In vielen Unternehmen werden Registrierkassen oder PC-Kassensysteme zur Erlöserfassung eingesetzt. Der Einsatz der Technik hat eine Reihe von betriebswirtschaftlichen Vorteilen, ist allerdings auch mit Pflichten verbunden.

Im Verhältnis zur Steuerbehörde muss der Steuerpflichtige für eine sachgerechte und insbesondere die Vollständigkeit und Unveränderbarkeit gewährleistende Struktur und Organisation seiner Aufzeichnungen sorgen. Er ist für die Einhaltung der Ordnungsmäßigkeitsvoraussetzungen selbst verantwortlich. Eine Verpflichtung zum Einsatz elektronischer Kassen besteht nicht. Damit ermöglichen auch sog. „offene Ladenkassen“ eine ordnungsgemäße Kassenführung. Aber auch diese Art der Erlöserfassung ist an umfangreiche Aufzeichnungspflichten geknüpft.

Nachfolgend soll ausschließlich auf den ordnungsgemäßen Einsatz von elektronischen Kassen näher eingegangen werden.

Was muss beim Einsatz von elektronischen Kassen (Registrier- oder PC-Kassen) aufgezeichnet und aufbewahrt werden?

Wird eine elektronische Kasse geführt, müssen alle Einzeldaten (spätestens seit dem 1.1.2017), die durch die Nutzung der Kasse entstehen, während der Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren

  • jederzeit verfügbar,
  • unverzüglich lesbar und
  • maschinell auswertbar

aufbewahrt werden.

Zudem müssen alle zum Verständnis der Einzeldaten erforderlichen Organisationsunterlagen (z. B. Handbücher, Bedienungs- und Programmieranleitung etc.) vorgehalten werden. Die Finanzverwaltung verlangt, dass originär digitale Daten (wie die Kasseneinzeldaten) auf einem maschinell verwertbaren Datenträger (z. B. CD, DVD, USB-Stick) zur Verfügung gestellt werden. Der Grundsatz der Unveränderbarkeit im Sinne der Abgabenordnung gilt für sämtliche digitale Daten und damit auch für Daten elektronischer Kassen. Ältere Kassensysteme (z. B. Elektronische Registrierkassen mit Papierjournal oder elektronischem Journal ohne Möglichkeit zur Einzeldatenspeicherung) können die oben genannten Vorgaben nicht erfüllen und dürfen damit nicht mehr eingesetzt werden. Organisationsunterlagen und Daten der „Alt-Kassen“ sind weiterhin für steuerliche Zwecke während der Dauer der Aufbewahrungsfrist vorzuhalten. Grundsätzlich wird empfohlen, neben dem Vorgenannten auch die „Alt-Kasse“ weiterhin aufzubewahren.

Was gilt hinsichtlich der Kosten, die mit der Gewährleistung der Ordnungsmäßigkeit der Erlöserfassung einhergehen?

Der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit rechtfertigt nicht, dass Grundprinzipien der Ordnungsmäßigkeit verletzt und die Zwecke der Buchführung erheblich gefährdet werden. Die zur Vermeidung einer solchen Gefährdung erforderlichen Kosten muss der Steuerpflichtige genauso in Kauf nehmen wie alle anderen Aufwendungen, die die Art seines Betriebes mit sich bringt. Insoweit können von den o.g. Vorgaben keine Ausnahmen anerkannt werden. Ergänzend ist darauf hinzuweisen, dass die Anforderungen an Registrierkassen bereits im Jahr 2010 durch BMF-Schreiben vom 26.11.2010 „Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften“ sowie vom 14.11.2014 „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ bekannt gegeben wurden. Um die Wirtschaft nicht zu stark zu belasten, wurde allerdings unter bestimmten Voraussetzungen eine Übergangsfrist von 6 Jahren gewährt, die der Nutzungsdauer von Kassen nach den AfA-Tabellen entspricht. Diese Übergangsfrist ist Ende des Jahres 2016 ausgelaufen.

Bayerisches Landesamt für Steuern v. 7.2.2017