ZAP 9/2018, Voraussetzungen der wirksamen Betriebskostenabrechnung

I. Vereinbarung von Betriebskosten

Für die Wohnraummiete gilt: Haben Vermieter und Mieter gem. § 556 Abs. 1 BGB vereinbart, dass der Mieter die Betriebskosten trägt, können Vorauszahlungen für Betriebskosten in angemessener Höhe vereinbart werden (§ 556 Abs. 2 BGB). Dabei sind Betriebskosten solche Kosten, die dem Eigentümer oder Erbbauberechtigten durch das Eigentum oder das Erbbaurecht am Grundstück oder durch den bestimmungsmäßigen Gebrauch des Gebäudes, der Nebengebäude, Anlagen, Einrichtungen und des Grundstücks laufend entstehen. Hinsichtlich der Abrechnung über Vorauszahlungen von Betriebskosten ist gem. § 556 Abs. 3 BGB jährlich abzurechnen. Die Abrechnung ist dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitzuteilen. Nach Ablauf dieser Frist ist die Geltendmachung einer Nachforderung durch den Vermieter ausgeschlossen (Ausschlussfrist Vermieter), es sei denn, der Vermieter hat die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten. Für den Mieter gilt: Nach Ablauf der Frist kann er keine Einwendungen mehr geltend machen (Ausschlussfrist Mieter), es sei denn, der Mieter hat die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten.

Hinweise:

• Für preisgebundenen, also mit öffentlichen Mitteln finanzierten, Wohnraum gilt bzgl. der Vereinbarung von Betriebskosten § 20 NMV 1970. Die Voraussetzungen entsprechen den o.g. in § 556 Abs. 1 BGB.
• Für die Gewerberaummiete gelten die §§ 556, 556a, 560 BGB für Wohnraum jedoch gem. § 578 BGB nicht (zu den Besonderheiten s. IV. 3).

Nach wie vor kommt den Streitigkeiten zu Betriebskosten im mietrechtlichen Mandat immer noch eine hohe Bedeutung zu (vgl. Börstinghaus, Die Entwicklung des Wohnraummietrechts seit 2001, www.mietgerichtstag.de, S. 18, 36 ff.). Fragen, ob Betriebskosten wirksam auf den Mieter abgewälzt wurden oder ob die Betriebskostenabrechnung die Mindestanforderungen enthält (Stichwort Gesamtkosten, Vorwegabzug) müssen vielfach gerichtlich geklärt werden. Unter welchen Voraussetzungen eine Betriebskostenabrechnung wirksam und in welchen Fällen sie fehlerhaft ist, klärt vorliegender Beitrag.

II. Anforderungen an die Betriebskostenabrechnung

Hinweis:

Die dargestellten Anforderungen für Betriebskostenabrechnungen gelten sowohl für Wohnraum- als auch für Gewerberaumvermietungen.

1. Mindestangaben

Nach herrschender Auffassung (st. Rspr. BGH, Urt. v. 19.7.2017 – VIII ZR 3/17, NZM 2017, 732, 734 m.w.N. zur Rspr.; BGH NJW 1982, 573; KG DWW 1998, 24) muss eine ordnungsgemäße Betriebskostenabrechnung bei Gebäuden mit mehreren Wohneinheiten folgende Mindestangaben (§ 259 BGB) enthalten:

• konkrete Angabe der Wohnung, auf die sich die Abrechnung bezieht,
• eine Zusammenstellung der Gesamtkosten,
• die Angabe und Erläuterung der zugrunde gelegten Verteilerschlüssel,
• die Berechnung des Anteils des Mieters,
• der Abzug der Vorauszahlungen des Mieters,
• die Angabe des Rechnungssaldos (BGH DWW 2005, 328 f.).

Die Betriebskostenabrechnung soll so den Mieter in die Lage versetzen, den Anspruch des Vermieters nachzuprüfen. Dazu muss er die Abrechnung gedanklich und rechnerisch nachvollziehen können (BGH, Urt. v. 19.7.2017 – VIII ZR 3/17, NZM 2017, 732; v. 17.11.2004 – VIII ZR 115/04, NJW 2005, 219 = DWW 2005, 18 = ZMR 2005, 121 = NZM 2005, 13). Lediglich die Angabe eines auszugleichenden Saldos ohne dessen rechnerische Herleitung reicht nicht. Zu beachten ist jedoch, dass die Pflichten zur Spezifikation der abgerechneten Kosten nicht überspannt werden dürfen. Notwendig und ausreichend ist es, dass der Mieter die ihm aufgegebenen Kosten bereits aus der Abrechnung klar ersehen und überprüfen kann, so dass die Einsichtnahme in dafür vorliegende Belege nur noch zur Kontrolle und zur Behebung von Zweifeln erforderlich ist (BGH, Urt. v. 19.7.2017 – VIII ZR 3/17, NZM 2017, 732; NJW 1982, 573, 574). Die Abrechnung der Betriebskosten hat dem durchschnittlichen Verständnisvermögen eines juristisch und betriebswirtschaftlich nicht geschulten Mieters zu entsprechen. Sie muss für ihn ohne große Schwierigkeiten nachvollziehbar sein (instruktiv: Milger NJW 2009, 625 ff.). All dies gilt auch für mehrseitige und komplexere Abrechnungen in Form eines Konvoluts (BGH, Urt. v. 19.7.2017 – VIII ZR 3/17, NZM 2017, 732 ff.).

2. Form

Für Betriebskostenabrechnungen ist keine bestimmte gesetzliche Form vorgeschrieben. Sie muss daher weder der Schriftform (§ 126 BGB) noch der Textform (§ 126b BGB) genügen. Insbesondere braucht der Vermieter nicht eigenhändig zu unterzeichnen (D. Both, in: Herrlein/Kandelhard, Mietrecht, 4. Aufl. 2010, § 556 BGB Rn 94). Ein nur mündlicher Vortrag der Abrechnung gegenüber dem Mieter kommt schon aus Beweisgründen nicht in Betracht. Im Übrigen kann sich die Frage der Nachvollziehbarkeit stellen. Eine Übermittlung der Betriebskostenabrechnung per Fax oder per E-Mail wird dagegen für zulässig gehalten (D. Both, a.a.O., Rn 94).

Im sozialen Wohnungsbau bedarf eine wirksame Betriebskostenabrechnung nach § 20 NMV 1970 der Schriftform, insbesondere der Unterschrift des Vermieters. Dazu müssen die dem Anschreiben lose beigefügten Anlagen ebenfalls unterzeichnet sein sowie a...