt werden. "Genau das ist die eigentliche Stärke der Technologie – und der Punkt, an dem viele Kanzleien strategisch falsch abbiegen." Der Experte rät Steuerkanzleien daher dazu, mit einfachen, aber wiederkehrenden Themen zu starten – etwa der Beleg-An- oder -Nachforderung – und sich von dort schrittweise komplexeren Sachverhalten anzunähern. Und er warnt: "Wer mit dem ambitioniertesten Use Case beginnt, scheitert in der Regel."

Besonders bewährt hätten sich kleine KI-Teams innerhalb einer Kanzlei – also Mitarbeitende, die offiziell Zeit bekommen, sich mit den Themen intensiv auseinanderzusetzen, eigene Lösungen zu testen und sie dem Kollegium vorzustellen. "Das schafft Kompetenz, Akzeptanz und Identifikation gleichermaßen – und zieht die Schatten-KI in das Licht der offiziellen Kanzleistrategie", sagt der Berater. Denn eines steht schon heute fest: KI verschwindet nicht mehr. Weder aus dem gesellschaftlichen Leben noch aus dem Berufsalltag einer Steuerberatung. Auch Menk ist überzeugt, dass KI in den nächsten Jahren ein aktiver Begleiter der Kanzleiarbeit sein wird. "Wer das ernst nimmt, qualifiziert nicht nur einzelne Köpfe, sondern alle Beteiligten", rät Menk. Denn genau das unterscheide die Kanzleien, die in drei Jahren die besten Mitarbeitenden anziehen, von denen, die ein Personalproblem haben, prognostiziert der Experte.