Kanzleistrategie: Arbeiten mit Blick in die Zukunft

"Die Zukunft soll man nicht voraussehen wollen, sondern möglich machen", sagte schon der berühmte französische Schriftsteller Antoine de Saint-Exupéry. Niemand weiß, wie der Markt der Steuerberatung in zehn Jahren konkret aussehen wird. Aber eines ist sicher: Es wird nicht dasselbe Szenario sein wie heute. Zukunftsfähigkeit beschreibt daher eher die Fähigkeit einer Kanzlei, sich laufend an neue Rahmenbedingungen anzupassen und dabei wirtschaftlich stabil zu bleiben. 

Diese Entwicklung hin zu einer zukunftsfähigen Kanzlei erfordert, das eigene Geschäftsmodell zu hinterfragen und aktiv anzupassen. Eine Steuerkanzlei sollte flexibel auf Marktveränderungen reagieren können, moderne Technologien nutzen und für qualifizierte Mitarbeiter stets attraktiv bleiben. Letztlich geht es also darum, nicht nur das Bestehende zu verwalten, sondern die Kanzlei betriebswirtschaftlich modern zu führen.

"Alles steht und fällt mit einem sauberen Fundament", sagt Jonas Strambach, Gründer von S&P Consulting. Eine Kanzlei brauche daher die richtigen Mandate. "Idealerweise positioniert sich die Kanzlei auf eine Branche oder Rechtsform. Kleine Einkommenssteuerfälle sind meist nicht lukrativ und haben einen schlechten Deckungsbeitrag", sagt Strambach. Wenn das Fundament und der Deckungsbeitrag stimmen, könne der Kanzleiinhaber kompetente Mitarbeiter einstellen und sich zunehmend aus dem operativen Geschäft zurückziehen, um die Kanzlei weiterzuentwickeln. "Die meisten Steuerberater stecken im Hamsterrad und löschen Brände, statt an der Kanzleientwicklung zu arbeiten", sagt Strambach.

Warum Kanzleiinhaber die Zukunftsfähigkeit ganz oben auf die Agenda setzen sollten

Vor diesem Hintergrund stellt sich die Frage, wie es Kanzleiinhabern dennoch gelingen kann, im hektischen Tagesgeschäft und angesichts zahlreicher Veränderungsprozesse bewusst Freiräume zu schaffen – und vor allem zu bewahren, um die Zukunftsfähigkeit der Kanzlei dauerhaft nicht aus dem Blick zu verlieren.

Laut Melita Dine, Expertin für Kanzleientwicklung bei der GeBeCe Gesellschaft für Beratung & Mentorin, müssen Kanzleiinhaber in erster Linie die Entscheidung treffen, neben allen Anforderungen auch die Arbeit an der Zukunftsfähigkeit als wichtige Aufgabe zu betrachten. Diese Herausforderung müsse dann in die Kanzleistrategie integriert werden. Ganz wichtig: "Dazu muss es eine Strategie überhaupt erst geben", sagt Dine.  Erschreckend oft hätten Steuerkanzleien gar keine, sondern würden sich im Tagesgeschäft von Frist zu Frist hangeln. "Die eigenen Prozesse aufzuräumen und sich strategisch auszurichten, ist der wichtigste erste Schritt", so die Expertin.

Zukunft gestalten: Mitarbeitende spielen Schlüsselrolle

Mitarbeiter spielen bei der Zukunftssicherung eine zentrale Rolle. Sie setzen Prozesse um, nutzen Technologien und gestalten den Kontakt zu Mandanten. Deshalb entscheidet ihre Kompetenz maßgeblich über den Erfolg der Kanzlei. Eine zukunftsfähige Entwicklung gelingt daher nur, wenn Kanzleien die Weiterbildung der Mitarbeitenden fördern und ihre digitalen Fähigkeiten aufbauen. Gleichzeitig erhöht eine offene Kommunikation die Bereitschaft unter den Kollegen, Veränderungen mitzutragen. Wer Mitarbeiter früh einbindet, reduziert Widerstände und stärkt die Umsetzungskraft.

"Auf Steuerkanzleiinhaber wartet die Erkenntnis, dass Transformation sehr viel mit Emotion zu tun hat", sagt Dine. Der Grund: Menschen lernen vielleicht ganz anders als er oder sie sich das vorgestellt haben oder müssen viel darüber reden, was die Veränderungen mit ihnen machen. Mitarbeitende wollen bei Entscheidungen über ihre digitalen Arbeitsmittel einbezogen werden, sind oft mit anderen Dingen überfordert (oder eben nicht überfordert), als es sich die Führungskraft vorher im Alleingang überlegt hat … "und sie werden garantiert nur jene Entscheidungen langfristig mittragen, mit denen sie sich auch identifizieren können", ist die Expertin überzeugt. "Führungskräfte müssen jetzt also aktiv und bewusst führen, um ihr Team erfolgreich mit in die Zukunft zu nehmen, das ist der wichtigste Soft Skill."

