"KI-Agenten sind noch sehr selten in der Steuerberatung"

Herr Hassenpflug, es wird viel über KI-Agenten geredet. Wie weit verbreitet sind sie im Alltag der Steuerkanzleien derzeit wirklich?

Alexander Hassenpflug: Um die Verbreitung zu beurteilen, müssen wir zunächst die Grenze zwischen einem KI-Assistenten und einem KI-Agenten ziehen, da diese Begriffe selbst in Fachkreisen oft fälschlicherweise synonym verwendet werden. Ein Assistent ist letztlich ein System, dem man einen Prompt gibt und das als Antwort ein Ergebnis im Chat ausgibt, ohne jedoch selbst aktiv in die Abläufe einzugreifen. Das entscheidende Merkmal eines Agenten ist hingegen das sogenannte agentische Handeln. Ein Agent führt einen Auftrag so aus, dass am Ende eine konkrete Handlung steht oder ein Prozess angestoßen wird.

Das wäre zum Beispiel …?

Ein praktisches Beispiel für einen solchen Agenten, das heute bereits technisch möglich ist, ist der automatische Eintrag eines Termins im Outlook-Kalender auf Anweisung des Nutzers. Auch der Versand von E-Mails an Mandanten nach vordefinierten Kriterien fällt in diesen Bereich. In der Praxis bereitet der Agent die Nachricht vor, wobei meistens noch ein Mensch zur Prüfung zwischengeschaltet ist, bevor die Mail tatsächlich rausgeht. Diese Handlungsfähigkeit stellt eine völlig andere Dimension dar, da ein agierendes System im Gegensatz zu einem reinen Text-Assistenten auch direkte Auswirkungen in der realen Welt entfalten kann.

… und wie sieht es mit deren Verbreitung aus?

Was die tatsächliche Verbreitung in der Steuerberatung angeht, so sind echte KI-Agenten momentan noch sehr selten anzutreffen. Während KI-Assistenten bereits in vielen Kanzleien Einzug gehalten haben, ist das Feld bei den Agenten noch sehr überschaubar. Insgesamt beobachten wir in der Branche eine enorme Spreizung: Es gibt Kanzleien, die mit dem Thema KI-Agenten noch gar nicht in Berührung gekommen sind, während andere bereits sehr intensiv damit arbeiten.

Wir sprechen hier von Anforderungen an die Sicherheit und die Art der Datenverarbeitung, die weit über das übliche Maß hinausgehen.

Warum sind KI-Agenten noch nicht in allen Steuerkanzleien angekommen?

Das liegt primär an zwei Faktoren. Zunächst einmal war es bisher eine enorme Hürde, eine technologische Umgebung aufzubauen, die vollständig mit unserem strengen Berufsrecht im Einklang steht. Wir sprechen hier von Anforderungen an die Sicherheit und die Art der Datenverarbeitung, die weit über das übliche Maß hinausgehen und die viele Kanzleien verständlicherweise erst einmal abschrecken.

Der zweite wesentliche Punkt ist die fehlende Datenbasis. Damit ein KI-Agent wirklich produktiv arbeiten und einen echten Mehrwert liefern kann, benötigt er ein solides Fundament aus strukturierten Informationen. Ohne diese saubere Datenbasis fehlt dem System schlicht der ‚Treibstoff‘ für einen verwertbaren Output – völlig unabhängig davon, wie präzise man die Aufgaben des Agenten eigentlich definiert hat. Die meisten Kanzleien müssen hier schlichtweg erst noch ihre Hausaufgaben bei der Datenstrukturierung machen.

Wo ziehen Sie die Grenze für den sinnvollen Einsatz solcher agierenden Systeme und wo liegen die größten Risiken?

Eine wesentliche Grenze ist die Haftung. Da KI-Systeme auf Wahrscheinlichkeiten basieren – sie sind also probabilistisch und nicht deterministisch – funktionieren sie in neunundneunzig Fällen hervorragend, aber im hundertsten Fall eben nicht. Bei einer Steuerbescheidprüfung darf so etwas nicht passieren. Deshalb benötigt man zwingend den "Human-in-the-Loop", also einen Menschen, der die Ergebnisse prüft und revidiert. Man muss genau abwägen, welche Aufgaben man einem wahrscheinlichkeitsbasierten System überlässt. Überall dort, wo absolute Präzision ohne Abweichung gefordert ist, müssen wir vorsichtig sein oder die KI mit deterministischen Systemen kombinieren.

Für welche konkreten Einsatzzwecke machen KI-Agenten in einer Steuerkanzlei heute schon Sinn?

Ein sehr gutes Beispiel ist das Mandanten-Onboarding. Hier kann ein Agent bereits viele Schritte selbstständig übernehmen. Auch im normalen Workflow der Facharbeit gibt es spannende Ansätze, wie etwa die Prüfung auf Vollständigkeit der Belege. Ein Agent kann das Bankkonto mit den hochgeladenen Belegen abgleichen, fehlende Belege identifizieren und dem Mandanten automatisiert eine Nachricht über das Portal oder per E-Mail zukommen lassen. Das ist eine klassische Aufgabe, die früher ein Mitarbeiter manuell erledigt hat. Hier ist das Haftungsrisiko gering und die Maschine arbeitet in der Regel sogar zuverlässiger als der Mensch.

Jeder Mitarbeiter sollte zukünftig in der Lage sein, sich seine eigenen KI-Agenten als digitale Helfer an die Seite zu holen, um den eigenen Output zu erhöhen.

