Transformation statt Burn-out: Wie Kanzleien den Wandel meistern

Die Steuerberatung wandelt sich rasant, doch der Mensch kommt bei diesem Tempo oft kaum hinterher. Wer heute eine Kanzlei führt oder dort arbeitet, jongliert permanent mit komplexen Gesetzesänderungen, wachsenden Mandantenanforderungen, Personal-Engpässen und den Tücken der digitalen Transformation. Für Kanzleiinhaber ist dies auch gesundheitlich ein Risiko wie Daten von DearEmployee zeigen. So zeigt der aktuelle Workplace Report des Unternehmens einen deutlichen Zusammenhang zwischen der Burnout-Gefahr und der Arbeitsbelastung: Der Untersuchung zufolge erreicht in wissensintensiven Dienstleistungsberufen das Burnout-Risiko in der Altersgruppe der 31- bis 40-Jährigen mit 18 Prozent einen kritischen Höchststand. Also genau in der Altersgruppe, die in Kanzleien oft die Brücke zwischen analoger Welt und digitaler Zukunft schlägt. Experten betonen deshalb immer wieder, dass es wichtig ist, die Digitalisierung nicht um der Digitalisierung willen durchzuführen, sondern sie so zu steuern, dass sie den Arbeitsalltag spürbar entlastet.

Alte Zöpfe konsequent abschneiden

Digitalisierung bereitet in Steuerkanzleien immer dann Probleme, wenn alte Zöpfe lediglich elektronisch abgebildet werden, statt sie komplett abzuschneiden. Wenn Mitarbeiter Daten mühsam händisch übertragen oder zwischen analogen und digitalen Welten hin- und herwechseln, entsteht unnötiger Stress. Und Zeit ist ohnehin ein knappes Gut in Steuerkanzleien. Der DATEV Digitalisierungsumfrage 2025 zufolge stellt für 46 Prozent der Kanzleien der zeitliche Aufwand für die Implementierung neuer Prozesse das größte Hindernis im Transformationsprozess dar. Zudem geben 54 Prozent der Befragten an, dass schlicht die Zeit fehlt, um sich neben dem Tagesgeschäft überhaupt intensiv mit digitalen Themen zu beschäftigen. Digitalisierung kann in solchen Fällen schnell als Belastung und nicht als Erleichterung wahrgenommen werden.

Kanzleien sollten ihre Teams daher früh in Veränderungsprozesse einbinden, Schulungen praxisnah gestalten und Raum für Fragen schaffen. Das Ziel muss es sein, Mitarbeitende schnell zu befähigen, neue Tools sicher zu nutzen. Das steigert nicht nur die Akzeptanz für Veränderungen, sondern reduziert auch den mentalen Stress, den das Unbekannte oft auslöst. Nicht zuletzt wird so die Eigenverantwortung der Mitarbeiter gestärkt – was wiederum den Dauerstress der Kanzleiführung reduzieren kann. Und der kommt nicht von ungefähr.

Schrittweise Veränderung statt Rosskur

Dem Lünendonk-Dossier 2025 zufolge erlebt die Steuerberatung gegenwärtig ihren tiefsten Strukturwandel seit der Einführung des Steuerberatungsgesetzes 1975. Künstliche Intelligenz und Automatisierung verändern demnach die Berufspraxis systemisch und grundlegend.

Das Dossier warnt vor einem "kumulativen Transformationsdruck": Da bereits 50 Prozent der Berufsträger die Altersgrenze von 50 Jahren überschritten haben, trifft der Wandel auf eine Belegschaft, die gleichzeitig den massiven Fachkräftemangel kompensieren muss. Vom Markt kommt zusätzlicher Druck auf den Kessel, da neue Player – unter anderem Cloud-Plattformen, Tax-Tech-Start-ups und Softwarefirmen – eigene Lösungen anbieten, die sich mit den Dienstleistungen der Steuerkanzleien überschneiden.

In Anbetracht der komplexen Veränderungen neigen viele Kanzleiinhaber dazu, zu viele Baustellen gleichzeitig zu eröffnen. Aber: Wer Software umstellt, neue Beratungsfelder einführt und gleichzeitig das Personal umstrukturiert, überfordert die Belegschaft – und sich selbst. Kluge Kanzleiführung sollte deshalb priorisieren und Meilensteine setzen, die für alle realistisch erreichbar sind.

Um eine Transformationsstrategie richtig auszurichten, ist ein klares Zielbild wichtig: Welche Mandantengruppen sollen in zwei bis drei Jahren bedient werden, welche Prozesse und Lösungen sind dafür nötig und welche Beratungsfelder sollen wachsen? Eine Kanzleistrategie sollte Prioritäten setzen und den Erfolg der entsprechenden Etappen messen. Eine Etappe könnte beispielsweise sein, das Mandanten-Onboarding digital zu standardisieren und der Erfolg könnte sich daran messen lassen, wie schnell man mit diesen Mandaten vollständig arbeitsfähig ist – mit weniger Rückfragen und geringerem internen Aufwand. Im Kern geht es darum, zuerst Prozesse zu digitalisieren und zu stabilisieren, um dann Kapazitäten freizusetzen, mit deren Hilfe sich – bei Bedarf – auch neue Beratungsfelder ausbauen lassen.

Vier Schritte in Richtung Zukunft

1. Bestandsaufnahme und Priorisierung 
   Mögliche Kriterien für Prioritäten: Wo geht Zeit verloren, welche Prozesse sind fehleranfällig, welche Mandanten liefern den höchsten Wertbeitrag?
2. Standardisieren und automatisieren
   Wiederkehrenden Abläufen lassen sich leicht automatisieren. Darüber hinaus schaffen E-Rechnung, Dokumenten-Management-Systeme, Mandantenportale und Workflow-Automatisierung die Grundlage, damit eine Kanzlei trotz Personalknappheit skalieren kann.
3. Neue Leistungen entwickeln
   Wenn die Basis steht, lassen sich neue Angebote strukturieren, etwa Steuerberatung rund um ESG-Themen, internationale Themen, Controlling, Nachfolge oder betriebswirtschaftliche Beratung der Mandanten.
4. Kapazitäten für Beratung freispielen
   Routinearbeiten sollte Software erledigen, um mehr Zeit für Beratungsaktivitäten zu gewinnen. Entsprechende Schulungen der betroffenen Mitarbeitenden können ebenso sinnvoll sein, wie die Anstellung von Experten für neue Beratungsfelder.

Führt die Bestandsanalyse zu dem Schluss, dass es sinnvoll ist, neue Beratungsfelder einzuführen, sollten diese nicht zwanghaft entstehen, sondern aus vorhandenen Stärken resultieren. Eine Kanzlei mit guter Zahlenkompetenz kann beispielsweise ESG-Themen, Controlling-nahe Beratung, Liquiditätsplanung oder betriebswirtschaftliche Beratung anbieten; international aufgestellte Mandate eröffnen zusätzlich Chancen im grenzüberschreitenden Steuerrecht und bei Compliance-Themen. Wichtig ist, Leistungen so zu paketieren, dass Mandanten klar verstehen, welchen Nutzen sie bekommen und welche Ergebnisse geliefert werden.

Die Praxis zeigt es: Auch wenn die Herausforderungen immer komplexer werden, muss der Weg in die Zukunft Schritt für Schritt genommen werden. Dabei kommt es nicht vorrangig auf die Geschwindigkeit der Transformation an, sondern auf die Zukunftsfähigkeit der Kanzlei. Sie sollte im Rahmen einer Transformationsstrategie bei allen Entscheidungen oberste Priorität haben.