ZAP 1/2019, Die arbeitsrechtliche Abmahnung: Rechtliches ... / 3. Dokumentations- und Beweisfunktion

Zwar steht bei einer Abmahnung inhaltlich die Rüge- und Warnfunktion im Vordergrund. Da aber eine Abmahnung je nach den Umständen des Einzelfalls regelmäßig über eine ganze Reihe von Jahren hinweg für ein Arbeitsverhältnis von Bedeutung sein kann, spielt auch die Dokumentationsfunktion eine wichtige und wesentliche Rolle. Wegen der sich regelmäßig auf mehrere Jahre erstreckenden Relevanz einer zur Personalakte genommenen Abmahnung müssen der Anlass und die Eigenart der beanstandeten Pflichtverletzung in tatsächlicher Hinsicht hinreichend konkret und bestimmt dargestellt werden, um über Jahre hinweg rekonstruierbar zu bleiben. Dies gilt einerseits vor dem Hintergrund, dass das menschliche Erinnerungsvermögen mit fortschreitender Zeit verblasst, andererseits aber auch deshalb, weil insbesondere auf Arbeitgeberseite im Laufe der Zeit die handelnden Personen und Verantwortungsträger wechseln können (LAG Köln, Urt. v. 19.4.2018 – 7 Sa 625/17).

Praxishinweis:

Es empfiehlt sich, die bei der Abmahnung einzuhaltenden Prozesse und Abläufe in der Personalabteilung zu strukturieren und gerichtsverwertbar zu dokumentieren, um Fehlerquellen möglichst auszuschließen.

Checkliste:

Dabei ist folgende Checkliste – ohne Anspruch auf Vollständigkeit – zur Erfassung des abzumahnenden Sachverhalts hilfreich (nach Kleinebrink ArbRB 2017, 154, 157):

□	Was hat sich genau, wann und wo zugetragen?
□	Welche arbeitsvertraglichen Pflichten hat der Arbeitnehmer verletzt?
□	Wie kann der Pflichtenverstoß beschrieben und rechtlich eingeordnet werden?
□	Bei Verstoß gegen Arbeitsanweisungen: Wie hätte sich der Arbeitnehmer richtig, beanstandungsfrei verhalten müssen?
□	Welcher Schaden ist durch das Fehlverhalten des Arbeitnehmers entstanden?
□	Wer war an dem Geschehen beteiligt?
□	Gibt es (namentlich zu benennende) Zeugen?