Viele Anwendungen wirken heute sehr intuitiv. Sollten Kanzleimitarbeiter sich ihre Agenten selbst bauen oder ist das reine IT-Sache?

Es ist sogar zwingend erforderlich, dass die Mitarbeitenden zukünftig in der Lage sind, ihre Agenten selbst zu erstellen. Wir nutzen dafür Plattformen innerhalb der Microsoft-Welt, die es dem Endanwender ermöglichen, per Click-and-Drop eigene Helfer zu bauen. Das kann zum Beispiel ein Agent sein, der hochgeladene Belege zusammenfasst oder daraus eine strukturierte Aufstellung erstellt. Die IT darf hier nicht der Flaschenhals sein. Jeder Mitarbeiter sollte zukünftig in der Lage sein, sich seine eigenen KI-Agenten als digitale Helfer an die Seite zu holen, um den eigenen Output zu erhöhen.

Bevor man Tools wie externe Agenten-Plattformen nutzt, muss eine berufsrechtskonforme Umgebung geschaffen werden.

Nun gibt es neben Microsoft auch viele spezialisierte Anbieter auf dem Markt. Kann eine Kanzlei solche Tools einfach nach Bedarf ausprobieren?

Hier muss man sehr vorsichtig sein. Man darf als Steuerberater nicht wie eine Kfz-Werkstatt agieren und Daten in ungeschützte Systeme einspeisen. Steuerberater sind Berufsgeheimnisträger. Es ist also nicht nur das Datenschutzrecht, sondern auch das Berufsrecht zu beachten. Hier sei auf den Paragrafen 203 Strafgesetzbuch verwiesen. Bevor man Tools wie externe Agenten-Plattformen nutzt, muss eine berufsrechtskonforme Umgebung geschaffen werden.

Welche grundlegenden Herausforderungen kommen außerdem auf eine Kanzlei zu, wenn sie diese Technologie implementieren möchte?

Neben der rechtssicheren Umgebung ist das Schaffen einer soliden Datenbasis eine wichtige Herausforderung. Die Daten dürfen nicht in isolierten Systemen liegen, sonst hat der Agent keine Grundlage, auf der er produktiv arbeiten kann. Man muss insgesamt ein solides Fundament schaffen, bevor man startet – das gilt für den Datenschutz, die Governance und die Datenbasis. Ohne dieses Fundament bleibt der Einsatz von KI lediglich eine Spielerei ohne echten Nutzen für die Kanzleiprozesse.

Wenn diese Agenten erst einmal aktiv sind, wer übernimmt dann die Aufsicht über diese ‚maschinellen Mitarbeiter‘?

Interessanterweise bietet Microsoft hierfür Lösungen an, bei denen Agenten ähnlich wie humane Mitarbeiter in einem Verzeichnis geführt werden, inklusive ihrer Berechtigungen. Die Überwachung und Sicherstellung der Governance liegt in der Verantwortung desjenigen, der den Agenten erstellt hat. Es wird in den Kanzleien zukünftig eine neue Schicht oder ein Team geben, das die digitalen Agenten betreut und überwacht. Diese Aufsicht ist kein Thema für die IT – es muss vielmehr direkt bei den Mitarbeitern angesiedelt sein, um auch die Skalierbarkeit zu gewährleisten.

Die Rolle der Mitarbeiter wird sich fundamental verändern. Wir entlassen niemanden, sondern wir erleben einen Rollenwechsel von der ausführenden Tätigkeit hin zur Überwachungsfunktion.

Ein großes Thema in der Branche ist der Fachkräftemangel. Können KI-Agenten hier wirklich Abhilfe schaffen?

Eindeutig ja, aber nicht durch das bloße Ersetzen von Menschen. Die Rolle der Mitarbeiter wird sich fundamental verändern. Wir entlassen niemanden, sondern wir erleben einen Rollenwechsel von der ausführenden Tätigkeit hin zur Überwachungsfunktion. Statt Buchungszeilen manuell einzutippen, steuern die Mitarbeiter die Agenten und prüfen, ob die KI die Aufgaben korrekt ausgeführt hat. Dieser Shift ist ein massives Upgrade für den Mitarbeiter, erfordert aber auch ein intensives Change-Management und viel Geduld in der Umsetzung.

Die Entwicklung rund um KI und die neuen KI-Agenten schreitet rasant voran. Wie könnte für Kanzleiinhaber eine zukunftsfähige Strategie aussehen, um einerseits nicht den technologischen Anschluss zu verpassen und andererseits jetzt nicht in blinden Aktionismus zu verfallen?

Zuerst sollte eine ehrliche Reifegradanalyse der Kanzlei stehen. Wo liegen meine Daten und wie bin ich strukturell aufgestellt? Man braucht einen Partner, der die Prozesse in der Steuerberatung wirklich versteht und nicht nur Software verkaufen will. Die KI-Transformation ist kein Projekt, das man in drei Wochen abschließt, sondern ein Prozess, der über Jahre geht. Es ist eine Strategie auf mehreren Ebenen: Man muss die Kultur und die Arbeitsweise der Mitarbeiter verändern, die Datenbasis bereinigen und die richtige Technik implementieren. Es ist viel komplexer als nur einen Prompt einzugeben, aber es ist der einzige Weg, um langfristig wettbewerbsfähig zu bleiben.