Zusammenfassung
Outsourcing, neuer Wein in alten Schläuchen? Oder ist es auch in der steuerberatenden Praxis Zeit neue Wege zu beschreiten. Fachkräftemangel, Digitalisierung und neue berufsrechtliche Regeln eröffnen dem Steuerberater die Chance sich neu zu positionieren und so Wettbewerbsvorteile zu nutzen. Dabei gilt es die Chancen von Outsourcing neu zu gewichten und Risiken der Auslagerung an Dritte zu beleuchten. Denn die genaue Risikoanalyse hält die mit Outsourcing einhergehenden Gefahren überschaubar.
Eine gesetzliche Neuregelung des sogenannten "Berufsgeheimnisses" bzw.der berufsrechtlichen Verschwiegenheit[1] erleichtert jetzt Steuerberatern das Outsourcing von Dienstleistungen. So können jetzt etwa Schreib- und Telefondienste, Übersetzungen, Aktenarchivierungen, Fernwartungen der IT und sogar die Datenspeicherung in einer Cloud an externe Dienstleister verlagern werden, ohne dafür jedes Mal die Zustimmung des Mandanten einzuholen. Alleine dieser Vorteil in der Administration ist Grund genug sich als Steuerberater dem Thema Outsourcing zuzuwenden.
Am 9.11.2017 ist das "Gesetz zur Neuregelung des Schutzes von Geheimnissen bei der Mitwirkung Dritter an der Berufsausübung schweigepflichtiger Personen"[2] in Kraft getreten.
Mit dem Gesetz wurden wichtige Änderungen des § 203 StGB (Strafbarkeit bei Verletzung von Privatgeheimnissen) sowie Neuregelungen in § 62 StBerG (Verschwiegenheitspflicht beschäftigter Personen) und § 62a StBerG (Inanspruchnahme von Dienstleistungen) geschaffen.
Die EU-Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) v. 27.4.2016 wurde am 4.5.2016 im Amtsblatt der Europäischen Union veröffentlicht (ABl. Nr. L 314 S. 72) und ist seit 25.5.2018 in den Mitgliedstaaten verpflichtend anzuwenden. Diese Verordnung enthält Vorschriften zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten und zum freien Verkehr solcher Daten. Seit 25.5.2018 gilt auch das Datenschutz-Anpassungs- und -Umsetzungsgesetz EU.[3]
1 Was ist Outsourcing
Das Outsourcing beziehungsweise die Auslagerung bezeichnet in der Ökonomie die Abgabe von Unternehmensaufgaben aber auch Unternehmensstrukturen an externe Dienstleister. Ein klassisches praktisches Beispiel von Outsourcing ist der Einsatz eines Telefonsekretariats anstatt einer eigenen Sekretärin. Damit ist Outsourcing eine spezielle Form des Fremdbezugs einer bisher intern erbrachten Leistung. Dabei regeln privatrechtliche Verträge die Dauer und den Gegenstand der Leistung. Dieser Umstand grenzt das Outsourcing von einer sonstigen Partnerschaft ab.
Vor diesem Hintergrund ist Outsourcing der Steuerberatung nicht fremd. Denn der Steuerberater nimmt als externer Dienstleister seit jeher Unternehmensaufgaben und -strukturen seiner Mandanten wahr. Dies fängt bei der Buchhaltung an, setzt sich bei den Führen von Löhnen fort und mündet bei unternehmerischen Mandanten im jährlich zu fertigenden Jahresabschluss. Dabei handelt es sich um Dienstleistungen die der Mandant zumindest theoretisch auch selber wahrnehmen könnte. Neu ist lediglich, dass der Steuerberater die für seinen Mandanten zu erbringenden Dienstleistungen nun leichter durch Externe erbringen lassen kann.
2 Chancen und Risiken von Outsourcing
Steuerberater können bestimmte Geschäftsfelder ihres Dienstleistungsangebots auf Externe auslagern, um einen Zusatznutzen für ihre Mandantschaft zu erzielen oder aber die internen Kosten in der Steuerkanzlei zu senken. Diese Chancen können sich vielfältig gestalten. Exemplarisch werden nachfolgend positive Aspekte des Outsourcings in der Steuerkanzlei herausgearbeitet.
Der Steuerberater muss sich dank Outsourcing beispielsweise nicht um Funktion und Betrieb der EDV-Anlage, der Energiezufuhr oder der Telefonanlage kümmern. Ferner wird er von Personalfragen (zum Beispiel Krankheitsvertretung, lange Bindung durch Arbeitsverträge) auf vielen Gebieten entbunden, so dass die Kerngeschäftsfelder der Steuerberatung in den Mittelpunkt treten können. So können über Outsourcing bestimmte Dienstleistungen, wie Lohnabrechnungen oder das verbuchen von Geschäftsvorfällen an externe Partner ausgelagert werden.
Das Outsourcing kann dabei zu einer Kostenreduktion führen. Denn der Steuerberater muss nicht selbst Infrastrukturen (IT-Anlagen, Büroräume, dafür erforderliches Personal) vorhalten. In der Praxis sind zudem viele Verträge für Outsourcing so konzipiert, dass nur die tatsächliche Leistung bezahlt wird. Leerstände bzw. Leerlauf-Zeiten fallen in die Verantwortung des Dienstleisters, der wiederum durch Fokussierung auf sein Outsourcing-Geschäft seine Kapazitäten unter Umständen schnell wieder auslasten kann. Ziehen wir erneut das Telefonsekr...
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