ZAP 15/2018, Mieterhöhungen: Auswirkungen der Datenschut ... / VI. Datenschutzrechtliche Löschungspflichten

Notwendige Unterlagen zum Mietniveau, das durch die Mieterhöhung gebildet worden ist, sind zunächst für die Dauer des laufenden Mietverhältnisses vorzuhalten, damit die geltende Miete gerade im Streitfall in ihrer Entwicklung und Zusammensetzung erläutert und nachgewiesen werden kann. So lange werden sie zumindest benötigt. Nach Beendigung des Mietverhältnisses sind diese Daten im Grundsatz zu löschen, soweit sie nicht mehr notwendig sind und soweit keine gesetzlichen Pflichten mehr zur weiteren Datenspeicherung bestehen (Art. 17 DSGVO). Der formulierte Grundsatz wird also durch ein ganzes Bündel von Ausnahmen wie folgt durchbrochen:

• Liegt die vermietete Wohnung in einem Gebiet, das von den Vorschriften zur Mietpreisbremse erfasst wird, so kommt es im Rahmen der Neuvermietung ebenso auf Angaben zur Vormiete an (§§ 556e, 556g Abs. 3 BGB). Nach dem jetzt noch geltenden Recht genügt die schlichte Nennung der Vormiete auf Nachfrage des Mieters. Politisch ist allerdings in der Diskussion, dass der Vermieter in geographisch betroffenen Lagen die Vormiete künftig ungefragt (auch in ihrer Zusammensetzung) offenzulegen hat. Eine Betrachtung unter dem Gesichtspunkt der unzulässigen Vorratsdatenspeicherung muss entfallen; vielmehr richtet sich der Vermieter bereits auf eine gesetzliche Verpflichtung ein, mit der gerechnet werden muss.
• Sind Mietforderungen bei Ende des Mietverhältnisses noch offen, so müssen alle Unterlagen, aus denen sich diese Forderung spezifizieren, mindestens bis zum Ablauf der regelmäßigen Verjährungsfrist (gem. § 195 BGB drei Jahre) weiter vorgehalten werden. Im Falle eines Rechtsstreits gilt dies bis zu seinem rechtskräftigen Abschluss.
• Besteht eine Miethausverwaltung oder eine WEG-Verwaltung, in die auf vertraglicher Grundlage die Verwaltung und Vermietung des Sondereigentums mit eingeschlossen ist, muss der Hausverwalter zusätzlich seine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten beachten. So treffen ihn die Pflichten zur Aufbewahrung von Unterlagen aus handels- und steuerrechtlicher Betrachtung (§ 257 HGB, § 147 AO – Bücher, Aufzeichnungen, Jahresabschlüsse usw. zehn Jahre; sonstige Unterlagen sechs Jahre). Diese Fristen gelten auch für die Aufbewahrung von Verwaltungsunterlagen (OLG München, Beschl. v. 20.3.2008 – 34 Wx 46/07, NZM 2009, 548), wozu auch die Mieterakte einschließlich der Mieterhöhungserklärung gehört. Natürlich gelten steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten unabhängig von erteilten Verwaltermandaten!