Wenn die Betriebsprüfer vor der Kanzleitür stehen

Kanzleimanagement muss für solche und andere unvorhergesehenen Notfälle wie Naturkatastrophen, Ausfall der EDV-Anlage, Krankheit oder Tod wichtiger Mitarbeiter etc. Notfallpläne erarbeiten und die Mitarbeiter auf derartige Ereignisse ggfls. durch schriftliche Anweisungen und Schulungen ausreichend vorbereiten.

Kanzlei und Mandantengeheimnis

Für eine Anwalts- und Steuerberaterkanzlei aus dem süddeutschen Raum begann das Unheil an einem ungemütlich nasskalt verregneten Februar-Morgen. Das Finanzamt Z schrieb die Sozietät an und wollte wissen, auf welchem Zahlungsweg ein bestimmter Mandant seine Rechnung gewöhnlich begleicht. Die Kanzlei antwortete, dass man dazu mit Blick auf das Mandantengeheimnis keine Aussagen machen könne. Nur zwei Monate später ordnete dann das zuständige Finanzamt die Durchführung einer Umsatzsteuersonderprüfung in der Kanzlei an, die Anfang Mai beginnen sollte.

Umsatzsteuersonderprüfung als Mittel zur Mandantenausforschung?

Dagegen erhob die Kanzlei Einspruch und Klage. Es sei durchaus denkbar, dass die Umsatzsteuersonderprüfung allein aus dem Grund angeordnet worden sei, um die begehrte Information des Finanzamts Z. nunmehr auf diesem Wege zu erhalten, da die Prüfung in dem Monat beginnen sollte, in dem der erste Kontakt mit der betreffenden Mandantin stattgefunden habe. Im Übrigen sei die Prüfungsanordnung rechtswidrig, weil ihr eine Begründung fehle.

Eine Heilung durch Nachholung sei nicht mehr möglich, da das Einspruchsverfahren durch Erlass der Einspruchsentscheidung abgeschlossen sei. Nach der Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs sei eine außerroutinemäßige Prüfung nur dann rechtmäßig, wenn der Sachverhalt aus besonderem Anlass prüfungswürdig erscheine und die erforderliche Aufklärung nicht ohne Betriebsprüfung durch ein milderes Mittel erfolgen könne, da ansonsten der Grundsatz der Verhältnismäßigkeit verletzt würde. Bei so genannten Anlassprüfungen bedürfe die Prüfungsanordnung einer besonderen Begründung, aus der sich die vom Finanzamt angestellten Ermessenserwägungen erkennen lassen müssten. Diese Grundsätze fänden auch bei der Anordnung einer Umsatzsteuersonderprüfung Anwendung.

Routineprüfungen zulässig

Dem folgten die Richter am Finanzgericht München allerdings nicht (Urteil v. 29.01.2009, 14 K 4218/06). Es handele sich nicht um eine außerplanmäßige Prüfung, sondern um eine so genannte Routineprüfung nach § 193 Abs. 1 der Abgabenordnung 1977 (AO), deren sachlicher Umfang gemäß § 194 Abs. 1 Satz 2 AO auf die Umsatzsteuer beschränkt worden sei. Aus § 193 Abs. 1 AO folge die Wertung, dass eine Außenprüfung bei Steuerpflichtigen, die im Prüfungszeitraum einen gewerblichen Betrieb unterhalten haben oder freiberuflich tätig waren, in den Grenzen des Verhältnismäßigkeitsprinzips und des Willkürverbots unbeschränkt zulässig ist. Dies sei auch verfassungsrechtlich unbedenklich. „Der Gesetzgeber sieht bei solchen Steuerpflichtigen –typisierend– die Außenprüfung als das geeignete Mittel der Sachverhaltsermittlung an. Der Steuerpflichtige hat keinen Anspruch auf (zeitweise) Verschonung von einer Außenprüfung“, führt das Gericht aus. Insoweit lasse die Entscheidung des FA über die Notwendigkeit einer Außenprüfung keine Ermessensfehler erkennen. Auch eine Verletzung des Grundsatzes der Verhältnismäßigkeit sei nicht ersichtlich. Insbesondere könne nicht nachvollzogen werden, dass im Rahmen der Umsatzsteuersonderprüfung das Auskunftsersuchen des Finanzamts Z beantwortet werden sollte. Für ein Amtshilfeersuchen des Zentralfinanzamts an das für die Besteuerung der Kläger zuständige Finanzamt lägen keine Anhaltspunkte vor.

Verschwiegenheitsverpflichtung wahren - Mandantenlisten schwärzen

Auch Rechtsanwälte sind im Rahmen von Betriebsprüfungen verpflichtet, bei der Feststellung der Sachverhalte, die für die Besteuerung erheblich seien können, mitzuwirken. Diese Pflicht des Rechtsanwalts steht seiner Pflicht zur Verschwiegenheit gegenüber. Die Finanzbehörde hat zwar nach § 147 Abs. 6 Satz 1 und 2 AO im Rahmen einer Außenprüfung auch das Recht, Einsicht in die Datenverarbeitungssysteme der Finanzbuchhaltung des Anwaltes zu nehmen und das Datenverarbeitungssystem zur Prüfung der Unterlagen zu nutzen.

 Allerdings ist ein Rechtsanwalt wegen seiner gesetzlichen Verschwiegenheitsverpflichtung berechtigt, mit Hilfe eines Software-Programms im Rahmen einer EDV-geführten Finanzbuchhaltung gegenüber dem Außenprüfer die Mandantennamen zu schwärzen. Soweit eine derartige elektronische Schwärzung noch nicht möglich ist, muss die Finanzverwaltung sich damit einverstanden erklären, dass die gespeicherte EDV-Buchhaltung vollständig ausgedruckt wird und der Rechtsanwalt dann diejenigen Namen von Mandanten schwärzt, die der gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen.