Reuber, Die Besteuerung der Vereine, Tax Compliance / 1.1.5 Compliance-Kommunikation

Tz. 52

Stand: EL 132 – ET: 06/2023

Unter der Compliance-Kommunikation wird einerseits die Information der Mitarbeiter des Vereins über die Einführung eines Tax CMS als solches sowie andererseits die Wissensvermittlung im Umgang mit dem CMS. Es muss geprüft werden, welche Kommunikationswege für den konkreten Verein die geeigneten sind. In Betracht kommt hier einerseits eine eher anonyme technische Kommunikation mittels E-mails oder Vermerke sowie andererseits eine persönliche Kommunikation mittels persönlicher Ansprache in Betracht. Auch wenn sich für die unkonventionellere Variante der Ansprache entschieden werden sollte, müssen doch die Dokumentationserfordernisse beachtet werden. Es muss später durch Protokolle belegt werden können, dass sämtliche Mitarbeiter über die Maßnahmen unterrichtet, in ihre sich aus dem Tax CMS ergebende Pflichten eingewiesen und über notwendige weitere Änderungen in den Handlungsabläufen des Vereins informiert wurden.

Tz. 53

Stand: EL 132 – ET: 06/2023

Daneben betrifft die Compliance-Kommunikation aber auch die inhaltliche Ausgestaltung des Tax CMS. So muss festgelegt werden, welche Abteilungen und Mitarbeiter Berichtspflichten treffen, wie der (zeitnahe) Informationsfluss von den Mitarbeitern, die Risiken identifizieren, an die mit der Prüfung der steuerlichen Risiken betrauten Verwaltungseinheiten oder externen Berater gewährleistet wird.

Tz. 54

Stand: EL 132 – ET: 06/2023

Schließlich gehört zur Compliance-Kommunikation auch die Implementierung von Verfahren zur Meldung bemerkter Verstöße oder einer bewusst vereitelten Risikoidentifikation. Landläufig wird dies unter dem Begriff der Whistleblower-Hotline zusammengefasst. Nicht immer ist das Einrichten einer Telefonhotline nötig, wenngleich diese den Vorteil hat, dass Anrufe ggf. anonym getätigt werden können. Möglich ist auch ein gesonderter Briefkasten, in den entsprechende Mitteilungen anonym eingeworfen werden können oder das Benennen einer Vertrauensperson ähnlich einem Ombudsmann. Ein solches Verfahren gehört – gleichgültig, wie dieses ausgestaltet wird – zu einem wirksamen Tax CMS.