Auf in die Zukunft: Mit Zusammenschlüssen oder Spezialisierung

Diese Führung erfordert jedoch eine Strategie, die klarmacht, in welche Richtung sich die Kanzlei weiterentwickeln soll. Nach Einschätzung von Steuerberater Ken Keiper – der auch als Coach agiert und mit seinem Weiterbildungsangebot Novist Kanzleien zur Zukunftsfähigkeit berät – gibt es im Wesentlichen zwei strategische Richtungen: Entweder Konsolidierung und Größe – also Zusammenschlüsse, die Skaleneffekte und den Aufbau von Spezialisten-Teams ermöglichen. Oder eine klare Spezialisierung, insbesondere bei kleineren Kanzleien – also eine Nische, in der man erkennbar mehr Kompetenz bietet als ein Generalist. "In beiden Fällen lohnt es sich, die eigene Positionierung kritisch zu hinterfragen: Wofür steht meine Kanzlei? Für welche Mandanten arbeite ich? Und was unterscheidet mich von anderen? Wer auf diese Fragen keine klare Antwort hat, wird zunehmend austauschbar", so der Experte. 

Neue, potenzielle Beratungsfelder erkennen

Wer den Weg der Spezialisierung einschlägt und beispielsweise über die klassische Deklarationsberatung hinauswachsen möchte, muss den Mut haben, über den Tellerrand zu schauen. Viele Mandanten suchen zum Beispiel nach betriebswirtschaftlicher Unterstützung, die über das Einreichen der Umsatzsteuervoranmeldung hinausgeht. Die vorhandenen Datenbestände systematisch zu analysieren, hilft Kanzleien dabei, Trends zu erkennen und proaktiv Optimierungsvorschläge zu unterbreiten. Vielsprechende Ansatzpunkte sind beispielsweise eine Beratung zur Liquiditätsplanung, die Unterstützung bei der Digitalisierung der Buchhaltungsprozesse oder Unternehmen beim Thema Nachfolge zu begleiten.

Eine Spezialisierung sollte aber nie ins "Blaue" erfolgen. Damit die Erweiterung des Leistungsangebots gelingt, muss die Kanzlei ihre Mandantenstruktur genau analysieren und daraus konkrete Bedarfe ableiten. Anschließend gilt es, vorhandene Kompetenzen realistisch einzuschätzen und gezielt auszubauen. Ein Austausch mit Kollegen aus anderen Kanzleien oder spezialisierte Coaching-Netzwerke für Steuerberater können zusätzlich für inspirierende Ideen sorgen.

Über Persönlichkeit differenzieren

Ein Aspekt, der in Sachen Zukunftsfähigkeit oft unterschätzt wird, sind Personenmarken. "Wenn KI-gestützte Buchhaltung breit verfügbar wird, gleicht sich die Qualität in der Finanzbuchhaltung über alle Kanzleien hinweg zunehmend an", so Keiper. Die Persönlichkeit und Sichtbarkeit des Inhabers wird seiner Einschätzung nach daher zu einem wichtigen Differenzierungsmerkmal.

Darüber hinaus sollten Kanzleien KI-Technologien zeitnah in ihre Arbeitsabläufe integrieren. "Wer hier zu lange abwartet, riskiert einen wachsenden Effizienz- und Qualitätsrückstand gegenüber Kanzleien, die diese Werkzeuge bereits produktiv einsetzen", so der Experte, der davon ausgeht, dass KI die Qualitätsanforderungen am Markt deutlich nach oben verschieben wird. Aber Kanzleien, die sich qualitativ nicht weiterentwickeln, könnten es zunehmend schwer haben, sich im Wettbewerb zu behaupten.

In drei Schritten Richtung Zukunft

Die hohe Kunst ist es, dauerhaft am Ball zu bleiben und die Zukunftsfähigkeit der eigenen Steuerkanzlei nie aus den Augen zu verlieren. Jeder Kanzleiinhaber sollte sich die Frage stellen: Wo soll meine Kanzlei in fünf bis zehn Jahren stehen? Daraus ergeben sich laut Keiper drei Schritte: erstens eine fundierte Analyse der Ist-Situation – nicht nach Bauchgefühl, sondern anhand konkreter Kennzahlen, Prozesse und der Mandatsstruktur. Zweitens eine klare Vision – nicht "wir wollen wachsen", sondern ein konkretes Bild davon, wie die Kanzlei in Zukunft aufgestellt sein soll. Und drittens: die Lücke zwischen Ist-Zustand und Vision identifizieren. "Wer diese Gap klar benennen kann, hat damit automatisch die Grundlage für seine Strategie der nächsten Jahre", sagt Keiper. "Denn aus der Lücke leiten sich die notwendigen Maßnahmen ab – und das gibt Orientierung, auch wenn das Tagesgeschäft die volle Aufmerksamkeit fordert."

Serie: Kanzleien zwischen Alltag und Zukunft
Teil 1: Transformation statt Burn-out: Wie Kanzleien den Wandel meistern
Teil 2: Sofortmaßnahmen: So entlasten Kanzleien ihr Tagesgeschäft